第十二章 交通事故案卷与 档案管理
目录第一节 交通事故案卷文书第二节 交通事故案卷管理
第一节 交通事故案卷文书
交通事故案卷,是指在公安机关交通管理部门依法处理交通事故案件过程中将有关法律文书等有关材料按程序分类整理,装订成册所汇集的书面材料总和.它记载着交通事故发生后交通事故处理的材料、当事人的有关材料以及所履行的各种法律程序.交通事故案卷全面地、客观地记载并反映了交通事故案件处理的全过程.
交通事故案卷文书,是公安机关交通管理部门在依法办理交通事故案件过程中,依照公共安全行业标准制作的、具有法律效力的专用--文书.与其他的刑事、行政等法律文书有共同点,但有明显的区别,具有鲜明的行业特征.它是公安机关交通管理部门用于处理交通事故案件的专用公文.交通事故案卷文书属于公文的一种,
一、交通事故案卷的作用
(一)交通事故案卷是处理交通事故的依据(二)交通事故案卷是复查案件、恢复交通事故现场的依据(三)交通事故案卷起到证据的作用(四)交通事故案卷为交通事故防治提供依据(五)为交通安全宣传教育提供资料
二、交通事故案卷的要求
(一)交通事故案卷的基本要求1.使用能够长期保存字迹的钢笔、毛笔等填写,书写工整、清晰,各项内容填写完整、准确.2.印制文书、表格及打印文件使用的文字符合国家发布的标准.
3. 文书的编号,填写在该文书名称下居中位置.4. 案卷的统一页号标注在每页文书正面的右上角,背面有内容的,标注在背面的左上角
(二)交通事故案卷文书用纸
1.案卷文书用纸采用GB/T9704中规定的公文用纸.2.案卷文书用纸幅面尺寸采用标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:297mm*210mm.3.案卷文书页边与版心尺寸:文书用纸天头(上白边)为:37mm±1mm文书用纸订口(左白边)为:28mm±1mm版心尺寸为:156mm*225mm(不含页码)
(三)交通事故案卷立卷方法
1.适用简易程序处理的交通事故,可根据具体情况定期归为一个案卷.适用一般程序处理的交通事故分别立卷,结案后随时归档.2.适用一般程序处理的交通事故案卷分正卷和副卷.
(四)交通事故案卷装订方法和要求
1.交通事故案卷应用防腐防锈的线材装订,材料中不能有大头针、回型针等.2.案卷材料以右页边和下页边为准,叠放整齐;对于大于或小于文书用纸幅面的案卷材料,按A4纸型规格折齐或粘贴成相应尺寸的纸张.
3.对横排A4纸型图、表,图、表的上方应在订口一边.4.胶粘文书、软卷皮,粘合剂粘度要适当,粘贴牢固、平整、无空泡、无皱折,无粘合剂溢出.案卷材料装订后粘贴软卷皮,粘贴软卷皮要包紧、包平,浆口≤7mm.
(五)交通事故案卷保管期限
立卷时划定的案卷的存留年限,保管期限从结案后第2年开始算起.1.永久保管.永久保管适用于对交通肇事逃逸人员吊销驾驶证处罚的,使(领)馆官员、使(领)馆车辆发生死亡1人以上及其他死亡3人以上的交通事故.
2.定期保管(1)适用简易程序处理的交通事故案卷保管期为2年.(2)适用一般程序处理的交通事故(需永久保存和适用简易程序处理的交通事故除外)案卷保管期为5年.(3)致人伤残、死亡1至2人和涉外交通事故(永久保存除外的除外)案卷保管期为20年.对保管期满的,案卷须复查一次,有保存必要的可延长保管期限或转为永久保管.销毁的案卷须经过审批,并保留审批件及案卷索引目录.
三、交通事故案卷、案卷袋、卷皮、卷盒格式
(一)交通事故案卷袋案卷袋在案件办理过程中作为临时装具.案卷归档保存时,应除去案卷袋,使用软卷皮装订,装入卷盒内保存.1.交通事故案卷袋外形尺寸:300mm*220mm*30mm.2.交通事故案卷袋正面项目包括:案卷名称、事故类别、编号、事故时间、地点、立档单位、办案人.
(二)硬卷皮格式硬卷皮采用GB9705中的规定格式,主要用于移送有关部门处理的交通事故案卷的装订.1.硬卷皮封面尺寸规格:300mm*220mm,封底尺寸同封面尺寸,封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌.卷皮上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌,卷脊可根据需要分别的设为10mm、15mm、20mm三种厚度.
2.硬卷皮封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号.各项目具体位置、尺寸.3.硬卷皮卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸.
