Excel 课件
第10章 电子表格软件Excel
学习目标
掌握工作簿的创建和管理
掌握工作表中数据的输入,编辑和格式化
掌握图表的创建和格式设置以及Excel的数据管理功能.
分析与管理工作表中的数据.
第10章 电子表格软件
教学内容
10.1 Excel的基础知识
10.2 创建工作表
10.3 工作表格式化
10.4 工作簿编辑
10.5 数据管理和分析
10.6 数据的图表化
10.7 页面设置和打印
10.1 Excel 的基础知识
1. 工作簿
Excel 工作簿的文件扩展名为.xls .
工作簿默认情况下有三张工作表Sheet1,Sheet2和Sheet3,可根据需要增减工作表,但最多不超过255张.
"工具→选项→常规"
改变工作簿中默认工作表的数目
10.1.1 工作簿,工作表和单元格
工作簿,工作表和单元格
2. 工作表
工作表是一个由行和列组成的二维表,其中行号用数字标识:1~65536;列号用字母标识:A~IV(Z列之后是AA列,AZ列之后是BA列,如此一直到IV列).因此,一个工作表最多可包含65536行和256列.
工作簿,工作表和单元格
3. 单元格
单元格是Excel工作表的最小组成单位,所有对工作表的操作都是建立在对单元格操作的基础上,每一个行和列的交叉处即为一个单元格.单元格的名字由它所在行和列的位置决定,例如:C3表示第3行第C列交叉处的单元格.
10.1.2 Excel 的启动和退出
1. 启动:
[开始]→程序→Microsoft Excel
双击桌面上Excel的快捷方式图标
双击Excel文档
2. 退出:
"文件→关闭"
"文件→退出"
【ALT+F4】快捷键
单元格名称框
编辑栏
列标
行号
工作表滚动按钮
工作表标签
水平拆分框
垂直拆分框
编辑确认区
状态栏
工作簿窗口组成
10.1 .4 工作簿的操作
建立工作簿
M 新建空白工作簿
方法1:单击"常用"工具栏上的"新建"按钮,可以直接新建一个 空白工作簿.工作簿默认的取名为Book1,Book2,Book3等.
方法2:选择"文件"菜单中的"新建"命令,在"新建工作簿"任务窗格中单击"空白工作簿".
M 根据模板新建 "文件→新建→新建工作簿→通用模板";
改变所选模板的显示形式
选择"电子方案表格"选项卡
10.1 .4 工作簿的操作
2. 打开已有的工作簿
M_"文件"菜单→"打开"命令
3. 保存建立好的工作簿
M_"文件"菜单→"保存"命令
4. 关闭工作簿
M"文件"菜单中的"关闭"命令.
M标题栏右端的"×"按钮.
12.2.1 单元格选择
单个单元格的选择 ↑,↓,→,←,鼠标单击
选定连续单元格区域
①选中区域左上角的单元格,按下鼠标拖动至区域右下角的单元格;
②先选中左上角的单元格,按住Shift键单击区域右下角的单元格.
③当然用Shift键加方向键同样可完成区域的选定.
区域的表示方法为"左上角单元格名:右下角单元格名",例如A2:D5..
注意:选中区域后,活动单元格为此区域的左上角单元格
10.2 创建工作表
选定多个不连续单元格(多个区域)
先选定第一个单元格(或区域),按住Ctrl键,再选择其他单元格(或区域)
选定多个不连续区域
选定行和列
要选中整行(列),单击行(列)号即可.
要选定几行(列),若这几行(列)是连续的,沿行(列)号拖动鼠标.或者先选定区域中的第一行或列,然后按住Shift键再选定区域中最后一行或列.若是不连续的行(列),那么先选定第一行(列),然后按住Ctrl键再选定其他的行(列).
选定整个工作表
单击工作表行号和列号交叉处的全选框即可.
取消原选定
只要单击任一单元格,就可取消工作表内原先选定的单元格或区域.
