煤炭行业档案管理与服务创新 优秀案例 加强档案管理创新 推动档案管理与服务现代化 开滦(集团)有限责任公司档案馆 档案管理与服务现代化源于创新,创新是档案管理与服务现代化的源泉. 开滦集团档案馆将档案管理创新工作贯穿全年档案工作始终,通过围绕"档案 管理现代化"这个主题,采取年初选题立项,年中按照立项要求分步实施,年 底进行总结论证方式来完成档案管理创新成果,推动档案管理与服务现代化向 前发展,形成了年年有创新成果的良好局面. 1、2007年3月,上报集团公司管理创新项目为《电子文件智能化归档与管 理》到本年度11月历时8个月按照立项时计划安排完成了该项目的实施过程,在 办公自动化平台和档案综合管理平台无缝链结的基础上基本实现了电子档案保 持全貌打印成纸质档案;电子文件保管期限自动划分;电子文件自动排序以及 自动生成档号章并实现相应数据的自动填充;电子档案光盘发布等功能,形成 了较为成熟的管理创新成果.该项目在2008年开滦集团公司管理创新活动评奖 中获得了三等奖. 2、2008年3月,上报集团公司管理创新项目为《重要档案数字化转换与管 理创新》到本年度11月历时8个月按照立项时计划安排完成了该项目的实施过程 ,基本完成了扫描件及非扫描件区分,非扫描件中将需要著录条目的档案与不 需要著录条目的档案区分,并对需扫描档案进行编号;在档案修复工作中,对 破损影响扫描质量的档案在档案整理环节进行修复,更换目录报表及卷皮等项 工作;扫描严格按照已制定的扫描标准执行,扫描形成的数字化数据,严格按 制定的扫描数据管理方案执行.该项目获得省级三等奖、省煤炭协会三等奖、 集团公司级二等奖.这个系统的完成,不仅大大的提高了查找原文的查找速度 和提高编研工作效率,还可以通过提供已数字化后的电子档案,避免了因提供 原件给纸质档案所带来的损坏,从而更有效的延长了历史档案的使用寿命,带 来显著的经济效益和社会效益. 3、2009年3月,上报集团公司管理创新项目为《电子档案的集成管理与体 系创新》到本年度11月历时8个月按照立项时计划安排完成了该项目的实施过程 ,在河北省首次完成了企业电子档案的系统集成管理和责任体系的构建,实现 了开滦档案由手工管理开始向数字化管理的历史性转变,为全面解决当前企业 电子档案管理中存在的问题开辟了一条道路.不仅大大提高了查找原文的速度 和提高利用工作效率,还避免了因提供原件给纸质档案所带来的损坏,有效保 护了开滦纸质档案的永久安全,带来显著的经济效益和社会效益.档案查询利 用效率提高5倍以上.使开滦电子档案管理在河北省企业范围内达到了领先水平 .该项目分别获省级、省煤炭协会、集团公司级二等奖的好成绩. 4、2010年3月至12月通过周密的调研,制订了《建设数字化档案馆规划》 ;又通过扩大开滦综合档案信息管理平台软件的使用范围,增加管理平台服务 器存储和备份能力,在集团公司及主要立档单位之间形成一个可扩展的、开放 的电子档案存储和网络应用系统;通过实施传统介质档案的数字化转换,加强 电子档案的收集、处理、存储、利用工作,实现全部重要馆藏档案的数字化; 通过对档案库房进行必要改造,对专兼职档案工作人员进行系统培训,优化档 案数字化硬件的存储环境,提高档案人员现代化管理的专业素质,适应数字化 档案馆的需要;通过建立与数字化档案馆相匹配的管理控制体系,保证电子档 案的安全保密和电子档案归档、存储、管理、利用全过程的系统规范.为实施 此项创新工程,集团公司已经投入资金146万元,完成了《建设数字化档案馆, 实现档案管理现代化》创新项目的大部分工作.该项目获得省级二等奖、省煤 炭协会一等奖、集团公司一等奖. 5、2011年3月至11月集团公司档案馆的《推进档案网络管理 实现电子档案收管用一体化》项目自实施以来,通过该项目组成员的共同努力 ,用了近9个月的努力,按照立项的实施计划,分阶段实施与总结,不断的完善 与推进,基本上完成了这个项目所包含的全部任务.此项目的完成是在《电子 自动化归档与管理》、《重要档案数字化转换与管理创新》、《电子档案的集 成管理与体系创新》、《建设数字化档案馆 实现档案管理现代化》等四项管理创新成果基础上进行的.重点解决了《电子 档案自动化归档与管理》等四项管理创新成果的从理论设想到实践运行所出现 的难点问题,进而大力推进档案网络化管理,实现电子档案在收集、管理、开 发利用上的一体化管理,重点解决了档案信息存储总量不足,信息割据现象, 电子档案随着数量、种类增加,在分类、标识、著录等方面还缺乏一定的规范 以及电子档案的网络查询有效利用与电子档案安全管理有效控制等问题.该项 目获得中国煤炭协会二等奖、省级三等奖、省煤炭协会二等奖、集团公司三等 奖. 效果及影响: 2007年至今,每年积极参与集团公司管理创新活动,有力的推动了开滦集 团公司档案管理与服务的现代化进程,在此基础上完成的《实现文档一体化的 理论与实践》课题于2012年年初作为河北省唯一档案科技项目列入了2012年国 家档案科技项目,并通过课题成员的共同努力又于2013年4月3日通过了国家档 案局组织的专家委员会验收.同时开滦集团公司档案馆以2012年所形成的全部 电子文件作为《实现文档一体化的理论与实践》课题实验操作对象,通过实践 性的运行,实现了电子文档一体化的实质性的操作,结束了手工整理档案的时 代,大大提高了档案管理与服务的工作效率. 利用档案解决矸石山土地纠纷案 开滦(集团)有限责任公司林南仓矿业分公司 利用档案是历史的真实记录、是历史的镜子,解决纠纷,同时作为法律证 据来维护企业的合法权益,使问题通过档案得以解决.从而维护地、企关系和 谐.为企业持续、健康、快速发展提供优质服务. 历史背景简介: 1、开滦(集团)林南仓矿业分公司前身是天津市七O四工程指挥部,始建 于1970年4月.1978年5月29日,煤炭工业部发(78)煤办字第585号划归开滦. 更名为开滦煤矿林南仓矿,1985年建成投产,现有矸石场是矿1983年12月23日 征用,面积为174.48亩,1985年12月投入使用. 2、由于煤矸石中夹带有煤、废铁、废木料等可用杂物,故周围群众经常到 矸石山去围捡,秩序混乱.因此,发生过零星人员伤亡事故.故林南仓矿领导 与玉田县及镇政府领导协商,将矸石山委托林南仓镇进行管理.费用由煤矸石 中夹带的煤、废铁、废木料等可用杂物和外售部分矸石抵支.后由于煤矸石中 有价值的物品减少,不足以支付管理费用,经双方协调,矿方每天增给林南仓 镇三矿车煤(约9吨),作为管理矸石山的费用.1989年3月31日,林南仓镇经 济联合社与当地村民吴庆友签订协议,由吴庆友承包矸石山,负责矸石山的秩 序管理.由于管理得力,一直延续到2000年5月31日. 3、2000年6月,由于林南仓矿下仓车站自用铁路专用线年久严重失修,再 加上沿线农民法律观念淡薄,挖基取土等造成重大安全隐患,因此林南仓矿决 定排矸培基,暂终止向矸石山排矸.经过数十次协商交涉,排除了重重困难, 林南仓矿终于2004年收回矸石山.交由矿劳服公司管理. 事件起因:2010年4月12日,唐山玉田县林南仓镇西程府村委会来林南仓矿 业分公司土地迁建管理科上访,称林南仓雨辰纸业占用土地属于西程府村集体 土地,与林南仓矿业分公司无关,还称仓矿公司自存放煤矸石以来还占用了7亩 西程府村土地,并向公司提出每年2.1万元的占地赔补偿. 事件分析:事发后,公司土地迁建管理科和公司档案室积极配合,首先进 行了问题分析: 由于多年排矸及地势变化,矸石山的土地边界线不清晰,再加上占地村村 委会领导更迭,新一届领导班子对矸石山历史发展概况了解不详,造成了模糊 认识. 经分析,立即定下了初步的解决方案:首先调取了矸石山土地征用请示、 批复、征地的具体说明、图纸及永久矸石山征地协议书、土地证等一系列原始 资料.后在讨论协商会上,档案室人员将资料一一呈上,玉田县迁建办及镇政 府等领导通过这些资料摸清了矸石山的历史情况,并当场利用图纸对矸石山的 边界线进行情况说明.通过历史资料及专人的细致讲解,他们对矸石山的占地 有了重新的理解,也解除了因历史关系了解不详而产生的疑问.结果如下: 1、1983年,开滦矿务局林南仓矿经河北省煤炭厅(83)冀煤计字第35号文 件批准,征用玉田县林南仓镇西程府村和原玉田县林西乡林西三村的174.48亩 土地建矸石山,用于煤矿向外排放矸石.并于1987年7月7日办理了证号为冀( 玉政)字第00013号国家建设用地使用证.证明矸石山的所有权人为开滦(集团 )林 南仓矿业分公司. 2、林南仓矿业分公司早已征购这些土地,并已交清土地征购金. 3、经图纸测量,林南仓镇雨辰纸业的厂址占用土地中的23亩及排矸用地都 属于林南仓矿早已征购的合法土地. 事件结果: 1、通过协商该纠纷圆满解决. 2、林南仓矿对矸石山的边界进行重新界定、打桩圈定,防止以后同类事件 的发生. 3、档案室提供的具有法律效力的原始资料成为这场纠纷最有利的证据,最 后驳回西程府村委会无理要求.维护企业利益256.2万元. 利用档案依据在南留庄村房屋裂损案件中避免蔚州公司 对裂损房屋补偿 开滦(集团)蔚州矿业有限责任公司 开滦(集团)蔚州矿业公司按照争第一、做唯一的价值理念,提升档案工 作的利用价值;丰富企业档案信息资源,挖掘档案资源价值;创新档案服务机 制,改进服务手段,由被动服务向主动服务转变,传统管理方式向现代管理方 式转变,死档案变成活资源;实现档案数字化管理,达到信息资源共享和服务 网络化. 开发档案信息资源,提供良好的档案利用服务,参与企业经济建设,提高 档案工作价值创造能力,是档案管理的根本目的.近年来,蔚州公司切实加强 档案基础工作建设,坚持档案资料来源于工作,服务于工作的方针,紧紧围绕 加快产业结构调整、促进经济转型发展的战略部署,加强档案资源开发利用, 充分发挥档案工作的独特作用,创造档案效益.首先,我们从源头上做好企业 文件资料的收集归档工作,围绕公司中心工作,充分发挥馆藏档案的开发利用 功能,提升档案资料的价值创造作用,服务于企业经济建设工作. 档案不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录,也是企业形象的载体和企 业经营智慧和发展思想的结晶.档案作为生产要素是企业长远发展的基础资源 和无形资产,在企业发展中的作用将越来越大.为此,我们按照争第一、做唯 一的价值理念和转型发展的工作要求,加强对各单位档案资源的开发应用指导 ,使档案管理与企业发展脉搏一致,全面提升档案工作的利用价值. 更新服务理念.我们积极引导各级档案工作人员,充分认识档案的价值和 作用,突破旧的服务理念,以服务企业转型发展大局为中心任务,引导各单位 不断把档案服务功能向更大范围扩展,把档案资源开发利用作为创造经济价值 的有效途径.一是指导各单位针对不同的利用群体和使用对象,对档案资料进 行分类编研整理.例如,通过对矿区地质资料进行专门整理后,避免了蔚县南 留庄村房屋裂损方无理索赔巨额赔款案件,挽回了1225万元的经济损失.利用 档案的凭证和依据作用,维护企业的合法权益始终是开滦蔚州矿业公司档案开 发利用工作的一个重要方面.2008年3月,南留庄村村民房屋裂损,以房屋受采 煤影响裂损为根据,要求蔚州矿业公司予以赔偿.2000年至2003年在南留庄村 附近有开采活动的矿井包括原玉峰山井、南留庄矿、东沟煤矿、建强煤矿.原 玉峰山井2005年已经停止一切采掘活动,人员分流;原老虎头煤矿改制后,南 留庄矿人员绝大部分已经变动,分析南留庄村村民房屋裂损与蔚州矿业公司是 否有关过程中,档案科主动提供档案资料起到了重要凭证作用.原玉峰山井、 南留庄矿的采掘工程图2张,井上下对照图2张,开矿许可证正副本,与周边煤 矿、村庄的合同(协议)真实资料,证明与开滦蔚州矿业公司采掘活动无关; 东沟煤矿、建强煤矿和开滦蔚州矿业公司没有关系,东沟煤矿、影响南留庄村 村民房屋应该由东沟煤矿负责.在开庭审理过程中,法庭采用了蔚州矿业公司 提供的档案证据作凭证,该案件2008年3月开始,2011年10月结束.在南留庄村 村民房屋裂损案件中,档案资料是案件获胜的关键. 根据国家档案局印发的《开发利用档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》,此项成果开发利用档案所创经济效益计算如下: 该成果系利用档案所起的凭证作用,避免、减少损失或增加收入所获得的 经济效益的计算方法.因此采用公式: J1=aB-C J1 (开发利用档案所创经济效益) a =0.8 (档案起凭证作用) B=1225万元(避免经济损失) C=1.2万元(开发利用档案的成本费用) 具体计算:J1 =0.6*1225-1.2=978.8(万元) 二是对档案进行功能性开发,使档案功能得到全方位发挥.比如,我们对 蔚州公司的历史沿革,特别是对老虎头煤矿的珍贵历史档案进行综合加工,对 新进员工进行企史宣传和教育,档案教育功能得到有效利用,也是档案无形资 产的价值体现. 突出服务重点.引导各级档案人员紧紧聚焦本单位、本部门中心工作、重 大任务,大力开发档案信息资源,把档案资源开发利用作为企业管理的一项重 要内容,积极为筹划发展战略、加快产业结构调整、推进体制机制改革、保障 安全生产、提升经营管理水平、实施人才战略等提供信息支撑. 转变服务方式.引导各单位积极参与到本单位经济建设的各项工作当中, 积极融入中心工作和重大任务,不做"局外人",变被动服务为主动服务,把 档案资源开发利用作为提升企业管理水平的重要手段,全程参与公司重大生产 经营活动,根据企业发展需要和潜在需求,预先做好档案信息准备,提高服务 的针对性和有效性. 改进服务手段.指导各单位把档案信息化建设作为档案管理的一项重要内 容,充分利用计算机平台,逐步推进档案管理、查询、利用的网络化、信息化 ,推动了档案信息的存储海量化、 技术标准化、管理科学化、资源共享化、信息动态化,提高了档案管理水平和 检索利用效率,为领导、基层、员工提供了便捷的服务. 效果及影响: 蔚州公司认真落实集团公司档案工作安排,把服务企业中心任务作为工作 宗旨,深入挖掘档案资源,不断扩大服务领域,在开发利用档案方面取得了显 著成绩.在南留庄村村民房屋裂损案件中,分析南留庄村村民房屋裂损与开滦 蔚州矿业公司是否有关过程中,档案科提供的档案资料,玉峰山井、南留庄矿 的采掘工程图、井上下对照图、与周边煤矿、村庄的合同、协议等资料作为凭 证依据,官司以全胜结束,避免开滦蔚州公司对裂损房屋补偿,挽回了1225万 元的经济损失.在取得经济上胜利的同时,在社会上也有重大政治意义. 2012年,蔚州矿业公司申报的《利用档案依据在南留庄房屋裂损案件中避 免蔚州公司对裂损房屋补偿》项目荣获了唐山市档案局第16届开发利用档案优 秀服务成果一等奖;荣获河北省档案局开发利用档案优秀服务成果二等奖. 钱家营矿业分公司利用地表沉陷规律档案解放压煤工程 开滦(集团)有限责任公司钱家营矿业分公司 通过利用建矿以来的辅271、1171东等多个综采工作面地表移动观测站的观 测档案资料,实现利用地表沉陷规律解放压煤的工程.项目的创新在于:一是 ,对现有的采煤地表沉陷观测数据档案资料进行深入研究,找钱家营井田区域 内的采煤地表沉陷规律;二是,充分利用上述研究成果,提出解放工业广场煤 柱压煤的建议;三是,将建议付诸实践,实现1177东、1178东工作面往前推进 进工作广场煤柱150米、175米,实现利用地表沉陷规律档案解放压煤的工程. 开滦钱家营矿是一个设计年产400万吨的大型现代化矿井.由于受到井田范 围内34个村庄、厂企的压煤影响,造采掘巷道布置困难,采掘衔接紧张.解决 村庄压煤问题,是一项十分困难而又复杂系统工程.所以,靠搬迁或是用回填 开采方法,来解决村庄压煤问题,对解决采掘衔接紧张问题是一项相当困难而 又漫长的事. 为很好地解决村庄压煤问题,钱家营矿技术人员积极开动脑筋,通过建矿 以来的辅271、1171东等多个综采工作面地表移动观测站的观测档案资料,通过 认真分析和综合处理,从而得出了符合钱家营井田区域的因采煤影响,造成地 表下沉、变形的参数、规律.他们将这些参数、规律与现有用于压煤煤柱的开 滦矿区通用地表下沉移动参数进行对比、分析,大胆提出了利用地表沉陷规律 档案解放压煤工程这一重大技术创新项目. 技术档案是煤矿多年技术成果的积累和深沉,是煤矿技术人员的宝贵财富 .