(三)软卷皮格式
1.软卷皮封皮和封底其尺寸规格为297mm*210mm.其厚度可根据需要设定为≤15mm.2.软卷皮封皮项目同硬卷皮.
(四)案卷袋、卷皮项目的填写方法
1.类别:按公安部交通事故分类划分标准.2.编号:立档单位保管案卷所编定的号码.3.全宗名称:相同于立档单位的名称.4.类目名称:交通事故案卷.5.案卷题名:由办案人自拟,文字力求简炼、明确.
6.时间:发生事故的时间.定期多案归入一卷的,要填写第一个案件的时间至最后一个案件的时间.7.归档号:填写文书处理号,由立卷人填写.8.封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成.全宗号是指案卷馆指定给立档单位的编号.目录号是指全宗内案卷所属目录的编号.案卷号是指目录内案卷的顺序编号.
(五)卷盒格式
1.卷盒采用DA/T12中的规定格式,案卷归档,应使用软卷皮装订(案件材料多的可分卷装订)后,装入卷盒内保存.2.卷盒外形尺寸采用310mm*220mm ,其高度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm规格.3.卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面.卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号.各项目具体位置、尺寸.
四、交通事故案卷文书
(一)适用简易程序处理交通事故的文书适用简易程序处理交通事故的文书包括:《事故认定书》、《公安交通管理简易程序处罚决定书》、《公安交通管理行政处罚决定书》(二)适用一般程序处理交通事故的文书适用一般程序处理的交通事故案卷分正卷和副卷.
第二节 交通事故案卷管理
一、交通事故案卷的建立(一)交通事故案卷工作的基本原则我国档案工作的基本原则是:集中统一地管理国家全部档案,维护档案的完整与安全,便于党和国家各项工作的利用.
(二)交通事故案卷的建立方法
交通事故案卷的建立方法可以简单的归纳为:一事一档、分别立卷、结案归档.对于适用简易程序处理的交通事故,应当按照交通事故统计月度装订成册,每册填写索引.对于适用一般程序处理的交通事故,应当分正卷、副卷,一个案件建立一份档案.
(三)建立索引
1.按交通事故地点编制,可分为路段事故、交叉口事故、弯道事故、坡道事故等.2.按交通事故发生的时间编制,可分为凌晨事故、白天事故、傍晚事故、夜间事故等3.按交通事故车辆编制,可分为专业运输车辆事故、公共电汽车事故、机关企事业车辆事故、军车事故、个体车辆事故等.
4.按交通事故现象编制.可分为撞车事故、翻车事故、失火事故、坠车事故等.5.其他认为合适的编法.
二、交通事故案卷的保管
(一)交通事故案卷管理工作的基本任务(1)根据档案管理的原则和方法,对交通事故案卷按规定编目、装订,进行科学管理;(2)采取有效措施,保护档案的完整与安全;(3)提高档案管理水平,充分发挥交通事故案卷的作用,为公安交通管理工作服务;(4)逐步实现交通事故案卷管理的现代化.
(二)交通事故案卷管理的方法
1.集中管理,妥善保管.2.按照规定,分类装订.3.正确编目,建立索引.4.按照规定,查阅案卷.5.加强管理,确保安全.6.加强案卷管理现代化建设.
(三)交通事故案卷的检查
1.归卷检查.交通事故处理结案后,由承办人或档案管理人员,按建立案卷规定和要求,将案卷材料整理装订成册,装入档案袋或档案盒,移交档案保管员保存.
2.档案保管.保存档案部门的领导,应对档案保管工作进行具体的检查和指导,定期召开档案保管工作会议,总结经验,改进工作.档案保管人员应定期检查档案,以确保所保管的档案完好,不缺损,不丢失.
3.销毁检查.销毁交通事故案卷,应按规定的审批权限,按程序办理.销毁交通事故案卷,应登记造册,编制目录.
(四)交通事故案卷的调阅
对于法院、人民检察院审理、审查交通事故案件,需要调用案件材料的,应当按规定的时间将交通事故正卷正本移交给人民法院或者人民检察院.复制交通事故正卷副本与交通事故副卷一并存档.
对于交通事故当事人及其代理人在收到交通事故认定书后,如果要求查阅交通事故证据材料,在不涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私,以及其他交通事故应当事人、证人声明要求保密的内容外,应当提供.
交通事故当事人及其代理人在提出查阅交通事故证据材料的要求时,应当提交书面的《当事人查阅证据申请》,其中应包含查阅、复制、摘录的具体内容.经相关负责人同意后安排其查阅.当事人及其代理人可以自费复制证据材料,公安机关交通管理部门应当在当事人复制的材料上加盖交通事故处理专用章.事后将《当事人查阅证据申请》与交通事故副卷一并存档.