1.单个单元格数据输入
直接输入:选定单元格直接数据数据
确认输入:Enter键,tab键,或单击编辑栏上的"√"按钮.
10.2.2 数据的输入
Excel中常用的数据类型
类 型
举 例
文本
Excel单元格
日期
2004年3月5日
时间
12:43:25
数值
657.65
货币
¥638.00
(1)_ 文本输入
文本左对齐.
输入纯数字形式的文本(身份证号码,电话号码,邮政编码等),在第一个数字前加一个单引号.
(2) 数值输入
数值右对齐
输入分数时:应先输入"0"和一个空格,然后再输入分数.
(3)_ 日期和时间输入
例如:
f______ 98/5/8 1998-5-8
f_______5/8 5月8日
f_______14:20 14:20
f______ 10:15a 10:15AM
f______ 2:45:10p 2:45:10PM
f______ ctrl+; 系统日期
f______ ctrl+shift+; 系统时间
文本的输入
数值的输入
数值过大用科学记数法表示
输入'200012的结果
输入0 3/7的结果
日期型数据的输入
时间型数据的输入
(4) 公式输入
先输入"=",然后输入公式内容.
2.系列数据自动填充输入
(1) 相同数据的输入
方法一:选定输入相同数据的区域,输入数据,再按CTRL+ENTER键.
方法二:在第一单元格内输入数据,拖动其右下角的填充柄到最后一个单元格.
(2) 系列数据输入
输入字符数据:在第一单元格内输入数据,向下或向右拖动其右下角的填充柄.
输入数值序列数据,应先在第一单元格内输入数据,按住CTRL键再拖动其右下角的填充柄.
选择填充类型
如果初始值是文字和数字的混合体,填充时文字不变,数字递增.
自动填充柄
自定义序列数据
方法1: "工具→选项→自定义序列"选项卡
新序列
在此处输入新序列
自定义序列
方法2:导入区域中的数据序列
通过此按钮选择导入数据的区域
(3) 使用鼠标建立序列
输入前两个单元格中的数据,选中这两个单元格,再拖动选定区域右下角的填充柄进行填充.
(4) 使用"序列"对话框建立序列
输入第一个单元格中的初始值,单击"编辑"→"填充"→"序列"命令
在行方向上填充从当前日期开始到5月1日结束的所有工作日
1._公式中的运算符
!__算术运算符: + - * / %
!___文字运算符: &
!__ 比较运算符: = =
!___单元格引用运算符 : , 空格
10.2.3 数据计算
算术运算符
算术运算符
功 能
优先级
举 例
%(百分号)
百分比
1
50%
^(乘方)
计算数的乘幂
2
5^2=25
-(负号)
求一个数的相反数
3
-3
*(乘号)
两个数相乘
4
2*6=12
/(除号)
两个数相除
4
7/2=3.5
+(加号)
两个数相加
5
5+9=14
-(减号)
两个数相减
5
10-6=4
比较运算符
算术运算符
功 能
优先级
举 例
=(等于号)
等于
1
4=7 值为FALSE
>(大于号)
大于
1
4>7 值为FALSE
<(小于号)
小于
1
4=(大于等于号)
大于等于
1
4>=7值为FALSE
<=(小于等于号)
小于等于
1
4<=7值为TRUE
(不等于号)
不等于
1
47值为TRUE
文本运算符 :用于将一个或多个文本连接为一个更长的文本.例如,"Excel用起来"&"很方便"得到"Excel用起来很方便".
另外:除了以上介绍的运算符外,还有一些符号也可以当作运算符,例如":"用于区域的表示中,","用于函数中多个参数之间进行分隔,"("和")"用于强制性改变运算的优先次序.
当一个公式中出现不止一种运算符时,其优先次序为:(),算术运算符,文本运算符,比较运算符.
2. 编制公式
输入公式的方法是:选定要输入公式的单元格后,先输入"=",然后输入根据具体情况编写的公式,最后按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮确定.
注意:如果选中公式所在的单元格,单元格中显示的是公式的计算结果,公式本身在编辑框中显示.