通过合理充分地应用技术档案资料,我们可以取得巨大的经济效益,使技术 档案能够创造更大的价值. 2010年7月,我们设立"利用地表沉陷档案解放压煤工程"这一项目,通过 积极研究并请专家进行分析论证,最终确定将这一工程的实施场所为钱家营矿 一采区1177东、1178东工作面,通过论证确定1177东、1178东两工作面分别向 工业广场煤柱多推进150米、175米,实现利用地表沉陷规律档案解放压煤的工 程. 这一工程的实现,对于缓解开滦钱家营矿综采衔接矛盾,获得巨大经济效 益具有重要的现实意义.通过这一工程的实践,我们的地表沉陷规律档案资料 得到了进一步的升华,使钱家营矿因开采影响地表沉陷的参数更加详实、合理 ,为以后利用这些参数进行建筑下开采、合理留设压煤煤柱,都具有更加深远 的意义.通过在1177东、1178东解放工业广场压煤这一工程的顺利实施,为在 钱家营矿井田范围内进一步利用地表沉陷规律档案,解放其它区域的压煤,打 下了良好的基础,对钱家营矿进一步缓解综采衔接,充分开采、开发利用煤炭 资源、实现高产高效具有深远而又重大的意义. 效果及影响: 利用地表沉陷规律档案解放压煤工程的实现,对于缓解开滦钱家营矿综采 衔接矛盾,获得巨大经济效益具有重要的现实意义.通过这一工程的实践,我 们的地表沉陷规律档案资料得到了进一步的升华,使钱家营矿因开采影响地表 沉陷的参数更加详实、合理,为以后利用这些参数进行建筑下开采、合理留设 压煤煤柱,都具有更加深远的意义.通过在1177东、1178东解放工业广场压煤 这一工程的顺利实施,为在钱家营矿井田范围内进一步利用地表沉陷规律档案 ,解放其它区域的压煤,打下了良好的基础,对钱家营矿进一步缓解综采衔接 ,充分开采、开发利用煤炭资源、实现高产高效具有深远而又重大的意义. 通过利用地表沉陷规律档案解放压煤工程在1177东、1178东的实施,为钱 家营矿储量增加了28.23万吨,多收入14736万元.它的实现也将为开滦其它矿 井解放压煤提供借鉴的参考,其社会效益是深远的. 综合利用档案信息 努力提高煤炭浮沉质量 开滦能源化工股份有限公司范各庄矿业分公司 煤炭浮沉试验的目的在于了解煤炭各密度级的产率和品质情况,通过它可 以了解煤的可选性,同时它也是选煤厂设计的基础资料,是制定煤炭产品品质 标准的主要依据.但由于整个试验过程非常繁琐、人工操作多,再加上人员更 替,因此误差较小,重复试验的次数较多.因此我们想通过创新,找到一个试 验速度高、误差小、试验结果更准确的一个途径,来更好的为生产而服务. 一、首先我们了解项目的背景 1、提高浮沉质量,准确了解各密度级产率及质量情况,绘制煤炭分选曲线 . 2、筛分浮沉试验报告表是洗煤厂设计的基础资料,是制定煤炭产品质量标 准的主要依据. 3、指导公司井下各煤层分采分运,洗煤厂配煤入洗,最大限度提高洗精煤 回收率,有效经济地利用煤炭资源. 二、项目实践过程: 1、首先我们到公司档案科查阅相关历史资料,查找历年来井下各煤层筛分 浮沉试验报告表,分煤层的进行整理和统计,计算出每一个粒度级、密度级的 标准误差,然后再分别对历史资料中的可选性曲线进行系统的研讨,最后得出 近10年我公司浮沉试验的误差范围及容易产生误差的粒度级或生产煤层,然后 再对各粒级浮沉试验过程、浮后煤样制备过程等进行跟踪,查找造成误差、质 量差的各种原因. 2、统计结果如下:不符合国标规定(二次试验)的占21.43%,误差较大的 占45.24%,这说明我科浮沉试验测定的重复率很高,精密度较差. 3、接下来我们组成项目攻关小组,同时邀请一些年龄稍长、工作经验丰富 的技师来参加,共同制定目标值:提高浮沉试验质量、减少重复试验次数、消 除不合格试验.并对目标值进行可行性的研究来验证项目的可行性:有技术人员 、工人技师现场参与指导,同时小组成员提高相关国标知识及实际操作水平; 首次不合格的浮沉试验,经过一两次重复试验均能达到国标要求,这说明通过 各种措施达到一次合格的目标是可行的;现场规范管理,提高浮沉质量,减少 煤样损失,目标值是可行的. 4、研讨小组成员一起对试验过程产生误差的原因从人员、工作过程、工具 、其它等步骤进行分析总结,最后汇集8项产生误差的主要的原因,如:新工人 责任心不强、技术水平低、新员工较多;Zncl2密度液测量不准,未保证整个过 程值不变;浮沉时分层时间小于国际规定值;捞勺捞取方向、捞取深度不准确 ;网底桶网孔尺寸由于使用时间长,部分筛孔已经>0.5mm等. 5、然后我们再针对这些主要原因制定相应的对策逐一进行解决,例如由工 程技术人员进行理论的专题培训及现场难点解答,使在职员工的理论知识掌握 的更加扎实进而指导日常的实际操作;在实际操作方面我们聘请老技师进行现 场的传授,特别是对一些疑难点进行多次的示范,直到大家完全掌握为止,而 且科内多次组织员工岗位练兵、技术比武活动,在整个岗位形成一个学、比、 赶、超的氛围.针对现场工具的一些误差原因,我们定期定专人对网底桶、重 液桶、捞勺、密度计等进行查验,发现存在问题及时更换.同时我们对一些化 学有剂试剂也进行特别的关注,生产厂家、生产日期、有效日期,熬制过程中 的变化、使用过程中有什么问题等. 6、将上述的对策逐一进行实施在整个创新项目中是非常重要的一个环节, 针对"技术水平低"这一原因,科制定了月份的专业技术培训活动,并委派两 名浮沉工到集团公司质检中心进行培训,达到了预期的效果,具体进行统计, 我们的培训达到了150人次.针对"新工人较多",由副科长笪振宝牵头,成立 由工程技术人员、工人技师组成的专业小组,每月均举行一次岗位练兵、技术 比武活动,并将活动结果与奖金挂勾,奖优罚劣,激发了职工练习实际操作的 积极性,在全科形成比、学、赶、超的工作氛围.在本年度,全科共举行技术 比武4次,并有两名职工在"集团公司技术比武大赛"中荣获第二名、第五名的 好成绩.针对"工作过程"中几点不到位,Zncl2密度液测量不准,未保证整个 试验过程密度值不变(1.3- 1.8密度值);浮沉时分层时间小于国际规定值(粒度大于25 mm时,分层时间为1 min~2 min;最小粒度为3 mm时,分层时间为2 min~3 min; 最小粒度为0.5 mm~1 mm时,分层时间为3 min~5 min.);捞勺捞取方向(按一定方向,或顺可逆,不可变)、捞取深度(不得超过 100mm)不准确、不符合标准的操作,科组织工人技师进行现场示范传教,带徒 弟的方式进行解决;并把上岗新工或操作水平低的工人作为重点传教对象,并 由技术人员进行传教验收,起到了很好的效果.针对"工具不规范"这一要因 ,由科长带头对全科所有浮沉工具进行查验,例如:网底桶网孔尺寸使用时间 长,部分筛孔已经>0.5mm,捞勺手把过长不方便操作等,进行了更换,并责派 浮沉室组长郭武同志进行定其检查,随时进行更换. 7、最后我们在实践中对这些对策进行巩固加深,回过头来再对8- 9月份所做的5个生产煤样浮沉试验进行分析,这5个生产煤样共含35套浮沉试验 ,统计结果如下:在这35套试验中,试验作废的现象完全消失、二次重复试验 次数占2.86%、而且误差较大的比例也比上一年有了显减少(占18.57%),显而易 见,我们的浮沉试验的质量有了很大程度的提高,项目成果是非常显著的. 8、然后我们将上述提高浮沉质量的各种应对措施形成制度,在工作中经常 化,来提高员工的浮沉水平、确保浮沉工作质量,如:将职工的理论培训、技 术比武活动列为经常,并形成"浮沉工考核制度"、将浮沉工具的查验责派专 人定期检查,并与该职工奖金挂勾、狠抓浮沉工工作质量,开展质量管理活动 ,增强浮沉工质量意识. 效果及影响: 1、由于利用档案信息,浮沉试验质量得到了提高,为洗煤厂提供的基础资 料更加准确了,使洗煤生产更加有据可依,同时也为领导的决策提供了更可靠 的基础数据. 2、该试验质量的提高指导了公司井下各煤层分采分运,洗煤厂配煤入洗, 有效经济地利用煤炭资源. 3、同时我们寻找了浮沉试验过程速度快、误差小、试验结果更准确的一个 途径,使整个操作过程更具有可操作性,变得更加简单易行,来更好的为生产 而服务. 4、直接经济效益:浮沉质量的提高,最大限度地提高洗精煤回收率,在20 12年理论上共创造直接经济效益2591.9万元. 计算方法: 科技档案做凭证起重要作用系数a=0.8 创经济效益S=3240万元 成本费用C=0.1 J=aS-C=0.8*3240-0.1=2591.9万元 通过利用档案做凭证,可创档案效益2591.9万元 山西西山煤电股份有限公司马兰矿档案室档案数字化思考 山西西山煤电股份有限公司马兰矿 将传统档案工作的重点(档案信息的保管和维护)变为有效掌握档案信息 资源,充分发挥信息价值,以档案工作者的观念创新、工作方式的手段创新带 动档案管理中的机制创新、管理创新、服务创新,使档案工作紧贴企业发展需 求,更好的为企业的发展提供服务. 21世纪是信息时代,电子文件的大量形成是信息时代的一大特点,它给传 统的档案工作带来了巨大冲击,也带来了新的挑战.山西西山煤电股份有限公 司马兰矿档案室从2011年开展传统载体档案数字化工作以来,经过档案工作人 员的不懈努力,在观念创新、手段创新、制度健全等方面形成了目标一致、任 务明确、相互促进、分步实施的工作思路,档案数字化工作得到顺利推进,档 案管理的效果和价值利用有了明显提升. 一、创新观念,提出"数字化"战略目标 在信息时代,档案工作者的工作使命从对档案的保管和维护,转变为对对 档案信息资源的开发与利用.如何创新档案服务机制,使档案积极主动的为企 业的安全生产、经济建设服务、为全面建设小康社会服务,使档案资源发挥作 用,是这一时期档案工作者的主要任务. 山西西山煤电股份有限公司马兰矿档案室工作人员积极围绕国家档案局关 于开展传统载体档案数字化工作的要求和部署,在工作中开拓创新、勇于实践 ,提出了人事档案、文书档案、科技档案的"数字化"战略目标,并为此目标 的实现投入了大量的时间和精力. "数字化"包含三个层面的含义: 第一、就"数字化"而言,是指除实物、会计凭证、工资台账外,全部( 室内)档案实现数字化; 第二、就系统建设而言,是要建立起包括纸质、缩微品、照片、音、视频 等各种档案载体在内的数字化系统; 第三、就操作层面而言,是指对每一个全宗、每一案卷档案进行有所选择 的数字化,不是对全宗内、案卷内的所有资料进行数字化. 二、手段创新,利用网络提供服务 山西西山煤电股份有限公司马兰矿档案室制作了档案管理系统网页,开展 网上查询、利用服务,并将档案系统管理网页与马兰矿协同办公平台相对接, 在网上提供开放档案数字化原文的阅览服务,实现档案信息的网上检索,为用 户提供更好的服务. 普通用户可通过马兰矿协同办公平台进入马兰矿档案管理系统,并通过档 案信息查询→条目检索对需要的档案进行精准查询或者模糊查询,在个人中心 管理中可以查看到正在借阅的档案资料,并可以修改登陆密码. 针对档案资料查询频繁的科室,如劳资科、组干科、社保科等科室,专门 开设不同级别权限的档案查询服务,保证了数字档案的利用最大化,同时也有 利于数字档案在查询和使用中的安全性、保密性. 网络管理员可以通过档案信息管理,建立档案,并对档案进行整理,修改 或者添加;通过档案信息统计可以对借阅、归档、数量做到一目了然;通过用 户信息管理对用户的权限进行管理;通过消息盒子对用户申请借阅的档案进行 审批,实现一键服务. 三、健全制度,保证档案数字资源安全 俗话说得好:"没有规矩不成方圆",要做好档案数字化工作,最重要的 就是建立完善相关的管理制度,形成标准化、规范化管理体系. 电子档案主要是以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期 保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损的,电子文件记录在介质 层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气 中的灰尘、水份及有害气体的侵害,但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏 实际贮存的验证,为避免电子信息的损失,我们专门制定了《电子文件(档案 )长期保存计划》,《计划》中详细规定了档案数字资源的备份、迁移、定期 抽检等安全保管要求,对存储在磁性载体中的电子文件每隔1年抽检一次,对存 储在光盘中的电子文件每隔2年抽检一次,并按日期先后存放于消磁柜中,这样 就极大地降低了档案数字资源存储损坏的风险,让电子档案能得到有效的保存 和利用. 电子文件具有易被改动、易被窃取、易于传播、易于丢失的特性,为保证 档案管理系统上资料的安全、可用,我矿档案管理系统使用了沈阳汇海科技有 限公司专门设计的档案管理系统软件,上传的档案资料被程序实现自动加密, 如xx.doc的文档上传后,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为"只读 性"文件,即只能读不能写的、不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的 原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用.这样 既保证了档案管理系统内部资料的安全,避免个人信息的泄密、文件资料、科 技资料信息的复制和流失,有效的防止了泄密事件的发生,又可保持档案的原 始性. 四、稳步推进,档案数字化工作收效明显 随着山西西山煤电股份有限公司马兰矿档案管理系统平台近两年的试运行 ,试运行期间暴露出的问题及弊端,经过和厂家以及技术人员的沟通,基本都 已得到解决,马兰矿档案管理系统已经步入正轨,预计在2013年8月份将正式运 行.到2014年,我矿档案室将实现对全矿6000余名在职职工、退休职工、除名 职工和死亡职工人事档案中部分常用信息的数字化,文书档案从1995年起至今2 5年的全部矿内6000余份文件,外来6000余份文件的数字化;科技档案的数字化 也正在逐步进行中. 自马兰矿档案管理系统平台试运行以来,不仅大大减轻了档案工作人员的 工作负担、提高了工作效率、便捷了工作流程,还给查询档案的部门和个人带 来了方便,一是不再受"孤本"的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它 的人共享.二是"时间"不再受限制,档案数字化以后,将已开放的档案上网 ,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源. 怎样能使电子档案与纸质档案保持原始性,让电子档案与纸质档案"共存共荣 "是所有档案人员还需研究的一个课题,在今后的工作中我矿档案人员还会不 断地探索、完善电子档案系统,在短期内使电子档案能通过计算机局域网进行 异地传输,使异地调阅利用成为可能,扩大档案的利用空间,方便更多的人们 来查阅档案、利用档案. 效果及影响: 目前利用档案管理系统网页开展的网上服务,已成为马兰矿各个单位和全 矿职工查阅档案的一种重要手段.单位和个人不再把查阅档案当做一个头痛的 事情,不需要专业的培训或者专业档案人员进行帮助,任何人都可以轻松的进 行查阅.查阅档案的时间大大缩短,借阅一个档案只需十几秒,归还更是一点 鼠标即可完成,不需要在到档案室才可查阅.档案工作人员的工作量也大大减 小,只需在电脑前,保持在线,并对档案管理系统进行时时观测就可以轻松完 成借阅和归档. 《西曲矿年鉴》编纂 山西西山煤电股份有限公司西曲矿 为加强档案开发力度,充分利用档案资源,西曲矿档案史志办继《西曲矿 志》(西曲矿投产20周年纪念,1984.12.- 2004.12.)出版后,自2010年始推出了西曲矿年鉴的编纂工作.此项工作不仅 在时间上与《西曲矿志》相互承接,又开创了西曲矿史志编纂的新纪元,为西 曲矿记录历史、留存史料提供了新思路、新方法. 一、2010年西曲矿年鉴编纂工作: (一)组织启动,资料征集阶段: 根据矿党政编写《西曲矿年鉴》的要求,2010年7月9日由西曲矿总工程师 赵义胜主持召开了《西曲矿年鉴》编纂动员会.会议公布了编纂委员会成员名 单及年鉴编写方案,对年鉴的编写工作计划、进度及质量要求等作了明确部署 ,将初稿编写任务分解落实到各相关单位和个人,并限期完成.