新世纪接班人素质培养
第一章 应用文 应用文的特点 应用文,是机关,单位,团体或个人用以处理各项工作,办理日常事务, 具有特定惯用格式的一种文体.它有特定的作者和对象,而且要在一定的时 间内发挥效用. 应用文的写作,往往要记叙事务,但它不是记叙文;往往要说明情况, 但它不是说明文;往往要发表议论,但它不是议论文.应用文中的记叙,说 明和议论的成分,是为了完成应用文的写作任务服务的,体现着应用文的特 点. 人们的社会生活总是很复杂的.每个人都要同社会上各方面的人物发生 关系,以这样那样的身分相互交往.为了完成某项工作或办理某种事物,往 往借助于应用文.例如,彼此有事要商洽,但不能面谈,这就需要写信.书 信,是常见常用的应用文之一.又如,要做某一项比较复杂的工作,事先往 往需要搞个计划.计划,也是常见常用的应用文之一.在工作告一段落的时 候,往往需要总结经验,教训,以利于卜一阶段的工作顺利开展.总结,也 是常见常用的应用文之一.应用文是多种多样的,这只是几个例子而已. 应用文的写作有惯用的格式,是多少年来人们在写作应用文的过程中, 约定俗成,逐步形成的,人们习以为常,写起来顺手,看起容易理解,容易 接受.例如书信,信封怎样写,信怎样写——开头是称呼,问候,中间是正 文,结尾是祝愿,最末是署名,日期.这些便是特定惯用的格式.如果信封 不按照惯用的格式写,邮递员就不容易投递,信就可能收不到.信瓤如果不 按照惯用的格式写,收信人看起来会感到别扭,甚至不高兴,甚至于完不成 写信的任务.又如计划,人们在准备做某些比较复杂的工作之前,往往要制 订工作计划.工作计划一般有这样几部分:(1)过去的成绩,经验,教训; (2)今后的工作内容,具体要求,相应措施,完成时限;(3)对计划实施 的估计.这些,就是制订工作计划的惯用格式.制订工作计划,总是从实际 出发,切实,具体,经过大家的共同努力,能够完全或大部分实现的.如果 不这样制订,便不可能实现,而沦为一纸空谈,失去了制订计划的意义.再 如工作总结,在工作告一段落的时候,往往要进行总结.工作总结,一般分 为这样几部分: (1)过去一段时期的工作概况;如果过去制订过工作计划的, 要检查执行的情况;(2)综述成绩,经验,教训;指今后怎样争取更大的成 绩,发扬优点,改正缺点;(3)对全体成员的希望.这便是工作总结的特定 惯用的格式.总结,正如它的名称所示,要总结过去,着眼未来,以便更好 地开展下一阶段的工作. 应用文有特定的作者和对象.就是说,应用文的作者和阅读对象之间有 特定的关系.例如王某给他的妻子写了一封信.这封信的作者是王某,它的 阅读对象是王某的妻子.别人偷着拆开这封信是不道德的,违法的.又如合 同,订立合同的双方一般称为甲方和乙方.甲方和乙方一经签订了合同,双 方都必须遵守,不得违反.又如计划,制订计划的负责人或小组,属于作者 一方;所有执行计划的人员——往往包括制订计划的人员在内,都要按照计 划行事,属于另一方.总结,也有类似的情况.至于日记,作者和阅读对象 是同一个.偷看别人的日记是不道德的,违法的.有些名人的日记在名人逝 世以后公开发表,那是另一问题,不需在这里讨论了.
多数应用文都有一定的时限,时间性强.书信,要在收到后尽早答复. 其中要办的事务,须尽快办理.合同订有一定的时限,过期失效.计划,要 在一定的期限内完成;总结,要在一定的时候写;都不能拖.契约,一经订 立,立即生效.多数应用文时间性都很强,这是由它们的内容所决定的. 上述三点,都是应用文的显著特点,写作应用文要体现这些特点. 应用文的写作有两点要求;一是适用;二是及时. 怎样写得适用 要注意结构的安排和语言的运用.在安排结构的时候, 要考虑每种应用文的内容和惯用的格式.例如书信.它的结构一般分为三部 分,中间部分是正文.作者所要谈的工作,事务都要在这一部分写清楚,先 写什么,后写什么,必须组织妥当.这便是结构安排的问题.语言的运用, 一方面决定于内容, 另方面要注意双方的关系——亲属, 朋友, 师生, 熟人…… 要写得恰如其分.又如合同.在结构安排上,首先是标题——标明合同的类 别;其次是甲,乙双方的单位名称或个人的姓名;再次是合同的内容,一般 采用条款式,逐条分述;最后是双方盖章或签名.语言的运用要准确,简明, 如有数字,要核对无误.再如计划.在结构安排上,一般也分为三部分,每 一部分有自己的内容,三部分结合为一个整体.在语言运用上,肯定什么, 否定什么,达到什么要求,做出什么样的估计,都要写得准确妥贴,既不过 分,也不要不及.其他应用文也有同样的情况,不再列举.应用文的语言要 准确,简明,平实,得体,经得起考究,不会发生误解. 不论哪一种应用文,都是为了完成某种工作或办理某种事务服务的,都 有一定的时限,时间性强.写作应用文,既要适用,又要及时,因此难度较 大,这就需要学习. 阅读应用文,要认真,细心,逐字逐句地辨认,思考,以便决定自己所 应采的态度和措施.粗疏大意,往往误事,是应当力戒的.

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