修改公式的方法是:只需选中此单元格,然后在编辑框中进行修改,修改结束后,按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮即可.
3.单元格引用
(1) 相对引用:当编制的公式被复制到其他单元格中时,能够根据移动的位置自动调节引用的单元格.
操作:直接输入单元格的名称.
(2) 绝对引用:复制公式时,绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用.不论公式复制到哪里,公式中引用的单元格都不会改变.
操作:在行号和列标前面均加上一个"$".
(3)_ 混合引用:是指引用单元格名称时,在行号前加"$"符或在列标前加"$"符号的引用方法.
(4) 非当前工作表中单元格的引用
引用方法:"工作表标签!单元格引用".
常用函数及其格式:
求和函数:sum(参数1,参数2,…)
求平均函数:average(参数1,参数2,…)
统计个数函数:count(参数1,参数2,…)
最大值函数: max(参数1,参数2,…)
最小值函数: min(参数1,参数2,…)
4.函数引用
函数引用格式:函数名(参数1,参数2,…)
函数的输入
插入点定位到引用函数的位置,"插入→函数"或 单击编辑栏确定区中的 按钮
函数类别和函数名
设置函数参数
函数参数折叠框
相邻区域的数据求和:选中单元格后单击自动计算按钮.
5. 自动求和: 自动求和按钮"∑"
也可以直接双击此单元格
10.2.4 数据编辑
1. 修改数据
修改部分内容
选中单元格后在编辑框中修改
双击单元格进行修改
替换单元格内容
选中单元格后直接输入新内容
2. 清除数据
选定单元格区域,按住delete键只能清除数据内容,不能清除格式.
"编辑"菜单下的"清除"命令,可选择"格式","内容","批注","全部".
将单元格的格式恢复为"常规"
相当于选中单元格后按Del键,保留格式和批注
包括以下三项
只删除批注,其他项
3. 复制和移动数据
鼠标拖动法
按住CTRL的同时拖动鼠标实现的是复制操作;直接拖到鼠标实现的是移动操作.
使用"剪贴板"
选中源区域后,选择"编辑→复制";然后选择"编辑→粘贴";将上述"复制"改为"剪切"即为"移动"数据.
也可直接使用"常用"工具栏上的相关按钮.
§10.3 工作表格式化
10.3.1 单元格,行,列的插入和删除
1,工作表的行,列,单元格的插入
"插入"菜单下的"单元格" ,"行","列"命令
2,工作表的行,列,单元格的删除
步骤:
a) 选定要删除的对象
b) "编辑"菜单下的"删除"命令
1,调整行高与列宽
1)鼠标拖动:
拖动行/列号分隔线
2)菜单命令:
选定行或列→"格式"菜单→行或列→ "行高"或"列宽"命令
退出
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10.3.2 工作表格式化编辑
2,对Excel工作表可进行下列格式化操作:
数字格式
日期时间格式
字符对齐方式
字体格式
单元格边框
底纹和图案
保护格式
退出
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格式化工作表的主要操作界面:
"格式"菜单→"单元格"→"单元格格式"对话框
目录
退出
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一,数字格式的设定:
从未输入过数据的单元格中输入数字:
默认"常规"格式
设置数字格式的方法:
方法1:选定单元格(或区域),"单元格格式"
对话框 →"数字"标签
方法2:使用格式工具栏
货币样式,百分比样式,千位分隔样
式,增加/减少小数位数等
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二,日期/时间格式的设定:
"单元格格式"对话框→"数字"标签→选择日期/时间中的某个"类型"
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三,标题与数据对齐方式的设定:
1,标题"居中"
2.数据对齐
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1,标题"居中":
方法1:"格式"工具栏→"合并及居中"按钮
方法2:"单元格格式"对话框→"对齐"标签→水平及垂直居中,并选定"合并单元格"复选框
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2.数据对齐:
1)对齐:
方法1:"格式"工具栏→水平对齐方式按钮
方法2:"单元格格式"对话框→"对齐"标签→
水平或垂直对齐方式
2)旋转:
"单元格格式"对话框→"对齐"标签→拖动方向
中的红色标志
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四,字符格式设定:
方法1:使用"格式"工具栏
方法2:"单元格格式"对话框→"字体"标签
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五,网格线与边框
1.网格线:
"工具"菜单→"选项"→ "选项"对话框→"视图"标签
→"网格线"复选项
2.边框:
1)"格式"工具栏→边框按钮
2)"单元格格式"对话框→"边框"标签→设置边框颜
色,线型,样式等
注意:应先设置线条,再单击相应框线按钮
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六,单元格底纹与颜色
"单元格格式"对话框→"图案"标签
目录
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3,条件格式:
选定区域→"格式"菜单→"条件格式" → "条件格式"对话框→设置相关条件(可同时设置三个条件)
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4,自动套用格式
选定单元格区域→"格式"菜单→"自动套用格式" → "自动套用格式"对话框
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5,复制格式:
使用格式刷进行格式复制
使用格式刷能复制的格式有:
字体格式,数字格式,对齐方式,框线,底纹,是否合并单元格等
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6,删除格式:
选定要删除格式的单元格(区域)→"编辑"菜单→"清除" →"格式"
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10.4-10.5 内容提要
工作簿编辑
工作表的选择
工作表的插入,删除和重命名
工作表的复制和移动
工作表窗口的拆分与冻结
数据管理和分析
数据列表
数据排序
筛选数据
分类汇总
数据透视表
10.4 工作簿编辑
10.4.1 工作表选择
1,单个工作表的选择
方法一: 单击工作表标签
方法二: 右键单击标签滚动按钮处,选择标签名.
2,多个工作表的选择
多个连续工作表:单击第一个工作表标签,按住SHIFT同时单击最后一个工作表标签.
多个不连续工作表:CTRL+单击工作表标签
选择全部工作表:右键单击任一工作表标签,在快捷菜单中选 "选择全部工作表" .
取消工作组选定:单击任一未选定工作表标签,或右键单击在快捷菜单中选 "取消成组工作表"
10.4.2 工作表的插入,删除和重命名
1,工作表插入
操作方法:单击"插入"菜单下的"工作表"命令
2,工作表删除
方法一:选定工作表,单击"编辑"菜单下的"删除"命令
方法二:选定工作表,右键单击选择快捷菜单中的"删除"命令
3,工作表重命名
操作步骤:
①选定工作表,右键单击选择快捷菜单中的"重命名"命令
②在反白显示的工作表标签处删除原名,输入新名,回车确认.
10.4.3 工作表的复制和移动
移动工作表:鼠标拖动
复制工作表:按住ctrl键同时,鼠标拖动
方法二:选定工作表,右键单击标签,在快捷菜单中选择"移动或复制工作表"命令.在出现的对话框中,设定目标位置.复制选定"建立副本"项.
方法一:
10.4.4 工作表窗口的拆分和冻结
1,工作表窗口拆分
拆分方法:拖动"水平"或"垂直"拆分按钮
撤销拆分方法:双击拆分线或"窗口"菜单下的"撤销拆分窗口".
2,工作表窗口冻结
是指将工作表窗口的上部或左部固定住,使其不随滚动条的滚动而移动.
冻结方法:选定冻结行或列的下一行或右一列,单击"窗口"菜单的"冻结拆分窗口"命令.
取消冻结方法:单击"窗口"菜单中的"撤销冻结窗口"命令.
10.5 数据的管理与分析
Excel除了具有数据计算功能,还提供了简单的数据库管理功能.使用它可以对表中数据进行例如列表,排序,筛选等工作.
10.5.1 数据列表(数据清单)
数据列表是将工作表某一个区域中的数据作为数据库处理,按照行,列方式组织数据.每一行称为记录,每一列称为字段.数据列表的第一行称为标题行,由字段名组成.