党委书记童友 春与会并作重要讲话,强调年鉴编纂工作的必要性和重要性,并要求由档案室 组织开展编纂工作,各单位认真配合落实,从人力、物力、财力支持编纂工作 ,确保编纂工作的顺利完成. 2010年7月,西曲矿档案室组织举办了编辑人员和各单位撰稿人参加的培训 班,特邀西山煤电集团公司史志办专家组对年鉴编写的相关知识进行详细指导 .并分成三个指导小组深入各单位,着手资料的收集整理工作,对编纂工作的 具体要求进行全面检查和指导,协调解决编纂工作中出现的各种问题,同时对 完成《西曲矿年鉴》资料供稿工作的单位予以通报表彰.8月底,初步完成《西 曲矿年鉴》17部分基础资料的征集及初稿修改工作. (二)《西曲矿年鉴》总纂、修改、送审阶段: 2010年9月,是《西曲矿年鉴》编纂工作的重要时期,也是编纂工作初见端 倪时期.我们对已完成的初稿进行组合、修改,去伪存真,核实史料;查漏补 缺,删繁增要;规范行文,修改文字.在编纂过程中,编纂人员深深体会到" 写史不易,修志亦难",许多客观因素都给我们的编纂工作带来了一定的难度 .面对时间紧、任务重、要求高的困难局面,我们知难而上、边学边干、群策 群力、集思广益,为在最短时间内修改出各篇章初稿,编纂组成员夜以继日、 字斟句酌对初稿逐一进行了严格的审定,毋庸讳言,字里行间倾注了编纂人员 的心血和汗水,甘苦自知.为提高书稿质量,同时特别邀请了西山煤电集团公 司史志处专家组进行了悉心的指导和帮助,不仅加快了编纂进度,也使书稿质 量得以保证. 2010年9月中旬,完成约80万字的初稿修改,送至各撰稿单位领导修改补充 ,广泛征求意见.9月下旬,各单位将初稿反馈回史志组,史志组按各审稿意见 认真筛选、确认、集思广益,对初稿进行全面修改,形成第二次修改稿,送《 西曲矿年鉴》编审委员会审定. (三)《西曲矿年鉴》终审、印刷阶段: 2010年10月是《西曲矿年鉴》通过审查验收、批准印刷的时段,是全面完 成编纂工作的时期.我们选调精干人员,集中精力,集中时间,对第二次修改 稿进行了必要的调整、修改、补充和完善.《西曲矿年鉴》经历了修改删补、 调整充实、电脑录入、打印校稿、电脑修改、打印送审稿的过程.其间,我们 加强与西山煤电集团公司史志处的联系,在业务上及时接受指导和帮助,从而 有效地保证了《西曲矿年鉴》的最后修改按时按量完成.在短短的几个月里, 所有编纂人员不畏艰难,以高度负责的精神和精益求精的态度,认真仔细地审 改,为提高志书质量,付出了辛勤劳动.经2010年10月下旬终审,《西曲矿年 鉴》于2010年11月付梓印刷.于12月1日完成西曲矿第一本年鉴的成功出版. 二、2011年西曲矿年鉴编纂工作: (一)机构调整 2004~2009年《西曲矿年鉴》的编纂成功,肯定了档案室在史志编纂工作 方面的专业性,矿党政联席会于2011年4月成立西曲矿档案史志办公室,机构设 在原西曲矿档案室,并施行一套机构两块牌子,正式成立档案史志办. (二)版块内容调整 在总结2004~2009年《西曲矿年鉴》编纂经验的基础上,以全面、系统、 完整、准确的方针指引该次编纂,在上期年鉴编纂的基础上,2010年《西曲矿 年鉴》部分内容又作了调整,工作总结部分新增选煤厂、实业公司、多经公司 下属单位共29个单位的总结,部分单位总结配以插图,共23幅;荣誉部分新增 西曲矿、选煤厂特级劳模、劳模、公司技能大赛第一名的个人事迹材料,"三 类员工"表彰名单,团委"五四"表彰名单;领导讲话部分新增副矿级领导重 要讲话、厂领导重要讲话;统计资料部分新增实业公司统计资料、科研职教科 职工培训统计表;干部名录部分新增队级干部名录,新增事故案例分析及处理 结果、公司质量标准化检查通报、档案室图书名录、西曲矿书画展作品选登等 版块.经过调整,《西曲矿年鉴》内容更加充实具体,涉及的范围更加广泛. (三)工作进度调整 2010年《西曲矿年鉴》的编撰经过稿件收集阶段(1月1日~3月31日)、稿 件评改阶段(4月1日~5月30日)、审改阶段(6月1日~6月30日),分管矿领 导评审阶段(7月1日~7月15日),矿党政审批阶段(7月15~7月30日),按计 划要求,于8月1日开始排版印刷,10月1日前全面完成.此书的出版凝集了集团 公司领导的倾力相助、矿党政的关怀支持和档案史志办全体工作人员的辛勤工 作. 三、2012年西曲矿年鉴编纂工作 2011年《西曲矿年鉴》沿袭了上期年鉴的编纂方针,重点加强撰稿人的业 务培训,一如继往地邀请集团公司专家进行年鉴稿件撰写方面的第三期培训,对 撰写过程中容易出现的错误进行了深入地剖析与讲解,使提供回的稿件内容更加 专业,避免了各单位因更换撰稿人员造成稿件内容不规范所带来的影响. 从2012年年初开始,《西曲矿年鉴》的编纂工作,经历了撰稿、编缉、定 稿等阶段,几十次易稿,多次审改,为保证年鉴材料的真实可靠性,我们通过 多方确认,包括:1、各单位撰稿人、部门负责人对承担项目进行初稿确认签字 .2、各单位撰稿人、部门负责人、分管矿(厂)领导对承担项目进行定稿确认 签字.3、编纂委员会的主要人员:主任、常务副主任、特邀编审、主编、执行 主编等最后确认签字.历时十个月之久于2012年10月1日前完成. 效果及影响: 截至2012年底,西曲矿档案史志办已经成功印发了3册《西曲矿年鉴》.年 鉴的编纂带动了全矿各单位对档案工作的新认识,使他们不再单单停留在之前 的上缴资料的意识上,而是以一种留存史料的严谨态度来对待这项编纂工作, 各单位提供的资料更加规范,更有利于今后档案的整理与归档,真正做到了史 志与档案不分家,档案史志一体化. 《西曲矿年鉴》编纂是西曲矿的一项创新性工作,经过三年的努力探索和 实践,己成为档案开发利用的一个重要渠道,正朝着越来越成熟的方向迈进, 是煤矿企业文化的代表性工作之一.目前已得到了集团公司专家领导的充分肯 定与支持,成为全面记载西曲矿发展历程的编年书,为西曲矿领导干部及读者 提供信息的资料性工具书,在同行业的其他兄弟单位中也实属首家. 山西汾西瑞泰资源整合归档资料"条件生成确定法" 山西汾西瑞泰煤业投资有限责任公司 档案管理工作的第一环节是资料收集,要保证一个事件发展过程中所产生 的资料齐全、完整、优化,首先应弄清收集对象有哪些,即收什么的问题." 条件生成确定法"就是依据某一事件发展过程中的必定条件及相关要求推测确 定产生的各种资料进行收集整理,以最大限度保证资料收集准确性、完整性的 一种方法. 一、"条件生成确定法"产生背景: 众所周知,归档时间应该根据文件的形成特点和规律规定,以保证资料及 时归档.由于资源整合工作的特殊性,大多数资源整合资料归档时间滞后于规 定的归档时间,加之资源整合资料推进速度快,产生资料层面多、强度高、分 散保存,过程管理差等因素,给资源整合资料收集工作带来很大困难,为了确 保资源整合资料收集归档工作顺利进展,我们结合资源整合工作的特点,尝试 "条件生成确定法"确定资料收集对象,取得了良好效果. 二、资源整合各阶段、各环节工作条件与要求: 1、严格依据省、市、县有关资源整合兼并重组的文件规定,每个整合项目 、每个整合事项和操作环节都必须要有政策规定支撑的依据和当地政府的主导 意见. 2、每个整合项目及事项的磋商谈判程序都必须合规,都要有磋商谈判记录 或备忘录的文本资料. 3、每个整合项目及事项的决策程序都必须合规,都要有筹备组意见,集团 公司审议批准意见,山西焦煤审查核准意见. 三、用"条件生成确定法"根据资源整合每个阶段,每个环节的工作条件 与要求确定资料收集对象,结合汾西瑞泰公司资源整合的实际,将其过程分为 九个阶段,根据条件与要求推测确定产生资料如下: 第一阶段:准备工作 资料包括筹备组组成人员名单、业务分工分组情况、筹备组整合工作方案 及安排意见等. 第二阶段:调研考察 矿井基本资料:工业场地总平面图、柱状图、煤层底板等高线、井下通风 系统图、采区工作面设备布置图、地面、井下供电系统图、井下排水给水系统 图、井田开拓系统图、井下监测监控系统图、井上井下对照图、井下避灾路线 图、采掘工程平面图、井田区域地形图.调研考察工作记录、调研考察报告. 第三阶段:整合对象确立 筹备组汇报资料及相关的会议纪录、纪要及决议. 第四阶段:整合磋商谈判 整合对象磋商谈判记录、备忘录、会议纪要、政府主导意见;参与磋商谈 判人员名单等. 第五阶段:整合实施前期 与当地政府签订的整合框架协议;与被整合对象签订的框架协议;省、市 政府批准的整合方案;法律尽职调查报告;区域公司作为主体,整合区域内小 煤矿的股东会、董事会决议;公司名称预核准资料;集团公司审议确定整合项 目的决议、纪要;山西焦煤审查核准文件资料等. 第六阶段:整合运作实施 资产评估工作资料;正式协议签订的支撑性资料;整合对象采矿权转让协 议的签订;整合对象资源储量核实资料;签订有关补充协议的基本情况及程序 性资料. 第七阶段:组建整合公司 公司章程对接记录;公司章程法律顾问处审查意见;章程审查会签记录和 签署程序性资料;整合公司注册资料. 第八阶段:整合款支付事项 整合矿井购并款、资源价款、保证金支付、整合公司注册资本出资等大额 资金支付筹备组申请资料;集团公司有关部门审查意见;山西焦煤审查核准意 见;款项支付依据(协议)和财务部门审查意见;集团公司付款凭证资料. 第九阶段:整合运行 矿井公司地质报告、初步设计、安全专篇、环评报告,施工组织等技术方 案编制,其中介机构选择与合同签订程序资料、方案审定以及批准文件等. 效果及影响: 运用"条件生成确定法"确定资料收集对象,保证了我公司资源整合归档 资料的准确性、完整性、系统性.在半年之内,我们共收集资源整合归档资料 :文书1580件,科技类500件,会计226卷,声像资料22盒,相册22册.为了方 便查阅,更好的服务企业,服务社会,我们按照资源整合的九个阶段资料汇编 印刷成十三分册.为了提高工作人员的档案管理水平,我们还编制了"汾西瑞 泰档案管理实务"一本.由于大家的齐心协力、共同努力、我公司资源整合" 一矿一档"归档建档工作受到上级领导认可,2011年被评为集团公司资源整合 档案管理一等奖. 页岩油企业扩建工程中档案管理应采取的对策及措施 抚顺矿业集团有限责任公司页岩炼油厂 页岩油企业扩建工程中应强化档案管理、深化服务意识为企业的发展建设 提供依据和支持.包括五方面内容:1双向积累,责任清晰,确保顺利归档全覆 盖;2、强化收集,专人负责,确保技术档案无遗漏;3、及时录入,统一标准 ,确保电子档案信息化;4协调配合,服务工程,确保录入时间系统性;5、加 强分类,专业排序,确保档案查询更清晰. 一、双向积累,责任清晰,确保顺利归档全覆盖 科技文件材料的积累与归档是科技文件材料运转的程序,目的是为了形成 科技档案.而科技文件的积累一般有三种形式:个人积累、形成部门积累和科 技档案部门积累.由于页岩油扩建工程规模大、专业划分细,我们采用专业部 门积累和档案部门积累并用的方法,即:把专业性比较强的科技文件材料由专 业部门积累,把关系全局的有普遍利用价值的文件材料由档案部门积累,最后 采用联合组卷的方式进行整理.各自分工明确、责任清晰,避免了因工程时间 过长、摊子过大而造成的档案缺失.对此,我们在工程建设初期,从立项开工 前就专门成立了项目部,并指定了专业技术人员负责科技文件资料的收集和整 理工作.把科技文件材料的积累作为一项工作任务纳入工作程序中,并对有关 工作人员的职责范围加以考核,形成了"组织上有保证,制度上有规定,职责 上有分工,工作上有安排,管理上有考核"的良好机制. 页岩油的炼制是一种低温干馏工艺,在扩建工程中大体分为三个部分:一 是页岩破碎系统、二是干馏系统;三是回收系统,这三个系统都环环相扣紧密 结合,而每个系统又相对独立,它又含有多个子项目,就以抚矿炼油厂E部扩建 工程来说回收系统就有冷却、电捕、脱硫等多个子项目构成.工程庞大当然涉 及面就广,牵涉到土建、机械、消防、水暖、供电等各个方面,而且页岩油工业 的经济性在于如何降低开发利用成本和如何提高页岩油产率及综合利用水平, 使整条生产链"吃干榨尽"从而摊薄成本和增加效益.同时,环保理念的介入 也使生产工艺更加趋于自动化、高端化和工艺条件的苛刻化.科技文件资料收 集也就不能照搬原有科技档案范围,为保证科技资料的收集和整理的质量,我 们重点关注扩建工程中改进与增加项目的资料收集.对从事档案收集的工程技 术人员进行了专业的档案管理培训,保证他们熟悉施工流程和工艺技术,确保 了工程文件材料收集的覆盖面全,为后续档案的顺利归档奠定了良好的基础. 二、强化收集,专人负责,确保技术档案无遗漏 科技档案的完整性是科技档案制作的前提和基础,完整性不仅仅体现在归 档文件和资料的无一缺失,更重要的是体现在文件资料的准确和系统.为确保 档案的完整与准确,以抚矿页岩炼油厂D部、E部等扩建工程为例:一是从科技文件材料来源控制,无论是专业部门还是档 案部门对外来的科技文件材料都要为档案室留存必要的份数并有专人登记保管 ;二是对科技文件材料原件的控制,哪怕原件只有一份,原件保存,以复印件 形式提供利用;三是要确保工作责任心强的同志负责此项工作,定期对此类人 员进行专业辅导和业务培训,提高他们的档案意识.同时,对技改项目和关键 部位,我们更是做到提前介入、进程控制、事后检查.通过项目部了解工程进 度或是得到局域网的通知,参考原有工程的科技档案做到心中有数,对于改进 的项目要提前找科技专业部门人员了解,对能产生的资料有一个清晰的认知. 由于在过程中不断完善,经常并重点性,检查和指导各参建单位项目档案人员如 何立卷,检查案卷质量是否符合要求,对于容易疏忽的地方和容易出错的案卷材 料重点检查.极大地提高了工程技术档案的质量和完整,为投入生产后的信息 查询提供了重要的技术档案支撑. 三、及时录入,统一标准,确保电子档案信息化 对工程建设项目档案管理来说,科技档案信息化是加速科技文件整理与归 档的最有效的途径.对此,我们从网络化和数字化两方面着手,建立了局域网 ,保证资料收集中各部门的沟通更加顺畅,对工程进展程度和资料的收集有了 全面的了解,确保了资料的完整性、全面性、系统性.当然,在网络中做好保 密工作是必不可少的,我们设定了密级界定,对资料信息使用者进行上网身份 验证,对不同的部门的不同身份使用者提供不同的信息查询权限.档案信息输 入是一项基础性工作,在对工程移交的档案整理中,我们采取了边整理、边录 入,统一数据、格式、标准,实施纸质档案和数字档案齐头并进的工作模式, 不仅大大避免了重复性劳动,也加快了档案信息化的进程. 四、协调配合,服务工程,确保录入时间系统性 科技档案的归档时间的选择十分重要,因为科技档案的形成不是科技文件 的简单集合,而是通过专业关系、结构关系、时间关系形成的有机整体.归档 时间过早,科技活动还未完全结束,无法保证归档文件的完整性和系统性;归 档过迟,既会造成部分文件的丢失,载体损坏,严重的情况下还会导致失密、 泄密的事件发生.页岩油扩建工程是一个庞大的系统工程,从项目立项、核准 到开工、建设,直到项目竣工,长达3~5年.期间所产生的文件从前期的勘测设 计、招标投标、合同签订,到建设中的土建工程、设备安装、管线铺设、配套 供暖照明,以至后期的项目竣工资料包括了:图纸、图表、文字、照片、实物 等,称得上种类繁多、构成复杂、数量巨大.在实际归档过程中,我们可以根 据科技文件形成的阶段和工艺的特性,选择不同的归档时间.按照工程的准备 阶段、设计阶段、施工阶段和竣工验收阶段.对于工程的准备阶段在其结束后 进行归档,对后期的几个阶段由于页岩油工程专业性比较强,系统关联紧密, 施工中又往往出现设计变更的情况,所以我们选择竣工后一起归档整理. 五、加强分类,专业排序,确保档案查询更清晰 科技档案的分类是科技管理的重要组成部分.科技档案的分类本身就有难 度,再加上页岩油扩建工程工程大、专业性强,档案分类也更加复杂.以抚矿 集团公司页岩炼油厂的ATP扩建工程为例,从设计方面来说,ATP工程的技术包 由加拿大的尤玛塔克提供,设备由德国的普利休斯提供,技术服务来自澳大利 亚,设计部分则由国内三个设计院分别完成,可谓"三国四方",每个单位形 成的科技文件资料完整,而且具有较强的成套性,不能轻易裁分.