浅谈秘书的角色意识及培养
[摘要]当前,随着经济社会及现代科技的迅猛发展,秘书人员所面临的挑战越来越多.面临新形势,我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能,真正起到秘书的作用 我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识.秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证,在秘书工作中,把握秘书的角色特征,调整秘书的角色定位,注重秘书角色意识的培养,才能更好的开展秘书工作.
[关键词角色; 角色意识; 培养
引言
对于秘书定义这一课题,目前我国官方尚没有做出明确的表述,但民间却有着各家之说.狭义的秘书定义是:"专门从事办公室程序性工作,协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员".广义的秘书定义是:"位居领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务的助手".领导工作少不了秘书,而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作.了解秘书角色和角色意识,注重培养秘书的角色意识,加深秘书对自己的认识,对开发自身潜能,促进领导活动,改善机关作风,提高办公效率,都具有很强的现实意义和理论意义.
一,秘书角色意识的概述
一个秘书能否经常意识到自己是"秘书",意识到社会对秘书角色的期待,是能否进入秘书角色,适应岗位的关键.因此,秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验,是秘书工作活动中的心理活动.淡化和削弱了这种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用,只能做一个机械履行秘书职能的"机器",不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书.例如人家说秘书是领导的"高级保姆"这就贬低秘书工作,工作性质误判;秘书是"花瓶摆设"这就轻视了秘书的工作.
因此,一名优秀的秘书人员,不仅应具备良好的业务素质,拥有熟练的操作技巧,正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得"事半功倍"的效果.因为秘书每天要处理的事情很多,要接触的人也很多,只有端正了态度,摆正了位置,才不至于犯"角色错位"的错误,才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱,从容应对,才能更好地为领导提供及时,准确,高效的服务.
二,秘书的七种角色
概括地说,秘书的基本角色就是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动,实行组织,和社会管理.秘书与领导的关系是秘书最重要,最基础的社会关系.秘书在工作中所承担的角色,体现在领导活动中及秘书与领导的关系中,具体表现为:
(一)领导的助手.协助领导处理事务,在领导的授意下处理事务.
(二)领导的帮手.秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动.为领导解决,协助领导做重要的事.让领导从庞杂的事务中脱身,有更多时间开展领导活动和决策思考.
(三)领导的脑筋.秘书是领导的咨询人员和决策参谋.秘书的思维往往是领导思维的前导和补充.
(四)政策活动中的纽带.在上级与平级,下级,在领导与员工的关系中,秘书是传达文件和沟通的关键.秘书负责沟通政务渠道,加强联系,使上情下达,下情上传,起到桥梁和纽带的作用.
(五)决策中的监督员.在领导的决策,决定颁布实施以后,秘书具有负责检查,督办,催办落实的义务和权利.
(六)领导的资料库.秘书具有搜集,掌握,储存经济,行政,社会方面的信息,及时向领导提供必要的信息,管理单位的档案和文书,保管与工作相关资料的责任.
(七)领导的随员和具体事务的组织者.秘书是领导的组织者,在正式活动场合要做好领导的随员,在公关形态的表现中领导活动和事务活动,比如:宴请,接待来访,应酬等.
三,正确认识秘书的角色意识
一名优秀的秘书要胜任以上七种角色,并能在繁杂的日常工作事务中,灵活自如地转换角色,避免各种角色冲突和角色错位,就必须树立以下四个方面的角色意识:
(1)写作意识.写作,作为人们进行交际,沟通思想,传递信息,传播知识的手段是秘书人员的基本技能.秘书人员作为领导的助手,帮手必须具有扎实的写作基础,要有一定的写作水平,也就是要有笔杆子,是领导的硬笔头.有的同志说得好:"笔下有财产万千,笔下有人命关天,笔下有是非曲直,笔下有毁誉忠奸."我觉得这也说明了秘书人员写作的重要性,同时也要重视正规教育.
(2)创新意识.秘书作为领导的参谋,纽带必须要有创新意识.要投身到社会实践中,只有进行了思想上的创新,管理上的创新,技术上的创新后才有可能持续保持自己的竞争力.并且创新在各行各业都是一个非常值得秘书经常提醒自己的一个话题,当今时代十分重视创新能力的培养和推广,我国也不断提出"创新中国"和"创新是动力"等概念.而秘书作为企业,公司重要的一分子,其创新能力就显的尤其重要.职业秘书的创新能力既在熟悉公司情况的基础上,敢于突破传统的思维能力,大胆突破条条框框,提出富有创意的思路.创新直接影响着企业,公司的长远发展.因此,培养秘书的创新意识,是现代中国秘书训练的重要课程.

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