数据清单
正确创建规则:
列名唯一
纯数据(杜绝空行,非法数据)
同列数据的数据类型和格式应完全相同
避免在一张工作表上放置多份数据清单
使用记录单编辑数据清单
使用"数据"/"记录单"菜单命令,打开某数据清单的记录单.
利用记录单可以进行下列操作:
输入数据
修改和删除数据
查找数据清单中的记录
10.5.2 数据排序
排序分类:
单列数据的排序(快速排序)
复杂数据的排序(轻重缓急)
数据类型: 升序: 降序:
文本 A,B,…Z Z,X, …A
数字 1,2,… 10,9,…
日期 Jan 1,… Dec 31, …
数据排序
复杂数据的排序
操作步骤:
第一步,选择排序的数据区域.
第二步,打开"数据"菜单,单击"排序",弹出"排序"对话框.
第三步,选择排序的主要关键字及按递增或递减.
第四步,单击"确定.
复杂数据的排序
用以设置两个以上的排序约束条件.
数据排序
10.5.3 筛选数据
大表
明晰的小表
有条件的筛选
数据筛选
自动筛选的操作:
第一步,选择筛选的数据区域.
第二步,单击"数据",指向"筛选",单击"自动筛选",在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下拉箭头.
第三步,在要筛选字段名的下拉箭头上单击,并在列表中选择或输入筛选条件.
第四步,单击"确定".
取消某个字段的筛选条件:
单击该字段的筛选箭头,选择"全部"即可.
取消所有的筛选条件:
选择"数据"菜单的"筛选"选项中再次选择"自动筛选" 命令项即可.
10.5.4 分类汇总
先分类(排序),后按类汇总分析.
分类汇总
1. 简单汇总
在分类汇总前必须按分类关键字段排序;
选择所需的汇总单元格区域;
单击"数据"中"分类汇总";
选择分类字段(与排序的分类关键字段一致);
选择"汇总方式",选定"汇总项";
选择"替换当前分类汇总","汇总结果显示在数据下方";
单击"确定"按钮,完成分类汇总.
分级显示符号
分类汇总数据分级显示
数据默认分为3级.
分级显示数据
分类汇总
3. 嵌套分类汇总
嵌套分类汇总的前提
是数据已按两个以上
关键字排序分类.
分类汇总
10.5.5 数据透视表
数据透视表也是一种汇总表,但它提供了一种自动的功能使得创建和汇总数据变得方便简单,用户可以随时按照不同的需要,依不同的关系提取和组织数据.
1,创建数据透视表
单击数据清单中的任一单元格;
调用菜单命令"数据/数据透视表和图表报告";
指定待分析数据的数据源类型为"Microsoft Excel数据清单或数据库",所需的报表类型为"数据透视表",单击"下一步";
选定要建立数据透视表的数据源区域,单击"下一步";
选择"数据透视表显示位置";
设定数据透视表的版式,单击"确定";
单击"完成"按钮,完成要求的数据透视表.
2. 更新数据透视表中的数据
方法一:先选定数据透视表中的任一单元格,单击"数据"菜单下的"更新数据"命令;
方法二:先选定数据透视表中的任一单元格,单击"数据透视表"工具栏上的"更新数据"按钮
图表是工作表数据的图形表示,用来生动,形象地表示数据.
10.6.1 创建图表
(1)选中用于制表的数据区域.
(2)选择"插入"菜单的"图表"命令,或单击"常用"工具栏上 的"图表向导"按钮,选择图表类型;
(3)在"图表数据源"对话框中,选择图表的数据系列;
(4)在"图表选项"对话框中,设置标题,坐标轴,网格线,图例,数据标志和数据表;
(5)在"图表位置"对话框中,选择是建立嵌入式图表还是工作表图表.
10.6 数据的图表化
任务一 图表的建立
1,建立数据源
构成图表的工作表或数据透视表.
1)数据系列:在图表中表现的数据组;
Y轴代表垂直方向,表示数值的大小,称数值轴.