同时,由于 工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段以及每个阶段的若干个子阶段形成的 科技文件资料时间性也很强,是工程的真实历史记录也不能混搭.最为重要的 是,档案的归档是为今后的生产提供便捷有效的服务,必须有利于查找.综合 以上几点,我们在前期工程准备阶段按照时间、专业排序;对设计、施工、竣 工产生的科技文件资料根据生产工艺的三个系统为单位划分;每个系统的主要 设备又可分成相对独立的子单位,每个子单位由设计、施工、竣工档案组成. 这样即保存了设计单位形成档案的成套性,又兼顾了档案形成时间,便利今后 的查找. 效果及影响: 由于近年来,我国油母页岩炼制技术发展较快,加工技术不断改进,扩建 工程不断增多,建设项目遍地开花,而作为国内油母页岩炼油的龙头企业,抚 顺矿业集团有限责任公司页岩炼油厂也在不断加大产业的建设与扩建工程,在 工程中,该厂充分发挥档案管理的重要作用,为工程扩建与建设提供了真实可 靠、规范有序的档案依据,如实反映了工程的全貌和真实性,为规范工程建设 、加快工程进度、保存工程资料提供了有力的支持和优良的档案服务.抚矿页 岩炼油厂在建厂之初原油车间只有A、B两个部,之后的C、D、E部都为扩建工程 ,每一次的扩建工程都是在前几个部的基础上进行的技术改造,一个部比一个 部工艺更复杂、技术更先进,所以对于每一次的扩建工程我们都极其注重科技 档案的管理工作,它不但为以后的生产提供服务,还为加工页岩油技术的发展 提供了经验和启示,具有长远的战略意义. 档案工作"四步管理法"的探索与实践 山东能源新汶矿业集团有限责任公司翟镇煤矿 翟镇煤矿将档案管理工作视为一项系统性工程,通过实施"构建一个管理 体系,实施两个建设,加快三个转变,采取四项措施"的"四步"档案管理法 ,在"重制度更重文化"的前提下加大考核力度,在"重档案更重人才"的基 础上持续提升档案队伍素质,坚持把档案工作为企业服务作为根本的出发点和 落脚点,创新工作方法和管理模式,推进企业档案工作上水平、上层次,推动 档案事业健康、有序开展. 1、翟镇煤矿档案工作"四步管理法"的实施背景 翟镇煤矿是年生产能力为200多万吨的大型现代化矿井.近年来,翟镇煤矿 在企业管理上坚持与时俱进、开拓创新的思想理念,不断超越自我、拓宽领域 ,先后在贵州、山西、新疆等地开辟了新矿,为企业的可持续性发展做好了铺 垫. 随着企业规模的不断壮大和涉及领域的不断增多,给企业的档案管理工作带来 一定的难度,档案管理工作由集中变分散,档案类别由简变繁,由易变难.加 之多数人对档案的认识存在误区,档案意识薄弱.造成了档案管理工作的六个 弊端即:归档材料迟迟不上交;归档材料交不全、质量差;档案利用率低,档 案价值得不到充分发挥;借档不能按时完好归还;省外单位档案管理监督控制 难;档案的现代化管理工作跟不上企业的现代化发展步伐.为了实现企业档案 的现代化管理,让档案在企业的经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥重 要作用,提高档案利用率,达到发挥档案效能创造经济效益的目的,翟镇煤矿 积极组织开展新形势下档案管理的创新工作,在顺应企业发展的潮流中调整工 作重点,推动档案事业健康、有序开展. 2.系统介绍 2.1构建一个档案管理体系,提供强有力的保障 任何工作的顺利开展,都必须有与之相适应的管理机制和强有力的组织保 障,档案工作亦应如此.根据企业发展状况,对管理机制进行了重新梳理和调 整,将档案工作纳入"板块管理",分为企业本部档案管理和省外企业档案管 理两大板块,实现档案工作的"总-分-总"的管理."总-分- 总"是翟镇煤矿根据企业自身发展状况摸索出的一条档案管理方法,即:由企 业本部统一管理,归口负责省外地区公司和所属单位的档案工作,企业本部档 案管理部门对省外公司档案工作进行指导、监督.省外公司、单位根据自身状 况、性质制定适合本公司、单位的档案管理办法,自主开展档案管理工作.同时,将档案工作开展情况、收集整理情况等定期向企业本部汇总上报,以求不 断改进和完善.为明确职责,翟镇煤矿制定并下发《关于进一步加强省外企业 档案管理工作的通知》,规定了各级领导的档案业务管理职责.省外各公司总 经理是档案工作第一负责人;各省外地区公司、所属项目、机关部门主要负责 人为档案工作责任人或分管档案工作领导;并在各单位明确至少有一名档案专 职管理人员.形成了以本部档案室、省外单位档案机构为业务管理主线,以各 专业系统和省外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系.培养了 一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍,为省外档案工作的有序开展提供了 可靠的组织和人员保障. 2.2实施"两个建设",打造档案管理文化 一是实施"档案制度建设".档案工作的有效管理,必须有相应的制度作 为规范和指导,翟镇煤矿重新修订和完善了《翟镇煤矿档案管理办法》,下发 了《关于进一步加强独立公司档案管理的通知》、《省外托管企业档案工作风 险管理实施方案》等文件,尤其针对不同地区、不同企业,对档案工作管理模 式的不同要求和限制,提出了省外单位可建立和完善适合本单位实际情况、操 作性强的档案管理制度,独立开展档案管理,集中保管档案.同时,汇编了《 档案工作实用操作手册》,从档案收集整理、综合管理、专门业务、操作规范 和执行标准到档案安全保管、保密及信息化建设等方面为省外企业档案工作的 开展提供了档案工作指南.实现了"立足本部,发展省外"的档案管理目标. 二是实施"档案文化建设".为加强档案资源建设,强化基础管理,传播 企业文化,更好的服务于企业的中心工作,翟镇煤矿在做好常规性档案管理工 作的同时,开展了"大事记"和"人物档案"的收集整理工作.建立大事记收 集制度,做到重大会议、活动及其他事项一结束,相关材料就加以汇总、立卷 归档,保证矿井所发生的重要、重大事件查有出处、用有记录.通过分发《突 出贡献人员信息征集表》及相关部门提供的信息,将对企业做出突出贡献的人 员及历任矿领导的相关材料收集整理,形成一套完整的人物档案资料,为今后 企业史志的编撰奠定了坚实的基础.创办了《档案工作信息简报》,以档案法 规、档案动态、档案管理和档案故事来体现档案的专业性、丰富性.并将其变 为联系企业内外档案管理的纽带和桥梁,成为服务省内外板块档案管理、加大 信息资源开发利用的平台,形成了独具特色的企业"档案文化". 2.3加快"三个转变",铺实档案工作发展道路 2.3.1变被动应付为主动应对 改变原有事后搜集档案材料的被动模式,抓好事前介入、事中参与、事后 整理总结三个环节,将企业档案利用服务转向主动应对,一是在服务领导班子 决策上下工夫,为企业战略投资研究、新矿井的购并、托管、新设备的引进、 创新项目的开发,乃至生产经营和重大决策提供全面、准确、快捷的信息保障 .二是在服务省外主营业务发展上为其提供科学依据、法律依据.三是在服务 非煤产业统筹建设上,对其进行档案工作指导、检查、验收和培训,全面实施 前端管理和过程控制. 2.3.2变整理档案为分析档案 改变仅限于档案资料收集、整理、存档、等待查询利用的做法,一方面, 紧跟省外业务发展节奏,通过调研全面了解企业发展动态,并与相关部门经理 及兼职档案员沟通、协调档案的收集工作.另一方面,跟踪公司新项目谈判进 展情况,主动收集新项目前期文件以及投标、中标的全套档案资料.三是重点 对科技档案的利用率和利用效果进行分析,统计出各类档案的查询频度、利用 率,对各类档案的利用价值进行评估,为主动为基层单位服务打下基础. 2.3.3变封闭式档案管理为开放式档案管理 以"档案管理一体化"为理念,改变满足于做好矿井本部档案管理的观念, 通过构建数字化档案管理系统和不定期检查、指导的方式对省外企业、各独立 公司档案管理进行监管.尤其是数字化档案管理系统的应用,通过网络途径为 利用者提供全方位的开放式服务,利用者仅需通过网络申请权限,即可便利快 捷的调用所需档案,大大提高了调卷速度及档案利用率,开创了档案利用服务 的新途径. 2.4 采取"四项措施",提升档案管理水平 为了能尽快增强省外档案管理员的档案管理意识,掌握档案专业基础知识 和工作技能,推动档案工作的全面开展,采取了"四个措施". 2.4.1通过档案培训,提升工作人员业务能力 一是对企业本部专职档案管理人员工采取"重点"培训的方式,侧重档案 制度的宣传与贯彻,积极参加上级组织的档案专业培训、外出学习,并将档案 管理人员的业务学习纳入员工绩效管理考核.二是对企业本部兼职档案员采取 "集中"培训的方式,侧重档案业务培训,如归档范围、分类方案、整理标准 等;三是对省外档案兼职工作人员采取"专项"培训的方式,侧重档案工作操 作规范和技术标准,督促档案工作人员不断提升档案管理综合能力. 2.4.2通过实地检查,推动档案工作顺利开展 全面加强省外档案管理,充分发挥档案工作业务监督和指导职能,赴省外 重点检查、指导档案工作.通过实地检查,专职档案管理人员对省外各企业应 归档材料的收集、整理、保管及利用进行"监控",并发挥指导职能,实现全 过程介入管理,堵塞省外档案管理的环节漏洞,不断推动省外企业档案工作的 顺利开展. 2.4.3实行绩效考核,督促档案工作上台阶 为加强档案工作过程管理和全程监控,制定了《省外档案工作考核办法》 、《专兼职档案管理员绩效考核办法》.一是对企业本部单位的档案管理采取 日常考核和季度集中检查相结合的方式进行考核,并根据考核细则进行评分评 比,奖优罚劣.二是在省外单位全面推广档案工作绩效考核机制.比照考核办 法中规定的考核内容、考核方法及扣分标准,对本单位的档案工作进行客观全 面的考核测评,达到量化考核标准. 2.4.4定期通报,营造"比学赶超"氛围 档案考核工作坚持定期通报机制,将企业本部和省外企业档案工作的考核 结果,通过《档案工作信息简报》和档案管理综合信息平台进行通报,使各单 位对自身档案工作有比较直观动态的认识和了解,同时,起到表扬先进、鞭策 落后、树立典型、带动整体的作用.通过实行通报机制,营造了档案工作"比 学赶超"的良好氛围. 效果及影响: 档案工作"四步管理法"的探索实践,将翟镇煤矿档案管理工作逐步纳入 到了制度化、系统化、规范化的轨道,取得了良好的效果. 1、通过档案管理网络体系的构建使管理统一,将分散于不同地域、从事不 同经营活动的公司、单位进行链接,形成了以本部档案室、省外单位档案机构 为业务管理主线,各专业系统和省外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工 作网络体系.培养了一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍,为省外档案工 作的有序开展提供了可靠的组织和人员保障. 2、"两个建设"项目的实施,加强了档案资源建设,强化了基础管理,传 播了企业文化, 实现了"立足本部,发展省外"的档案管理目标. 3、管理方式的转变和档案管理平台的搭建使信息互通,增强了全员的档案管理 意识,为省外档案管理员熟练掌握档案专业基础知识和工作技能搭建了平台, 为省外企业档案工作的全面开展起到了积极的推动作用.现山东大联矿业公司 、吉泰机械公司、泰安立人热电有限责任公司等独立公司已建立健全了独立的 档案室且档案资料整理规范、完整. 4、推进了企业档案工作上水平、上层次, 2009年至2012年,翟镇煤矿档案室被山东省档案局确立为"省特级档案室";2 011年2月获中国煤炭工业协会"档案管理先进集体"荣誉称号;2012年度被泰 安市档案局评为"档案管理先进集体". 档案信息在仰斜开采工作面结束回撤双管双向充填技术 探索研究中的应用 山东能源新汶矿业集团有限责任公司孙村煤矿 开发利用档案信息资源,结合档案资料对仰斜开采工作面结束回撤双管双 向充填技术探索研究进行分析,可以得知,本项目采用的研究、试验方法和技 术路线(包括工艺流程): 通过查阅近年来的各种相关研究资料,调研目前充填技术新进展和新理论、新 工艺. 立足我矿的实际,因地制宜,探索超深部特殊条件下面对资源量逐渐大幅下降 出现的难题,为减少压煤盘活现有资源,总结可靠的实践经验.通过实践研究 和总结,提出今后从可行性、安全性、经济性等多方面,探索和完善超深部困 难条件下的开采技术,为今后类似条件下的开采和向更深部开采提供有力可靠 的技术理论指导和技术工艺借鉴,推动科技发展,实现无矸石山的绿色开采. 一、项目背景 新汶矿区都已经成为老矿,压力大、采高大、坡度大、温度高、断层多等 复杂条件是制约新汶矿区深部开采的主要因素.由于深部开采,运输路线和环 节多,压力大,使得开采的成本越来越高,安全生产条件越来越复杂. 因此,对边角及遗留煤柱的开采研究成为老矿挖潜当务之急的问题,针对 煤柱开采的一系列限制和影响安全生产的技术难题,进行优化开采.如何解决 煤柱安全开采,对老矿的可持续发展具有非常重要的研究价值,同时项目研究 成果具有广泛的推广应用前景. 新汶矿区孙村煤矿已经延伸到- 1100水平以下,是全国深部开采矿井之一,仰斜开采似膏体充填技术研究及应 用研究成熟后,是深部复杂条件下科学开采技术水平的又一提升,将进一步完 善矸石充填技术.为真正实现矸石不上井,将矸石山搬到井下的绿色开采目标 打下更加坚实的基础. 孙村矿似膏体充填首次是在- 210水平四层煤工作面开采后的采空区内进行试验的,该试验工作面使用的是单 体液压支柱支护、炮采工艺,工作面正常推采过程中实行"见五回一"的支护 方式,当工作面采空区推采后的走向长度达到6米后,停止采煤,在切顶排利用 溜子和抛矸皮带运矸,制作矸石充填墙,然后对矸石墙以里的采空区进行似膏 体充填.此种方法,工序复杂,似膏体充填不能连续进行,充填效率低,而且 存在矸石墙易鼓开跑浆的重大安全隐患.为了解决似膏体充填跑浆隐患,提高 似膏体充填的效率,在- 400水平21101工作面试验仰斜开采条件下的似膏体充填技术.从可行性、安全 性、经济性等多方面,探索和完善超深部困难条件下,为今后类似条件下的开 采和向更深部开采提供有力可靠的技术理论指导和技术工艺借鉴. 为此,本课题从深刻分析地质条件和开采条件出发,探索仰斜条件下下的 支护及挡浆对策,克服似膏体充填技术的一系列难题,实现边角煤柱及遗留煤 柱的开采. 填充开采技术现状: (1)概述 作为全国最深的矿井之一,随着矿井的开采深度增加,地质条件越来越复 杂,相应开采难度也越来越增大,为了最大可能的回收煤炭资源,必须研究复 杂条件下的安全开采技术.该项目作为复杂条件之一,它的成功的开采能够为 其他煤矿提供可靠的技术理论和成熟的先进经验,具有很好的推广应用价值. (2)充填开采工作面维护顶板稳定的基本原则 要充分利用现有支护方式,确保控顶区范围的支护稳定; 所有挡浆方式必须相互配合共同作用,确保膏体充填效果; 所有设备要操作简单维护方便. (3)充填开采中顶板管理技术的发展 挡浆墙由单一软墙体向软、硬兼有的混合性墙体发展; 由小边角煤柱向大块段煤柱发; 由单纯充填向同时留巷等多功能发展. 二、仰斜开采工作面似膏体充填技术展望 煤炭资源越来越少,开采深度和开采难度越来越大,深部煤层的赋存情况 都发生很大变化.目前仰斜开采似膏体充填技术研究及应用,是深部复杂条件 下科学开采技术水平的又一提升,将进一步提高矸石向井下的转化率,为真正 实现矸石不上井,将矸石山搬到井下的绿色开采目标打下更加坚实的基础.同 时大大提升了煤柱开采的可行性、科学性.如何解决煤柱安全开采,对老矿的 可持续发展具有非常重要的研究价值,同时项目研究成果具有广泛的推广应用 前景. 三、采用的新技术 根据开采技术条件,在- 400水平21101工作面试验仰斜开采条件下的似膏体充填技术.解决了似膏体充 填易跑浆隐患,实现了似膏体连续充填,提高似膏体充填的效率. 1、通过对工作面顶板控制的研究,合理确定工作面支回方式,掌握合理的 回撤与充填分段关系,形成合理充填封闭空间. 2、通过对工作面防止片帮的控制研究,探索在仰斜状态下结束回撤的防止 片帮的技术. 3、通过对工作面顶板地质构造带的充填技术研究,确定有效的挡浆方式. 4、通过双管双向充填工艺的实施,实现高效快速充填,使充填开采更具生 命力. 