2)类:坐标的X轴代表水平方向,常用来表示时间或种类称分类轴;
而时间或种类被统称作类,是数据系列的标题.
数值轴
分类轴
数据系列
2,实际建立一个图表
1)使用图表向导建立图表
(工具栏快捷按钮)
("插入
"图表")
快捷按钮
菜单方式
进入图表向导:
四个步骤
非常重要的六个图表选项
常选择此项,将数据源和图表放在同一张工作表中显示.
我得返回再复习一次!
Yeah!大功告成了!
10.6.2 图表编辑
编辑图表
"图表"菜单
"图表"工具栏
1,图表对象
图表对象是一个图表的各个组成部分.
2,移动,复制,缩放和删除图表
移动:直接拖动图表
复制:按住ctrl键拖动图表
缩放:拖动周围的控点
删除:选择后按delete键
3,改变图表类型
"图表"菜单下的"图表类型"命令
4,编辑图表中的数据
(1)删除数据
(2)向图表中添加数据序列
步骤:
①在工作表中选择要添加的数据
②单击工具栏上的"复制"按钮
③单击图表区,再单击工具栏上的"粘贴"按钮
5,修改图表区表格
设置图表区格式:
选定图表,单击"格式"菜单下的"图表区"命令.
6,图表中各对象的格式化
双击或右键单击对象
10.7 页面设置和打印
10.7.1 页面设置
"文件"菜单下的"页面设置"命令
1. 页面
2. 页边距
3. 页眉/页脚
4. 工作表
10.7.2 打印预览和打印
1. 打印预览
方法一:"文件"菜单下的"打印预览"命令
方法二:常用工具栏中的"打印预览"按钮
2. 打印工作表
理解Excel数据库的概念:在Excel中要对数据进行数据库方式的管理工作,就必须遵循一定的要求放置数据,数据清单就是在满足这些条件下所组成的数据表格形式.数据清单中的信息是按表格的方式存放的,它是一个二维数据库,而表格又是由行和列构成的,用列表示字段,用行表示记录.
利用数据库的目的:借助数据清单,Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选,排序以及一些分析操作,应用到数据清单中的数据上.
数据清单的组成:它是一种特殊的表格,需由两部分组成——即表结构和纯数据.表结构为数据清单中的第一行列标题,Excel 将利用这些标题名对数据进行查找,排序以及筛选等.纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象.
数据清单的概念
数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格,是特殊的表格.可以把数据清单看作数据库,行——记录,列——字段,字段名是字段内容的概括和说明.数据清单也称关系表,表中的数据是按某种关系组织起来的.
数据清单的组成:表结构和纯数据.其中:
表结构——是第一行列标题;
纯数据——Excel管理的对象.
学生应通过该幻灯片讲解和演示后,掌握正确创建数据清单的方法.非法数据清单样例可参考前一张幻灯片示例进行对比介绍.
当我们建立数据清单以后,可以用下面的方法输入数据:
从其他应用程序导入数据
直接往工作表中输入信息
使用Excel提供的记录单功能
记录单是Excel提供的一种较轻松的工具,用以完成数据清单的创建和维护工作.
使用记录单输入数据的方法:
首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格,然后选择"数据/记录单"命令,打开当前选中数据清单的记录单.
利用记录单对话框不仅可以添加记录,还能够修改和删除记录,还可以使用通配符查找相近的记录,如在"姓名"编辑框中输入"王*",单击"下一条"按钮即可查找四个分公司中所有姓"王"的员工.
通过样例的演示,让学生掌握排序的方法及理解排序的含义.
排序:是数据组织的一种手段.通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序,数值大小以及时间顺序进行排序.
当排序的约束条件只有一个时,可采用排序按钮"升序" 按钮 和"降序"按钮 ,实现快速排序.如果需要设置两个以上的排序约束条件,可使用"排序"对话框进行排序条件的设定.
Excel 是根据单元格中的具体内容值进行排序的.在按升序排序时,使用如下次序(在按降序排序时,除了空格总是在最后外,其他的排序次序反转).