通过双管双向充填工艺的研究和总结,提出今后从可行性、安全性、经济 性等多方面,探索和完善超深部困难条件下的开采技术,为今后类似条件下的 开采和向更深部开采提供有力可靠的技术理论指导和技术工艺借鉴,推动科技 发展,实现了无矸石山的绿色开采. 效果及影响: 1、开采效果 通过不断探索、不断实践、不断研究和总结,采用似膏体仰斜开采找到了 似膏体充填可行性、安全性、经济性等多方面成功经验和技术工艺,为今后类 似条件下的开采边角煤柱和遗留煤柱提供有力可靠的技术理论指导和技术工艺 借鉴,推动科技发展. 2、效益分析: 实施似膏体充填的经济效益 21101工作面使用现有的巷道,不用实施开拓工程,仅投入工作面开采所必 须的设备和柱梁租赁费,加上人工费,吨煤不足50元;似膏体制浆费用,吨煤 为50元,即吨煤费用仅为100元左右.工作面循环产量为200吨,日循环数3个, 月产量为18000吨,按原煤吨煤600元价格计算,每月的净增效益为10800万元. 经济效益十分显著. 淄博煤矿展览馆——借助丰富的档案资源 展现淄矿百年 发展历程 山东能源淄博矿业集团有限责任公司档案馆 淄矿集团公司档案馆馆藏资源,门类齐全、内容丰富、载体形式多样,淄 博煤矿展览馆整修布展工程,要充分利用丰富的馆藏档案资源,真实地再现淄 矿百年历史长河中的精彩画面,充分体现淄矿集团从小煤井到现代化矿井,一 步步走来的艰辛历程,展现淄矿集团百年发展中创造的一个个辉煌成就. 淄博煤矿展览馆于1981年7月建成开馆,是淄博市委命名的爱国主义教育基 地,由于客观原因于2004年闭馆.淄矿集团公司于2011年9月正式启动展馆整修 工作,历时17个月,于2013年1月竣工. 淄矿集团历史悠久,文化底蕴丰厚,是我国近代工业的发祥地之一,也是 我党早期开展工人运动的地区之一,自1904年德国人开凿建立淄川煤矿、进入 规模化开采以来,至今已有一百多年的开采历史,其中有近50年的时间处于战 争年代,1953年建局后成立档案馆,开始对留下来的资料进行整理,现有档案 全宗30个,保存了丰富的档案史料.接到展览馆布展任务后,档案馆专门召开 会议,充分分析了布展工作要求的时间、质量、数量等目标,对档案馆年度工 作计划、各项工作的进度安排重新进行调整,在只有3名档案人员的情况下,仍 然抽出专人负责为展览馆的布展工作全程跟踪服务.我们提出的目标是:档案 人员不仅要及时快速地提供布展所需档案资源,而且要对所提供的信息是否可 以展出、是否具有展出价值做出准确的判断,保证所提供资料的质量,做好布 展小组的参谋助手. 在展览馆整修布展的过程中,档案人员采取各种方式,利用各种手段,通 过各种渠道,保质保量地提供了布展所需的档案资源. 一、主动参加布展小组的每次工作会议,根据布展的主题主线,掌握布展 进程,第一时间确定提供利用的信息及收集方向,列出目录提纲,对查到的相 关资料做好登记,并在档案馆每周的碰头会议上对资料的价值进行研究、鉴定 ,确定其是否在保密范围内,是否具有展出价值,把好档案利用的第一关. 二、对于查找范围不清晰、时间不确定的资料,档案人员利用《淄矿集团 公司志》、 历年《大事记》、 《工作计划及总结》等资料中寻找蛛丝马迹,寻找可利用信息;通过向已退休 的老干部老职工、老档案员咨询、请教,与职工群众交流沟通等各种途径,收 集查找线索、确定可能的查找方向,理清脉络,顺滕摸瓜. 三、充分利用计算机、扫描仪、互联网、电子邮件、电话、协同办公系统 等,建立用于工作联络的专用邮箱、QQ群,工作安排和计划均可进行离线布置 ,档案员每天查收,并将查找的相关档案信息情况随时上传,实现网络调卷, 提供利用,复印,扫描,拍照等一条龙服务.为保证展品形象逼真,每一份复 制件都是拆卷后进行彩色复印,每一块仿真制作的荣誉奖牌都提供完整的外形 尺寸数据. 四、不仅研究布展的当前需要,还主动研究布展的潜在需要,及时给予帮 助.如:布展工作接近尾声时,布展人员提出需要集团公司现在的平面布置图 ,当时档案馆没有集团公司的总体平面布置图,工作人员根据平时的积累,凭 着工作经验想到,存档的机关高压供电线路平面图,这份图是通过实地摸查后 ,一点一点绘制的,图中对地面的每一个点每一个位置都标示得清清楚楚,完 全可以借鉴利用,想法一产生,马上就把图纸送到了布展办公室,经过仔细核 对,图上建筑的位置与实际完全一致.通过进一步的询问,我们了解到,这份 图纸还需要进行加工,制作成电子文件,做为记录片的一段影像资料,以便于 详细解说淄矿集团机关内的每栋建筑的历史,档案人员又及时为他们提供了能 够获得电子原图的部门及人员的信息,避免了重复劳动,减少了工作量,节省 了时间,节约了资金,而且保证了图纸的清晰,准确、完整. 五、注意提供档案利用的同时,进行新增档案的收集整理.通过档案人员 深入扎实的工作,档案馆收集、整理展览馆从整修部署、室内外装修设计、展 厅布置到正式复馆全过程的文件资料共20件30卷,照片20张,复馆启动仪式近2 小时的录像资料. 通过全程的跟踪服务,我们积极查阅纸质档案60卷,电子文件85件,复制 档案近1000页,提供新闻录像时长200余小时,翻拍扫描照片150张、说明文字1 40份,仿真制作荣誉奖牌20多件,为布展提供非常珍贵的档案史料.如,日本 人管理时期的照片及其说明文字,北大井透水、鲁大公司清算、淄博矿务局成 立批文、第一任局长任命文件、抽调干部职工支援各地区建设、夏庄煤矿瑞成 煤矿资产交接资料、淄博矿务局自救解困实施方案及成果、整体改制、历年经 营成果及获得荣誉等资料.整修后的淄博煤矿展览馆由13个展厅和1个矿工墓组 成,用丰富的实物藏品,辅之以高新技术与艺术相结合的现代展示手段,从自 然、历史、人文方面介绍了自唐代以来淄博地区煤炭的历史,展现了百年淄矿 起伏跌宕、化踊成蝶的难忘岁月和新世纪以来淄矿集团的恢弘进程和美好的发 展前景. 效果及影响: 淄博煤矿展览馆设计新颖,布展方式一流,借助丰富齐全的档案资源,生 动地展现了淄博煤矿发展的历程,是一部丰富生动的爱国主义教科书和煤炭工 业发展教科书,更是淄矿集团和淄博工业文明的辉煌历史.展馆自2013年2月20 日复馆以来,在不到两个月的时间,已经接待上级领导、地方政府工作人员及 企业员工、社会群众等各界人士5000余人,在社会上产生了深远的影响. 以人为本 全力做好高校教学档案利用服务工作 河南理工大学档案科 贯彻落实《高等学校档案管理办法》,全面强化档案资源建设和提高利用 服务水平,认真履行工作职责,创新工作方法,紧紧围绕"利用者是上帝,利 用者至上,利用者第一"的服务宗旨,满腔热情地为师生、为学校、为社会提 供专业化、便捷化服务,努力做到求助必应,全力塑造档案工作全心全意为人 民服务的良好形象. 一、开创学历认证工作新局面 教育部学位与研究生教育发展中心自2000年起面向国内外开展中国学位、 学历认证工作.我校档案科从2004年以来开始接触学历、学位认证工作.随着 国家维护学历制度、学历证书的严肃性和维护高等中专学校毕业生合法权益进 程的逐步深入,我校有关学历认证工作与日俱增,认证所涉及到的层次涵盖了 研究生、统招生、函授教育、自学考试、实用人才班、各种专业证书班、培训 班等,利用教学档案的频率日益攀升,自2010年以来,利用教学档案占到了全 年档案利用的80%还多.在认真做好学历认证工作的同时,我们了解到有些前来 办理学历认证业务的有来自千里之外的广东、广西、湖南等地,这让我们感到 意外和惊讶,同时也引起了我们的关心和思考.来档案科办理学历认证业务是 由我们对毕业生的学籍档案进行审核后,复印其在校期间的总成绩、入学登记 表、高招录取审批表并出具学籍证明.我们想到如果能先通过电话沟通,了解 情况,代为他们办理并寄给他们,就可以不用亲自前来办理.为了做到这一步 ,从2011年以来,我们档案科全体工作人员在受理有关学历认证的咨询电话中 ,针对外地利用者主动告知他们这一服务信息,他们通过电话、邮件等方式告 知我们需要的认证信息以及工作单位、地址、联系电话,我们采用特快专递的 方式,用"到付"的方法送到利用者手中,做到了"足不出户"就能办理学历 认证.经粗略统计,自从开展该项服务以来,共计为100多人代办了该项业务, 进一步拓展了服务领域. 二、爱岗敬业主动服务 做好档案管理工作的目的在于利用.2010年以来为了进一步提高服务水平,提 升服务内涵,我们首先从硬件上配置了扫描仪,成绩翻译等设备,从而步入了 运用现代化工具及时地为广大利用者开展了本、专科和研究生成绩单的扫描、 翻译等服务.第二、为校友代办毕业证补办工作.毕业证丢失,按照有关规定 可申请补办毕业证明书,由我们档案科出具相关材料后,交给学校教务处、由 学生处负责去省教育厅办理.每当遇到校友打电话咨询求助补办毕业证时,我 们做到了满足他们的要求,前去为他们代办,并负责邮寄到他们手中.第三、 积极主动地为利用者服务.在提供教学档案利用时,我们经常遇到本人前来办 理(也包括他人代办)学历认证、补办毕业证、转学、就业、考研、出国、办 理户口等业务时,由于这几项业务所需的证明材料存在相互交叉、相互重叠以 及因利用目的不同所开证明格式不一样等原因,前来办理人员因不清楚自己所 办业务的有关要求和具体内容,说不准究竟需要哪些材料,也不咨询档案科工 作人员,造成应该拿到的证明材料不齐全,而必须再次前来办理的现象,有的 还来自外地.这一情况使我们认识到要从服务理念上进行改进,如果当时我们 能做到主动服务、多一些询问、过问一下他们的查档用途、利用目的,就能避 免上述情况的发生.通过改进服务理念,收到了立杆见影的效果,杜绝了上述 情况的发生.与此同时,我们对所开证明的内容、格式进行了多次改进,使其 更加规范、美观.在提供各类新生名册利用时,因专业多、名册厚,利用者用 起来很不方便,我们就特意制作了详细目录,标明各专业所在页号,提高了利 用效率. 三、心系师生,践行"无障碍"服务 高校有它本身的特点,我校每年都有3个多月的寒、暑假,再加上节日、 双休日,不上班的时间就更多了.我们档案科隶属于校长办公室,地处学校图 书馆7层,校办安排假期值班都在校长办公室,以办公室工作为主,档案科正常 的各项工作业务都处于停办状态,档案利用者只能等待办理查档需求.我们曾 给校办主任打报告要求在档案科值班,方便利用者办理业务,未能得到批准. 我校自从98年高校扩招以来,毕业生大量产出,近几年利用教学档案者显著增 多,都是为了就业、调动工作、继续深造、出国留学、晋升晋职等,与个人利 益密切相关,如不能及时拿到相关证明材料、得不到及时办理,就会错失难得 的机遇,留下遗憾.为了广大师生、校友和利用者的切身利益,从2011年以来 ,我们档案科工作人员坚持做到了无论何时何地、不分教师学生都能"有求必 应、随叫随到",非常及时周到地为他们提供档案利用服务,牺牲了我们个人 休息时间,做到了"无障碍"服务. 四、强化档案资源建设,提升服务内涵 我校是一所百年老校,档案管理工作因多种原因致使教学档案材料归档不及时 、不完整、流失在有关单位或个人手中,给档案提供利用工作造成了很多困难 ,影响到了查档者的迫切需求.为了改变现状,让这些利用者能尽快得到所需 证明材料,我们进行了工作研究,制定了以下工作方案.第一、以校办的名义 面向全校发出收集归档学校历年教学档案的通知.第二、认真查看案卷目录,掌 握线索调查研究.第三、对成人教育学院进行档案管理业务知识专题培训.第四、确定重点搜集单位,进行全面收集. 根据工作安排,档案科于2010年4月份在校园网上发布了《关于搜集归档我 校历年教学档案的通知》,紧接着对成人教育学院进行了专题为《做好成人教 育学院档案管理工作的方式方法》的档案管理工作培训,之后前往教务处、学 生处、成人教育学院等单位以及有关个人进行调研、了解情况.在掌握了重要 线索之后,我们先后给我校前机电系办公室主任、机械系办公室主任、马列主 义教研室主任和教务处、学生处、成教学院、预备役军官学院、研究生处等联 系并前往收集各类教学档案材料.历经一个学期,我们收集到了学校往年的研 究生班、全日制学生、成人教育等多层次的各种录取审批表、新生名册、毕业 生名册、成绩汇总表、国防生毕业分配去向和2000年以来统招生的毕业生证书 、学位证书编号电子文件等许多档案材料.为部分急需办理学历认证的人员, 找到了依据,得到了办理,进一步提升了我们为广大利用者提供档案利用服务 的能力. 效果及影响: 在创新服务方面,我们档案科为利用者创造了经济效益和发展空间,为他 们提供了决定个人前途命运的良好机遇,在校友中间引起了积极反响,进一步 加深了他们与母校之间的感情,为构建和谐社会、助推中华民族的伟大复兴注 入了"正能量",同时还赢得了他们的赞誉、收到了来自师生、校友、社会各 界的表扬信件,他们对我们表达了由衷地感谢.在档案资源建设方面我们收集 到了学校历年来各种教学类档案材料100多卷(件),丰富了我校教学档案资源 、增强了全体师生的档案意识、档案管理工作比过去更加规范,各类档案的归 档率逐年提高.在档案科业务建设方面,我校荣获了焦作市2009年度和2011年 度档案工作先进单位,档案科许大群同志荣获焦作市2012年度档案工作先进个 人.档案科在工作中的突出表现、发挥的作用,得到了学校的重视,学校党委 即将批准成立河南理工大学档案馆的机构设置、级别为正处级,并决定建造档 案馆,建设计划已按程序报送省教育厅主管部门,下半年开工建设. 为党管档,为国守史,为民服务是我们每一位档案工作者的神圣职责,全 面做好档案工作,责任重大,任重道远,我们须用崭新的姿态、更加优秀的创 新成果、奉献社会、造福人民,为我国档案事业的全面发展多做贡献. 创新思路 多策并举 档案资源建设结硕果 中国平煤神马能源化工集团有限责任公司综合办公室 档案工作要做好,规范化管理是基础、人才是关键、制度是保障、利用是 方向,基于此,集团开创性地制订标准化体系、提出"三三四四"、推行"六 步循环"、强化激励考核、开展档案编研等,正是这些创新的理念,促成了平 煤神马集团档案信息资源建设的跨越式发展. 一、创新档案工作标准化、规范化标准,制订集团《档案管理标准化体系 》 本体系根据煤炭行业档案管理的特点,针对性强,具有很强的可操作性, 适应于集团公司各单位、各门类档案的管理,对实现煤矿档案管理标准化、规 范化,能发挥积极的作用.制订了档案管理标准化体系,使集团公司各单位档 案管理标准化工作有据可依,对集团公司档案管理整体水平的提高有巨大的推 动作用.重点对项目档案、科研档案管理进行了详细规范,使档案工作"四参 加"制度更加深入人心,对企业科技档案的收集起到了强化作用,使企业档案 的收集范围得到进一步扩大,对提高煤矿档案工作的水平、提高效率、增加效 益,实现安全生产起到了积极作用,促进平煤神马集团档案工作健康和可持续 发展,经济效益和社会效益显著. 二、确立"三三四四"制度在集团档案工作中的主导地位 三集中、三纳入、四参加、四同步是做好企业档案工作的基础,集中统一 管理本企业档案是企业档案部门的基本职责,是档案法赋予企业档案部门的神 圣使命,三纳入、四参加、四同步是企业档案工作的基本业务活动,是约束有 关人员履行岗位职责、做好档案收集工作的保障,是企业档案部门必须长期坚 持的档案工作主线.我们集团总结提出"三三四四"的基本制度,并贯穿于整 个集团档案工作之中,有力地激发了有关领导和档案人员的工作热情,使档案 工作融入企业生产、建设、科研、经营、管理等活动的各个方面,有力保证了 档案收集的齐全、完整、准确、系统. 三、创新档案工作体制,推行"档案六步循环工作法" 在企业档案工作普遍受重视不足的情况下,研究提出了"档案六步循环工 作法".指出档案工作有巨大的潜在经济价值,提出了档案工作在现代企业管 理及管理创新中的重要地位,提出了创新企业档案管理的根本方向与途径,有 利于引起其他企业对档案工作的高度重视.根据档案工作特点,结合企业实际 ,创新构建、实施了档案工作六步循环管理体系,并且重点突出、操作简单、 简捷实用,有利于不同学历、不同水平人员的广泛理解与使用,有利于充分调 动各级人员自觉关心、支持档案工作的积极性,有利于广泛适用企业大、下属 单位多、下属单位千差万别的复杂形式,管理创新的效益十分显著.档案六步 循环管理体系的任一环节,都是本着"尊重历史、立足现实、面向未来、滚动 发展"的原则来进行,十分注重密切联系实际,注重理念更新与自主创新,注 重上级部门指导与下属单位自主创新的有机结合,注重任务压力与档案人员现 有实际水平的有机结合,注重做好集团、下属单位、下属单位部门各层次的纵 向与横向交流,有利于不断加强各级档案部门之间的业务联系,有利于促进各 级档案部门立足实际、放眼全国,从不同层次、不同角度、全方位地不断进行 持久创新. 四、强化激励考核,发挥人的积极主动性 以人为本,是干好所有工作的基础,在所有因素中,起主要作用的因素是 人的因素,充分发挥人的积极主动性是干好档案工作的关键,平煤神马集团50 多年来档案工作的落后局面跟集团公司对档案工作的管理不到位和奖励考核机 制缺失有很大关系.2008年集团召开首次全局性的档案工作大会,对集团档案 工作加强管理、此后每年对集团档案工作先进单位和个人进行表彰、把档案工 作纳入"五好"党组织考核的内容、开展河南省档案局档案规范化管理认证工 作等激励措施,大大提高了档案工作人员的积极性,促进了档案工作的大发展 . 五、拓展档案工作方向,积极开展档案编研 "重藏轻用"一直是困扰档案部门档案工作成效的问题所在,由于观念原 因、人员素质等各种原因,档案部门一直没有对档案信息很好地进行开发利用 ,只把保管档案当作部门的重要任务,没有什么编研成果,把收集工作喊得山 响,而忽略了档案的利用,对档案的利用都处于被动应付的局面,不去想社会 利用的需求,不会主动根据社会利用的需求创新档案利用模式,更不会去主动 开发档案信息资源,编研档案成果去满足社会的利用,以致档案部门长期处于 "因无为而无位"的尴尬境地,这不符合档案工作的根本目的和要求.我们集 团档案部门深刻地认识到这个问题,积极了解各部门对信息的需求,深入开展 档案编研工作,紧紧围绕集团中心工作和重点工作,拓展档案的编研范围,利 用档案信息编研出各种成果,满足了企业对档案信息资源的利用需求,有力地 提升了档案部门的地位. 六、创新培训形式,增强培训效果 由于集团档案专业人员相对缺乏,档案人员多数是"半路出家",档案专 业知识欠缺,以往集团对档案人员的培训都只是简单地组织基层人员参加省市 档案局开办的五门专业课培训班,只有理论没有实践,内容也缺乏针对性,培 训效果不明显.自2008年集团首次组织集团内部档案专业培训,内容针对集团 各单位的实际问题及国家、行业对企业档案工作的有关要求,有很强的针对性 ,两者互相结合,使培训收到了很好的效果,此外,集团本部每年整理档案期 间,还选派基层单位业务人员来强化实习,巩固培训效果."他山之石,可以 攻玉",通过组织基层单位档案人员参加中煤协会档案分会、省煤管局档案馆 组织的档案参观、考察,开拓了视野,更有利于改进自己工作的不足.通过创 新培训形式,多管齐下,增强了培训效果. 效果及影响: 通过采取一系列行之有效的措施,经过5年的发展,平煤神马集团档案工作 呈现出了前所未有的繁荣局面,档案人员素质大大提高,档案制度日益完善, 档案工作赢得了各级领导和各部门的广泛支持,档案装备水平大幅提升,档案 业务日益规范,室藏档案内容丰富,档案利用效果明显,档案信息资源建设取 得显著成效.据统计,5年来集团新增档案机构 34 个,新增档案人员293人,新增档案用房面积6877.63平方米.全集团保管全宗 达105个,案卷达79.2607万卷、43.0401万件、录像6581盘、照片16.0433万张 、底图26.5975万张、荣誉实物1.0011万件、资料10.4919万册,编制各种手工 目录2594本、机读目录8.7475万条,档案编研成果14799.9万字,累计提供档案 利用15.6676万人次、32.7550万卷次、12.1835万件次,提供资料利用2.3999万 人次、3.4568万册次,复制档案资料共21.0409万页,开发利用档案创造经济效 益累计上亿元. "三创三提"探索档案管理新途径 平顶山天安煤业股份有限公司四矿 按照《企业档案工作目标管理办法》和《企业档案工作管理考证标准》, 以服务企业生产经营为中心,以观念创新为先导,以管理创新为基础,以服务 创新为主线,遵循档案工作的客观发展规律,以"三创三提"为档案管理新思 路,做到求实务实,施之有的,行之有效,进一步促进档案管理工作有序开展 ,为企业健康发展奠定了管理基础. 一、创新观念,不断提升自身素质 随着时代的发展,传统档案工作理念已经不能适应企业的快速发展."重 藏轻用"、"秘而不宣"这些陈旧观念造成了档案室的自我封闭,加上档案形 成和利用上的滞后性、被动性的特点,使得一些档案工作者形成了"被动服务 "、"无所作为"的观念,造成了档案工作"冷线".为此,我们创新观念, 不断提升档案管理人员的自身素质,使档案工作适应企业新时代的发展. 一是加强学习,改变传统工作观念.我矿定期聘请专业老师为档案员授课 ,每月组织一次档案员思想工作交流会,举办有奖竞答活动,实施激励措施对 提出创新性建议人员进行奖励.通过学习,档案员认识到自己工作的重要性, 在工作上不再墨守成规,按部就班,思想观念有了很大的转变,改革意识和自 强意识得到了提高,工作的积极性也被充分调动起来. 二是转变方式,变被动为主动.我矿档案管理工作者不在办公室坐等,而 是深入工作一线,主动请教有关技术人员,熟悉了解施工工艺流程,掌握技术 档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到"胸中有数 ". 同时,把档案工作与矿经济建设及各项建设结合起来,主动了解矿的经济形势 和发展趋势,了解矿每个季度的工作安排,然后根据室存档案资料为领导和技 术人员提供所需要的信息和资料. 二、创新管理,提升档案工作水平 创新管理是档案工作赢得竞争优势的重要手段,传统的手工操作为主的档 案管理模式在对档案进行整理、保存、利用等方面已经不能满足客观需要,跟 不上时代的发展.我矿通过推行先进的管理理念,实现了档案管理水平上台阶 . 一是完善档案管理工作体系.成立以矿长、党委书记为组长的工作小组, 实施经济责任制,把工作责任落实到个人.在各个部门都设立兼职档案员,明 确兼职档案员的工作职责和义务.打破传统的工作方式,不再坐在办公室等待 其他部门上交档案,而是主动到各部门去用专业的知识收集档案,对文件,资 料等档案资源进行鉴定,避免一些不可再生的档案资源流失.同时和兼职档案 员密切配合,吸取各部门人员思想之精华,保证档案资源的源源不竭. 二是建立电子档案管理标准.现有的管理标准都是在原来纸质档案管理的 基础上,通过多年实践经验总结形成的一些管理标准,而这些标准条文,在电 子文件归档及其归档后形成的电子档案的管理过程中,可能只有部分适用,而 相当一部分不适用,所以我们针对电子档案的特点和特殊性,结合我矿档案工 作的实际情况制订了一套电子档案管理标准,对电子档案的存档要求、管理要 求、利用、统计、鉴定、销毁及电子档案载体介质的要求和环境都做出了明确 的规定,保证了电子档案的完整性和安全性. 三、创新载体,切实提升服务质量 无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是职工从生产实践活动的劳 动结晶和智慧积累,是我矿发展历程的真实记录和客观评价.每一份档案都包 含着一代甚至几代领导者和职工的聪明才智和辛劳汗水,都凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,是一种非常重要的资产.因此,如 何让档案的价值最大化,如何提高档案利用服务的质量和水平是促进档案利用 、提高档案工作效益的关键问题. 一是创新形成特色档案信息.以前整理100卷档案,也许有99卷都在沉睡. 这样的原始工作方式致使档案的利用率很低,发挥不出档案的作用.我们档案 工作者不应该只是被动的提供者,更应该是内容设计的编排者.我们把档案按 规范整理后,根据档案的内容整编出新的特色档案.比如矿上的各类机器、井 下巷道等维修的档案资料,这些档案记录了每次故障和维修的情况,但是比较 分散,于是我们根据这些档案资料整编出一套矿机器故障原因及维修手册,把 以往的机器故障及维修情况进行汇总.这样让技术人员对每次故障的情况一目 了然,也为今后的工作提供了宝贵的数据,节约了维修时间和成本.从2010年 到现在,手册的利用率达到32次,为矿上间接创造效益达到200万元. 二是创新制作特色刊物.每年都会有很多部门和职工在各种刊物上发表论 文、科研成果或者工作的心得体会.这些都是非常宝贵的资源,字字体现着职 工宝贵的工作经验,为了不让这些资源的流失,我们跟每个部门联系,一个一 个的询问和查找,把这些个人或者集体在刊物发表过的文章全部给收集回来, 并按类别进行整理,制作成《四矿论文展》,为职工评定职称、部门评选先进 提供了依据,也为以后职工发表论文提供了参考. 三是创新档案服务平台.随着信息化的发展,档案载体己呈现出多样性的 趋势,而传统的纯手工查阅的服务方式,已经跟不上现代化信息发展的步伐, 针对这种情况,我们建立了矿档案室网站,在确保档案安全的前提下,对开放 性电子档案让所需要部门通过网络直接进行查询.同纸质档案相比,电子档案 具有方便,准确、高效的优势. 四是设定档案服务日.我们把每个月26号设定为档案服务日,以"档案查 阅 服务职工"为主题,实施一站式服务,以公开信息与现行文件查阅、档案利用 、人事档案、咨询服务为主要内容.职工只要凭借有效证件就可以查阅到自己 所需要的内容.自设定档案服务日以来,共服务职工1586人,查阅档案2000余件.在档案被利用的过程中,它的巨大价值充分的显示出来. 效果及影响: 一、以人为本,服务职工 集团为了奖励历届劳动模范,改善劳模的居住环境,盖建了集团劳模小区 ,只要被评选的劳模都可以享受购房优惠.但是我矿一名职工由于是早期的劳 模获得者,获奖证书已经丢失,找不到证明自己劳模身份的材料,最后在档案 服务日他抱着一丝希望来查阅,最后在[1990]局85号文件上查到自己的名字. 凭借这份证明,该职工顺利争取到劳模优惠政策,分到了劳模房. 二、助推发展,服务企业 由于四矿井筒木罐道受时间和自然条件影响,大部分罐道梁均有不同程度 的锈蚀情况,已经危及到提升安全,因此2012年下半年,四矿开始对井筒装备 和部分配套设施进行副井改造.由于我矿井木罐道是1958年创建,时间久远, 它的资料和技术参数只有档案室有存档,我们提供了副井最原始的图纸和数据 ,特别是我们整理的故障原因与维修手册在此次改造中派上了大用途,根据档 案室提供的档案资料,技术人员在最短的时间内设计出对罐笼运行的平稳性和 安全性起到决定性改观的最优方案.副井罐道改造项目的实施,相比新做一个 副井井筒可节约成本600万元,每年可产生经济效益约100万元. "五个一"档案工作模式的探索与应用 平顶山天安煤业股份有限公司十一矿 坚持"有思路就有出路"的理念,紧紧围绕服务经济建设这个中心,牢牢 抓住企业改扩建工程这个重点,不断在实践中探索档案工作的新途径、新方法 ,逐步形成了独具特色的"五个一" 档案工作模式,开创档案工作新局面,使档案工作成为企业经济建设不可缺少 的重要组成,档案工作的重要性得到了充分展示.同时,有力提升了档案工作 在企业中的地位. 中国平煤神马集团十一矿(以下简称十一矿)是一座新中国自行兴建的大 型现代化矿井,该矿于1972年动工兴建,原设计生产能力为年产60万吨,1979 年简易投产,1986年达到原设计生产能力.1995年至今,矿井先后进行了两次 改扩建,年产量由60万吨攀升到300万吨以上.目前,矿井正在实施二次改扩建 ,预计到2013年二次改扩建竣工投产后,原煤产量将达到年产500万吨以上. 在多年改扩建过程中,该矿档案工作的优势作用得到了充分发挥,有力地 服务了企业经济建设.同时,也在一定程度上提升了该矿档案管理水平,形成 了具有"五个一"(即坚持一个原则、服务一个中心、抓住一个关键、突出一 项重点、开展一项工作)特色的档案工作模式. 坚持一个原则.坚持以"三三四四"管理制度为原则.坚持档案、人员、 管理三集中;办公、阅读、库房三分开;将企业领导的工作议事日程、企业规 章制度及工作流程、企业有关人员经济岗位责任制的三纳入;及时参加科研成 果鉴定、基建工程竣工验收、大型设备仪器开箱验收、产品试制定型的四参加 .做到企业下达项目计划任务与提出文件材料的归档同步,检查项目计划进度 与检查项目文件材料积累情况同步;验收、鉴定项目成果与验收鉴定项目文件 材料归档情况同步;项目总结与项目文件材料完全归档同步.该矿每年初召开 矿长办公会议专题研究制定档案管理工作方案,制定下发档案管理工作相关文 件,修订完善《十一矿档案管理人员岗位职责》.该矿规定:凡是从事十一矿 档案工作的人员都必须熟记 "三三四四"制度.为此,在2012年开办了"十一矿三三四四管理制度培训班 ",将全矿无论是专职还是兼职档案人员都培训一遍. 服务一个中心.服务企业经济建设这个中心,组织选题研究.2012年,共 接待档案查阅利用162次,利用档案270卷、98件,复印文件369页,创造了很好 的经济效益和社会效益.该矿运用媒体对企业档案史志进行强化宣传,先后制 作完成了"省'五优'矿井创建专题片"、"省文明煤矿创建专题宣传片"、 "十一矿改扩建工程专题片"以及"安全警示教育片"等多部宣传教育片,使 档案史志的图片、影像、文字材料等优势得到充分发挥.同时,该矿十分注重 开发利用档案价值,先后成功完成了己二采区矸石仓改造、- 593变电所扩修、矿井改扩建明斜设计的原始档案的提供工作,直接和间接创造 、增加效益200多万元. 抓住一个关键.抓住开箱验收这个档案管理工作的关键.可以说开箱验收 是一项复杂、细致的工作,持之以恒地做好此项工作最能衡量一个单位档案管 理工作的水平.如该矿档案人员为了收集西翼风井设备资料,连续一个星期盯 在现场进行开箱验收,查看合格证及说明书等等是否齐全.然后把这些开箱验 收资料收集归档入库保存. 突出一项重点.突出科技档案工作这个重点.作为煤矿企业,科技支撑对 于企业安全生产具有举足轻重的作用,做好科技档案管理工作是为企业提供科 技支撑的必要途径.建立了《十一矿科技档案工作效果评价机制》,不断促进 科技档案更好地服务于企业安全生产.企业科技贡献率达40%,仅2012年,科技 档案为企业带来经济效益达4000多万元.例如:该矿由于矿井压力大,现二水 平丁六皮带下山巷道变形严重,为确保候车安全运行,需要巷道进行维修及改 造.档案人员及时提供相关资料,通过查阅原施工图,找出了巷道断面,坡度 及地质条件等资料,科学合理地进行巷道维修方案设计,减少巷道维修工程100 M,每米节约资金1300元,在保证安全的前提下,产生经济效益 6.4万元. 计算公式:JS=αMD-C (α取值为0.5) =0.5*1300*100-1000 =64000(元) 再如:二水平己二采区己16-17-22071机巷水仓布置图该矿通过借阅己16- 17-22071机巷水仓布置图,为己16-17- 22072机巷排水系统施工提供科学依据,并使己16-17- 22072设计方案提前完成,使己16-17-22071机巷提前15日开始施工. 所创经济效益:J6=αTS-C =0.6*15*12000-200 =107800(元) 式中: α为科技档案作用系数,取0.6 T为工程提前开工时间,取15天 S为每天创造的经济收入,取1.2万元 开展一项工作.开展企业大事记编纂工作.办公室副主任专门负责,秘书 具体办理,每天下午抽出一定的时间,对矿井发生的各类重大事件进行整理, 每周出一期《矿井大事记周报》,一月一汇总,编修成《月度大事记专刊》, 每年底汇集《十一矿年度大事记》.供矿领导、决策部门参考,真实反映了矿 井的大事、要事和发展历程. 总之,十一矿档案工作紧紧围绕企业经济建设这个中心,牢牢抓住改扩建 工程这个重点,不断创新工作思路,改进工作方法,在长期实践中,探索出了 一条独具特色"五个一"档案工作模式,不仅企业经济提供了有力支撑,而且使 该矿档案工作再上一个新台阶,该矿在2011年被集团授予"档案工作先进单位 "、目前该矿正努力将矿档案室建设成为国家一级档案室. 效果及影响: 注重开发利用档案价值,提供依据,节省设计工作量,使设计方案提前完 成,提前施工,减少投入,节约工时、创造效益.先后成功完成了己二采区矸 石仓改造、- 593变电所扩修、矿井改扩建明斜设计的原始,直接和间接创造、增加效益2000 多万元,企业科技贡献率达40%.尤其是在矿井改扩建中发挥了极大的作用,做到"五个及时三个准确"及时立项、及时参与验收管理、及时收集资料整理、 及时提供服务、及时复查考核;做到了开箱验收准确无误,资料收集准确无误 ,整理归档准确存档无误.保证了矿井安全生产能力得到大幅提高,由年产60 万吨提升到年产300万吨以上,为矿井可持续发展奠定了坚实的基础.该矿在20 11年被集团授予"档案管理先进单位",目前该矿属于"国家二级档案室", 正努力将矿档案室建设成为国家一级档案室. 义煤集团档案管理服务创新机制 义马煤业集团股份有限公司档案机要室 义煤集团档案机要室充分发挥档案部门的资源、设施优势,整合现有文件 中心和传统档案查阅两种服务方式,提前接收档案实体,实现档案资源的集约 化管理与集成式服务,通过档案信息资源管理平台,向集团公司所属各单位和 机关各部室提供方便、快捷的文档信息服务,取得较好的社会效应和经济效益 . 近年来随着企业的快速发展,义煤创新档案服务管理,充分发挥档案部门 的资源、设施优势,整合文件中心和传统档案查阅服务方式,实现档案资源的 集约化管理与集成式服务,为企业发展提供了方便、快捷的服务,取得较好的 社会效应和经济效益. 一、创新档案服务提高思想认识是前提 1、创新是档案工作可持续发展的保障.在我国进入全面建设小康社会的新 时期,档案工作作为党和国家的一项重要事业,也必须根据时代和实践的发展 要求持续发展.要实现档案工作的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创 新,这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求. 2、创新是档案部门发展的原动力.近年来,随着我国经济社会的快速发展,档 案工作有了很大的进步.档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善,档案 基础业务和档案信息资源建设得到加强;档案部门进一步适应了社会对档案信 息的需求,社会服务功能不断拓宽,社会档案意识和档案法制意识逐步增强. 3、创新是档案事业可持续发展的基础.要重点把人的发展摆到档案事业发展的 中心位置上来.这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及 方向,着力于提高档案馆(室)的工作效率和档案信息资源的开发利用率,最 终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系.要实现档案事业 的可持续发展,必须在目前的基础上不断创新,不断提高档案工作的社会服务 功能. 4、创新是企业利用档案信息的需求.如今企业提供利用的档案,不仅有文 书档案,也有科技档案、财务档案、声像档案、实物档案等,以及从档案原件 中提炼、加工出来的档案信息.煤炭企业经营者、管理者和广大技术人员要求 能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息,形势要求转变传统的服务方式. 5、创新是扩大档案资料收藏和管理范围的需求.企业在生产经营过程中产生了 大量电子文件,档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料,而且还要接收 和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案,这种趋势已越来越明显,但 是由于企业没有足够的条件良好的保护和管理这些档案,常常造成许多资料的 流失和缺损,这使得企业在无形中流失了一笔宝贵的财富. 二、创新档案服务做到"三个注重"是保障 近年来,义煤集团档案管理部门的工作者思想上高度重视,行动上主动探 索,在开发和利用档案信息资源上,不断完善和创新档案管理方式和服务机制 ,积极主动为企业安全生产服务,为生产经营服务,为企业全面可持续发展服 务,为全面建设和谐企业服务.我们主要做到了"三个注重": 1、注重观念的创新.观念创新是管理创新的前提.我们充分认识到,管理创新 的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保 证.管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社 会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标,逐步改变以往"重藏轻用"的 落后观念.这就要强化两种意识.一是要有积极的信息转化意识.但一般情况 下各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中的,只有根据需要,把相关 信息系统地、规范地整理出来,才能更好的发挥档案的信息作用,体现档案的 信息价值.因此,我们把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信 息;二是进一步强化档案使用的效率意识.我们通过改变过去档案工作无所作 为的思想,强化档案管理的效率意识,从而充分发挥了档案的价值. 2、注重管理方式的创新.我们的档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源,但 是相对于使用者的多样化要求,人们仍然会感到馆藏资源的不足.这一方面是 由于档案资源量的有限性,也是由于管理方式落后导致的利用效率不高.所以 ,我们在充实馆藏内容,提高馆藏质量的基础上,有目的、有重点、有计划地 采集企业需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成, 使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为企业发展提供服务.同时,随着现代化设备、技术的广泛应用,要求档案管理的方式必须与时俱进地 创新,最为突出的特点是档案实体和档案信息分离.传统纸质档案的管理方式 建立在手工操作的基础上,而现代电子档案、声像档案的管理,则必须顺应计 算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势,跟上现代化的步伐.为此 ,我们进行档案实体和档案信息分离,使档案的信息与物质载体分离,实现简 化立卷、深化检索的目的,使档案实体只作为保管单位进行简易组合,以便于 保管、保护和统计;而对档案信息检索、传输的主要对象,脱离实体便于作深 层次加工、贮存,实现了计算机检索和在网上传输. 3、注重服务方式的创新.档案服务是档案工作的中心,档案工作通过服务才能 发挥其应有的作用,才能使档案事业与社会经济协调发展,使档案事业充满生 机与活力,走上可持续发展的道路.为此,在档案服务创新中,我们着重把握 二个方面:一是档案服务内容和范围的创新.随着经济社会的发展,档案服务 的内容和范围是不断扩大的,这是适应更好地做好档案服务工作和为需求者提 供更优质档案服务的必然要求;二是档案服务方式的创新.随着高新技术的广 泛应用,档案的保管条件逐步改善,同时档案服务形式也较过去有了极大的改 善.如何更好地创新服务方式,需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更 好满足需求的服务方式.在工作中,我们切实加强和提高档案服务的主动性、 针对性和及时性;重视和加强对档案利用者的研究,不仅研究当前的利用者, 还研究潜在的利用者,不仅研究利用者当前的需要,还研究利用者潜在的需求 ,以便最大限度消除利用者利用档案的障碍,以利用者的需求和潜在需求来加 强档案服务的创新.此外,由于信息的多样化,传统的摘抄根本不能满足需要 .因此,我们除提供档案原件进行摘抄外,还提供不同载体档案的修复、保护 、复制服务. 三、创新档案服务做好"双基"工作是根本 1、坚持完善档案馆室的硬、软件建设.切实做好各类档案资料的征集管理 ,对文件合理分类,准确编号,有序排列,构建手工和机检相结合的现行文件 资料检索体系,完善文件资料陈列、目录检阅览咨询等功能,提高服务质量, 紧紧围绕企业对工作的需要,切实做好安全生产、经营管理、企业改制、新技 术推广应用等方面的档案规范化管理供利用工作. 2、建立"电子文件中心",全面实现对企业档案资源的集中统一管理.通 过建立电子文件中心,改革档案管理模式,实现档案资源的集约化管理.依托 企业智能化办公网络平台,建立电子文件中心数据归档系统,集中统一管理各 单位形成的各种传统载体的文件档案,逐步实现电子文档和纸质文档相结合, 同步归档新载体.同时,适应电子档案建设的需要,实现电子文件中心数据归 档系统与电子政务内网各业务系统的无缝连接,确保各单位形成的电子文件能 够"随时形成、随时收集、随时发布",从源头上将有保存价值的电子文件完 整、安全、长期地保存下来,并提供利用;依托海量的档案资源,逐步把档案 室建设成为档案文件资料查阅中心、企业决策咨询机构,全面实现档案资源的 内部共享和社会共享. 3、注重实现信息资源共享.档案服务的创新,使我们煤炭企业建立起一个 完整的档案信息系统,在实体化管理的基础上,充分发挥整体优势.我们采用 建立联合目形式,实现资源共享,使煤炭企业充分挖掘资力,实现档案资源互 补,提高本企业档案馆藏利用率,避免不必要的重复和浪费,更好地满足煤炭 企业发展方面的需要. 4、认真做好档案接收的服务指导和督查.针对不同情况,采取集中与分散 相结合、电话咨询与上门服务相结合、重点指导与一般指导相结合的方式,加 大业务指导力度,提高归档实效.在抓好企业单位年度立卷的同时,拓宽建档 领域,抓好重大活动、重大会议等建档工作. 5、建立长效机制.制定和完善了档案资源建设规划,注重在建档环节上着 力"抓好老资源,开辟新资源",在收(征)集档案环节上着力"多方式接收, 多渠道征集,多载体接纳",进一步增强档案资源建设的计划性和实效性. 四、创新档案管理,服务企业生产经营是目的 在档案管理服务与创新中,我们立足于服务企业中心工作,特别是在企业 上市过程中,我们更是有力地发挥了作用,在办理企业变更相关资产权属证明 ,完善相关法律手续等方面,提供了大量翔实的第一手资料,为实现河南大有 能源成功上市做出了贡献. 为矿权评估工作服务.企业上市,资产定价成为投资者关注的焦点.义煤 集团成立于1958年,下属矿山大都通过无偿行政划拨获得矿业开采权,煤炭行 业资源的所有权归属国家,靠政府的权威来保障和认可,其间是一种默认关系 .由于矿权历史时间长,当时建矿时对档案工作重视不够,导致资料不全、部分 建矿时上级部门批复的文件找不到、不完整.上市过程中,我们千方百计查找 档案资料,多次到相当部门调取资料,解决遗留问题,理顺复杂关系,完善各 类资料,使义煤能够顺利将下属20家公司剥离出来,置入旗下的大有能源股份 有限公司,促进煤炭业矿权问题进一步明晰. 按照上市工作要求,需对纳入上市的土地、房屋进行确权办证.由于集团 公司属于独立工矿区,部分土地征地原始久远,绝大部分土地、房屋未能及时 确权办证,加之建局时间长,档案多,为了尽快准确查阅整理土地、房屋确权 办证报件,我们制定工作方案,安排专人,结合集团公司实际,对全部土地、 房屋进行普查统计,根据土地、房屋用途确定纳入上市范围.协助办理档案查 阅整理土地、房屋档案资料.按照上市节点计划,查阅整理土地、房屋档案资 料,查阅整理50、60年代的政府批文、补偿协议等,为27宗土地、103栋房屋的 确权办证工作,确保了企业上市工作顺利推进. 做好企业建设项目环评工作,近年来,义煤新开工建设了新义、义安、孟津、 综能化工等一批重点项目,对环境保护要求高,对新建项目档案工作的完整性 、准确性、系统性和安全性要求严格.尤其是煤炭资源开发条件较差,大部分 煤矿属高瓦斯矿井,部分区域含硫量高,存在煤炭开发易引发山体滑坡、崩塌 等地质灾害,造成部分区域煤炭开采导通地表,影响地表水汇流条件,导通浅 层地下水含水层,进而对地下水资源造成影响,造成区域石漠化等生态问题. 我们坚持在项目建设过程中,严格对新建项目档案工作完整性、准确性、系统 性和安全性的要求,严格履行环境影响评价制度、"三同时"验收制度,确保 了环保措施的落实. 效果及影响: 义煤集团档案管理的服务与创新,为集团公司各单位和机关部室提供了方 便,特别是在企业上市过程中,办理变更了相关资产权属证明,完善了相关法 律手续,完成了公司内部决策出具报告和收集资料合计有98万页,重达8万余吨 ,在短短的九个半月时间内,以"最低成本、最佳路径、最快速度"实现河南 大有能源成功上市. 上市融资是义煤集团发展史上的一个新坐标,它开辟了义煤集团产融结合 ,和合发展的新时代,具有深远的历史意义.一是搭建了企业快速融资的新平 台,为义煤集团跨越式发展奠定了坚实的基础;二是理顺了义煤集团的产权, 完善了法人结构,规范了企业的行为,提高了企业形象和知名度.以"最低成 本、最佳路径、最快速度"实现了义煤集团下属子公司河南大有能源于2011年2 月24日在上海证券交易所成功上市并获得了"2011中国区最佳并购重组项目奖 ". 煤矿安全培训档案的规范化管理 四川广旺能源发展(集团)有限责任公司 落实以人为本、记载生命文化、服务安全生产,规范煤矿安全培训档案资 源管理和服务模式,为企业补充输送有知识、有专业的复合型人才提供信息保 障.煤矿安全培训是煤矿安全生产的重要环节和前提,是提高职工素质和搞好 煤矿企业安全生产与发展的灵魂,是建立企业安全文化理念的重要保障,是职 工安全生产的命脉.而管好安全培训档案,是煤矿安全培训教学与管理工作中 不可缺少的重要环节,是对职工培训过程的真实记载,是煤矿安全培训工作的 痕迹见证.为此,加强煤矿安全培训档案的规范化和信息化管理,强化煤矿安 全培训机构的责任意识对煤矿安全生产十分重要. 一、高度重视,明确地位 安全培训档案管理是认真学习并落实《安全生产培训管理办法》(国家安 全监督总局令第44号)和四川省煤矿安全培训机构认定和复审标准等相关规定 ,具有必须为煤矿企业和有关部门提供真实、有效、完整的培训信息而履行培 训责任.特别是近年来,煤矿安全事故时而发生而引入的"倒查制",使得安 全培训档案为煤矿安全培训统计和决策提供了重要依据.从另一方面看,煤矿 安全培训机构建立健全各类培训档案,明确做到谁培训谁负责、谁监考谁负责 ,对煤矿安全培训档案建立和规范化提出更高的要求. 因此,我们建立了安全培训专门档案,设立了专人、专柜,从学员入学、 培训过程、培训教材、实际操作、考试成绩等等进行有规划、有步骤的收集、 归档. 二、提高对安全培训档案重要性认识 一是加大宣传力度,提高对安全培训档案重要性的认识,做好咨询服务工 作,利用多种渠道向相关部门、教职员工等宣传有关档案的管理知识,使其认 识到,档案并不是可有可无的,它对用人单位发现人才、培养人才和使用人才 奠定了信息基础,对今后企业安全生产工作有着重要的影响.二是加强对安全 培训档案的规范化管理,做到安全培训档案的收集、整理、鉴定和保管等各个 环节科学规范,完善安全培训档案内容,及时补充档案缺失材料,提高安全培 训档案的利用价值.三是完善安全培训档案管理制度,健立安全培训档案管理 的模式和流程,加强安全培训档案岗位责任制的落实.将安全培训档案管理工 作纳入培训单位及用人单位重要工作内容,纳入安全培训部门及个人绩效考核 管理体系,将档案工作与个人绩效结合起来,激励员工档案管理积极性. 三、实施安全培训档案的信息化管理 在经济发展和社会进步过程中,对人才有越来越严重的依赖性,最大可能 的做好安全培训档案信息化管理.一是完善档案数字化管理软、硬件设施,打 造安全培训档案管理数字化的基础平台.二是加强安全培训电子档案的收集与 利用,改进传统手工档案管理方式,运用专业的档案管理软件,形成相应的电 子档案,实现档案资源微机管理.三是组织专业的档案数字化管理培训,提高 档案人员操作技能与业务水平,逐步推进安全培训档案数字化进程. 四、做好煤矿安全培训档案收集和分类 1、综合类 主要有国家安监总局、省局及市局等上级教育培训主管部门下达的有关文 件、煤矿企业对职工安全教育培训方面的文件规定、培训机构安全培训实施计 划、反映安全教育培训的会议记录、工作简报、各种教学管理制度、规定、培 训工作数据统计、分析资料及培训工作总结等材料. 2、教学业务类 (1)安全培训档案所指是我中心(广旺公司培训中心)安全培训所涉及的 各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、多媒体教 学课件、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录.由档案室管理员在培训管理 人员的配合下负责接收(收集)、整理、分类、鉴定、立卷、统计、保管. (2)教学档案"一期一档":包括培训计划审批表、教案审批表、教学计 划执行表、学员名册、培训学员登记表、教员教学质量反馈表、学员培训质量 反馈表、学员考勤表、课程表、考试成绩表、培训班总结等资料. (3)学员档案"一人一档":所指内容包括学员身份证复印件、学历证明 复印件、学员登记表、健康体检表、成绩统计表、实际操作考核评分表、发证 及补考记录等资料. 3、教学管理类 包括个人简历、学历证明材料、职称证明材料、授课班级课程学时统计记 录、授课课程详案、教学研究成果、业务考核表、专业教学工作总结等.安全 培训学员档案:培训学员登记表、身份证明材料、学历证明材料、考试考核试 卷等. 五、做好档案追踪服务和开发利用工作 真正能证明个人学习经历的就是档案.档案里面有一个人在学习期间的学 习情况、成绩单、各方面的评语、获奖证明等材料,而且这些材料都是原始材 料,不可复制.四川广旺集团公司培训中心每年为广旺公司、川煤集团及地方 等煤矿单位培训井下爆破工、安全检查工、瓦斯检查工、监测监控操作工、机 车司机、采煤机、掘进机司机等2000余人,整理培训、学员档案10000余卷.仅2010至2011年为用人单位和学员提供利用档案1524卷次,986人次.取得了较好 的社会效益. 效果及影响: 通过规范安全培训档案,可以全面掌握学员在校期间学习、生活、成绩、 奖惩等情况,为煤矿开展安全培训,加强安全管理,推进生命文化、安全文化 提供了档案支撑. 丰富档案载体 强化监察执法 促进煤矿安全 云南煤矿安全监察局昭通监察分局 云南煤矿安全监察局昭通监察分局于2009年9月,经中央机构编制委员会办 公室批准成立,正处级行政单位,分局编制17人,负责云南省昭通市行政区域 各类煤矿安全监察行政执法工作和督促检查地方人民政府煤矿安全监管工作. 该局以创新档案工作体制机制、狠抓基础建设、强化服务管理为出发点,以服 务煤矿安全监察执法为中心,以归档科学化、保存数字化、查询网络化为目标 ,不断加强规范化建设,创新档案服务意识,拓展档案载体,综合应用电子信 息平台,整合现有信息化资源,充分发挥了档案管理效能, 逐步实现了档案信息管理现代化、信息资源共享和服务网络化. 分局档案工作始终以邓小平理论、"三个代表"重要思想和科学发展观为 指导,按照《中华人民共和国档案法》、《煤矿安全监察档案管理规定》和《 煤矿安全监察档案整理规范(修订)》及云南煤矿安全监察局关于档案工作的 各项要求,坚持紧紧围绕中心、服务大局的工作原则,认真贯彻落实中央、国 家安监总局、云南煤矿安全监察局有关档案工作的法律、法规和相关政策,在 上级部门和昭通市档案管理部门的指导下,同电子信息平台"四结合",科学 有效地管理利用档案,为提升分局监察执法效能和促进昭通市煤炭产业安全科 学发展发挥了积极的作用,取得了显著的成效. 一、领导重视 、健全机构,为档案工作的全面发展提供了有力的组织保障 一是领导重视.分局领导班子始终将档案工作作为一项重要工作来抓,列 入议事日程,纳入目标考核责任制,定期召开档案工作专题会议,根据工作需 要,及时研究、部署、检查档案工作,确保了档案工作的顺利开展;二是健全 组织管理机构.分局成立了由局长任组长、分管副局长任副组长的档案管理领 导小组,配备分局专职档案管理员,负责档案室的管理和指导各室档案资料的 整理归档工作,配备内设科室兼职档案员,负责其科室业务范围公文、执法文 书、事故调查材料等资料的立卷、归档,在分局形成了领导重视,全体监察员 齐抓共管的档案工作格局. 二、注重培训、提升素质,为档案工作的规范化建设提供了人才保障 一是坚持政治理论学习,提高档案管理人员素质.采取集体学习、组织培 训、个人自学相结合的方式,不断提高档案管理人员的政治思想品质、职业道 德、事业心、责任感和创新精神;二是将档案知识培训融入分局开展的"两堂 一课" (每月开展一堂党课教育、一堂专题业务知识讲座,职工每人主讲一课)职工 大讲堂活动中,提升档案管理人员的业务水平、专业技能和履职能力;三是多 种形式"取经",取长补短,不断提高档案管理水平.分局领导先后两次带领 档案管理人员赴红河监察分局、昭通市档案局参观学习,通过"走出去"拓宽 视野,借鉴先进经验,进一步提高了档案管理的感性认识和理性认识;多次邀 请昭通市和昭阳区档案工作人员到分局检查指导工作和开展专题讲座,通过" 请进来"强化学习,转变思想观念,增加理论知识,还解决了分局档案工作存 在的实际问题. 三、完善制度、明确职责,为档案工作的制度化建设提供了有力的制度保 障 一是完善档案工作制度.分局制定了《档案管理办法》、《档案工作制度 》,《档案立卷归档制度》、《档案借调与查阅制度》、《档案鉴定和销毁制 度》、《档案分类编目表》和《"一矿一档"煤矿(单位)代码表》等管理制 度和办法,对档案的接收整理、立卷归档、档案期限、鉴定销毁、统计移交、 保管防护和保密利用等各个环节进行了严格规定,并结合安全监察执法工作实 际,对监察执法案卷、事故调查案卷、煤矿建设项目"三同时"案卷、行政许 可案卷和文书等档案制定了针对性的档案管理办法;二是职责明确、流程清晰 .分局从实际工作出发,制定了《档案管理领导小组岗位工作职责》、《兼职 档案员岗位工作职责》、《煤矿安全监察档案工作流程图》等文件,对档案管 理领导小组、档案员的工作职责进行了明确分工和细化,规定了档案管理工作 流程. 四、完备设施、管理到位,为档案工作的标准化建设提供了有力的基础保 障 一是设置了档案室,占地面积48平方米,安装了5组专用档案柜,能容纳分 局三十年形成的档案资料.档案室安设有防盗门窗、防晒窗帘,确保坚固、安全.室内配备有电脑、扫描仪、刻录机、碎纸机、温湿度计、灭火器、除湿机 和干燥设备等硬件设施,定期放置防虫剂;二是档案室有专人管理,每天坚持 开门窗通风,观测室内温湿度,检查整理档案等工作,不仅档案摆放整齐规范 ,而且保证了纸质、电子档案在保管过程中不因外部环境的原因而损坏. 五、载体多源、查阅方便,为档案资料的有效利用提供了有力的支撑平台 一是分局档案采用双载体管理,保证了档案的安全、可靠.将所有纸质材料经 扫描后,与电子文档刻录成光盘进行保存;将影像、录音等原始材料统一录入 计算机归档.二是运用档案管理软件,将案卷内要素录入计算机便于档案检索 和查找.三是拓展档案载体,同电子信息平台"四结合",科学有效管理利用 档案.(一)档案管理与分局协同办公系统相结合,做到资源共享,便于分局 监察员及时查阅资料、比对信息、运用档案,特别是在分局监察员开展监察执 法业务时充分发挥档案资料的借鉴作用提供了技术平台;(二)档案管理与云 南煤矿安全监察局监察执法软件相结合,及时上传和下载执法监察相关资料; (三)档案管理与昭通市电子政务平台相结合,与昭通市、各县(区)政府及 相关部门互通信息;(四)档案管理与昭通分局门户网站相结合,及时向社会 发布、公布监察执法、事故调查及行政许可等方面相关档案资料. 效果及影响: 分局通过不断加强档案管理和利用工作,不仅保存了监察执法工作史料, 充分发挥了档案对监察执法等工作的借鉴作用,还为分局工作人员查阅相关资 料带来了很大的方便,极大地提高了工作效率,同时也为社会及相关单位提供 了查阅和运用平台,为监察区域煤矿安全发展决策提供了有效服务,为昭通市 各单位的规范执法提供了执法依据,为煤矿的安全生产提供了科学依据,在充 分发挥煤矿安全监察档案效果同时有力地促进了煤矿的安全发展.2010年至201 2年,煤矿及相关政府部门查阅分局档案46次,展现了分局档案的效果和影响. 一是实现了长期以来档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷,归档方 法单一向计算机检索调卷、网上查阅,利用现代化技术进行档案管理的转变; 二是为监察员提供了执法依据,提高了工作效率.监察员通过电子信息平台身 份确认、申请后,快速查阅到煤矿基础资料、监察执法档案及法律法规等相关 信息,指导监察执法和事故查处,准确、较快地作出执法决定;三是运用电子 信息平台向社会提供档案服务,为相关部门提供执法依据.安监、公安、纪检 和司法等部门在检查煤矿或办理涉及煤矿案件查阅档案时,通过昭通市电子政 务平台经申请批准后,查阅相关资料,即方便又快捷的为相关部门提供了执法 依据;四是通过分局门户网站,为煤矿企业提供产业政策、行业标准和图纸资 料等相关信息,及时向社会发布、公布监察执法、事故调查及行政许可等方面 相关信息,取得了较好效果. "大档案"管理体制背景下高校档案资源整合 西安科技大学档案馆 高校档案资源进行整合的工作十分复杂和庞大,必须树立系统化的观念, 并因地制宜、统筹规划,实施中采取渐进性整合的方式,一步一个脚印地进行 . 在整合档案资源的过程中,往往对事件本身物质较为重视,却忽视了人在 整合中的重要作用,即使重视了人的作用,也只是对典型人物给予了重视,而 却忽视了普通任务.整合出来的档案资源有利于机关的利用,却不利于个人的 利用;能够为机关团体提供较好的服务,却不能为群众提供优质的服务. 在档案资源整合初期,对实体上的占有性整合进行片面的强调,使整合由 手段向目的转变,不能沿着档案管理模式改革的目标前进.所采用的档案资源 整合方式是单纯的实体整合,对补充方式如虚拟整合档案资源几乎没有尝试使 用,单一的整合方式跟不上现代信息技术的发展,同时也跟不上档案部门信息 化进程的加快. 一、强化管理,提高效益 无数实践实例表明,管理是整合高校档案资源的关键.管理可以有效整合 组织的资源,目的是达成组织的既定目标,核心是有效整合现有资源.促进效 益的有效提升是对管理进行强化的目的.从管理出效益的角度来看,让更多的 管理和服务在尽可能少的投入下产出.应该高度重视档案信息资源的效益和应 用,将档案所产生的效益充分发挥出来,使其在教学管理及科技进步中发挥积 极的作用,从而对领导决策提供有效的依据,更好地为师生服务. 高校在整合档案资源的过程中,将落脚点定位于档案信息的网站建设,直 接或间接地连接起各个相关网站,在网络的协助下,让档案用户能够对档案信 息进行及时即地的查询,最终将档案信息传输的服务顺利完成;其次,建设良 好的档案信息共享服务平台,这一方面有利于整个全校的档案信息资源,另一 方面也有利于充分利用档案信息.再次,将工作的核心设定为建设档案信息资 源数据库,这是因为档案信息资源共享体系的核心就是数据库,当前应该对下 面两种数据库进行重点建设,一是以有效保护珍贵的纸质历史档案和提供数字 化检索工具的馆藏档案数据库,其基础为馆藏档案数字化,功能为将多功能的 检索服务提供给历史档案;二是以归档电子文件为基础的电子档案数据库,主 要目的是将自动化管理集成信息系统提供出来,供电子文件和数字档案文献使 用,也就是说,对数字档案资源利用进行接收和保管,保证各类电子档案的长 期可读性及真实性. 二、统筹兼顾,长远谋划 高校的第一信息资源是档案资源,它是对高等教育发展历史及地域文化进 行记录和承载的重要载体,同时也对社会文明的宝贵资源进行有效的传承,高 校持续不断并坚持不懈地整合档案资源,头筹规划,因地制宜,一步一个脚印 地实施.首先明确指导思想,在整合档案信息资源时仅仅围绕学校的中心工作 ,并始终怀着战略发展的眼光,积极将大难的服务领域拓展开来,促进高校档 案事业的健康发展;其次应该使工作目标明确化,依据本校档案资源的实际情 况,将抓手设为特色资源整合,对长短期的档案资源建设方案进行科学合理的 规划,促进深层次档案资源整合的实现,使档案资源得到最大限度的利用,并 使效益最大化.因此将全校性的职能机构积极建立起来,从而为科学合理地建 设、布局和规划全校的档案信息资源提供便利,并对各部门的档案信息资源进 行合理的配置、优化整合及充分合理的利用,同时统一的计划和管理数字化、 网络化的建设和发展,从而最终建立起多级档案信息资源保障体系.在开发利 用档案信息资源时,应该依据分工的原则,由校级组织机构对全校的档案信息 资源进行开发利用,各部门的档案信息资源由本部门开发利用. 三、加快培训,积聚人才 整合和开发档案信息资源的基础条件是将一批信息专业人才积聚并培养起 来.随着社会科技的快速发展,电子化和网络化也逐渐在高校档案管理中得到 了广泛的应用,这就要求档案人员的人才结构得到更加科学合理的优化.在信 息化条件下,档案管理人员应该科学管理和组织信息资源并广泛传播信息检索 利用.因此,当务之急就是必须将档案管理的复合型人才积极努力地培养出来 .高校首先应该确定档案管理复合型人才队伍的总量,然后对复合型人才中的 各类人才的比例进行合理的配置和设定,将不同学历与专业的技术职称构成比 例做一下明确的规定,最终形成梯形分布的人才结构,研究型、管理型、使用 操作性人才相互联系,互为基础.在档案信息化建设中,研究型人才是领头军 ,管理型人才是骨干,操作性人才是传播者.随着档案信息化进程的不断加快 ,要求档案工作人员具有更高的技能水平,这就导致培养和训练档案管理队伍 变得特别重要.首先,应该将档案管理队伍网络建立起来,将具有较强的事业 心和责任心并会熟练操作计算机的人才挑选出来,并使他们的岗位职责明确化 ,在年终考核评比中列入该项.还应该保持相对稳定的人才队伍,在对档案人 员进行调动时必须首先经过学校档案馆领导人的同意.其次,对档案工作人员 进行多形式的培训和教育,同时尽可能地做到有针对性和计划性,让他们对档 案业务知识与方法进行系统化的学习和掌握,同时对自身传统的工作理念及技 能进行及时有效的更新,促使自己顺利适应档案现代化的管理工作.再次,给 予档案兼职人员同等的评聘档案系列专业职称的权利,只有这样才能充分调动 起他们工作的主动性和积极性[7].总之,必须科学合理地制定人才培养计划并 有效确定人才培养的途径和具体方法,尽可能地使用人机制充分灵活化,同时 有效制定鼓励人才奋发向上的政策,将专兼职档案人员学习档案理论、计算机 技术等相关知识的主动性和积极性充分调动起来,促使他们不断对自身知识结 构进行及时有效的更新,提高自身信息化运用能力.通过有效的培训和考核机 制的建立和完善切实保障档案人员管理水平的有效提升. 效果及影响: 1、有利于高校事业发展 高校教育教学是档案资源整合的中心工作,集中分类管理学校档案,促进 档案资源集合体的形成,能够将有价值和特色的档案信息资源服务提供给档案 信息资源的需求者.在教学评估、基础建设、就业等重要工作中,整合后的档 案资源能够为其提供比较系统和完善的档案资料,并且极为迅速简便.在决策 和推进高校各项事业的过程中,详实的档案佐证资料可以起到有效的指导作用 ,使决策更加科学,从而有效促进高校事业的平稳快速发展. 2、有利于解决难题 利用者可以在整合后的高校档案资源的帮助下解决更多的以前难以解决的 问题.高校档案资源在经过科学合理的整合之后,具有相对集中的专题内容、 条目清晰的档案信息、齐全的系统性材料和简便的查阅等优势[1]. 3、有利于促进档案服务现代化 计算机、网络等现代化技术和设备是信息时代高校档案资源整合赖以进行 的基础和前提,最终形成一个高校档案信息资源集合体,该集合体符合技术规 范的档案数据集合.在建设和使用档案信息资源之后,高校必将及时投入现代 化的设备,并开展现代化的管理和服务.除此之外,档案信息数据库实现数字 化之后,高校档案资源将会具有更高的共享性,从而为高校与高校、政府部门 及科研部门共享档案资源提供了重要的前提和基础[2],各单位间可以将档案信 息资源联合开发出来,从而将信息需求问题更好地解决掉,对高校特色服务起 到更好的推动作用.而档案信息资源共享本身就是现代化的档案信息服务中的 一个不可或缺的组成部分.