数字:数字从最小的负数到最大的正数进行排序.
按字母先后顺序排序:在按字母先后顺序对文本项进行排序时,Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序.对于中文信息则是按它们的拼音字符串进行排序.
文本以及包含数字的文本,按下列次序排序:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (空格) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
撇号 ( ' ) 和连字符( - )会被忽略.但例外情况是:如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同,则带连字符的文本排在后面.
逻辑值:在逻辑值中,FALSE 排在 TRUE 之前.
错误值:所有错误值的优先级相同.
空格:空格始终排在最后.
使用样例文件进行复杂排序操作的演示.
例如,示例中设置了两个排序约束条件,即首先按【主要关键字】分公司进行升序排序,如果同属于一个分公司,那么其先后顺序就由【次要关键字】部门按具体内容值从大到小决定,如果部门也相同的员工,则按原始顺序定先后.
需要提出一个问题思考:如何设置约束条件超过3个条件的复杂排序("排序"对话框中一次只能提供3个条件个数).
我们可以利用排序功效的持续性特点解决此类问题,即排序的结果主要由当前设置的排序条件决定,如果此次排序无法明确区分数据的先后顺序,则由上一次设置的排序条件决定先后,以此往回类推,直至最后按原始顺序定出先后.
比如,我们希望这样组织员工信息:首先按分公司和部门进行排序,然后再按工作时数,小时报酬和工作时间定出同一分公司相同部门的员工的先后次序,这里一共用到5个约束条件,即①分公司, ②部门, ③工作时数④小时报酬 ⑤工作时间.
在具体设置排序条件时,我们至少需要分两次排序,第一次排序操作时:"主要关键字"为小时报酬,"次要关键字"为工作时数,"第三关键字"为工作时间,然后进行第二次排序:"主要关键字"为分公司,"次要关键字"为部门.
筛选数据目的:在数据清单中提取出满足条件的记录.
筛选功能实现在数据清单中提炼出满足筛选条件的数据,不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来(并未真正被删除掉),一旦筛选条件被撤走,这些数据又重新出现.
Excel 提供了以下两种筛选清单的命令:
自动筛选,按选定内容筛选,它适用于简单条件;
高级筛选,适用于复杂条件.
"自动筛选"功能使用户能够快速地在数据清单的大量数据中提取有用的数据,隐藏暂时没用的数据.
观察示例中的"自动筛选"箭头按钮,筛选后呈现的不连续行号.
演示"自动筛选"下拉列表中各个筛选条件选项的功能.
强调从多个下拉列表中选定了条件后,这些被选中条件将具有"与"的关系.如果要取消某一个筛选条件,只需重新单击对应下拉列表,然后单击其中"全部"选项即可.
对于某些特殊条件,可以用自定义自动筛选来完成.
例如,在示例中,我们要提高软件开发人员的薪水,统一对小时报酬在30元以下者做一定幅度的调整.我们可以用前面介绍过的"确切值"方法把所有软件部门的员工筛选出来,至于如何进一步找出小时报酬在30元以下的开发人员,就需要使用"自定义自动筛选",打开"小时报酬"下拉列表中的"自定义自动筛选"对话框,设置"<=30"的条件即可.如果要筛选出所有姓王和姓张的员工记录,可在"姓名"列的"自定义自动筛选"对话框中应输入的条件:=王* and =张*.
教材参考节6.9.2内容.
分类汇总,顾名思义,就是首先将数据分类(排序),然后再按类进行汇总分析处理.它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上,利用Excel提供的函数进行数据汇总.
以幻灯片中的示图为例,如果想要分别察看每个分公司的人员运作费用总和,需用到"分类汇总"功能,Excel将自动创建工时,插入分类汇总与总和行,并自动分级显示数据,结果数据可以打印出来,甚至可以使用图表功能直观形象地表现出来.
分类汇总步骤:
1)先选定汇总列,对数据清单进行排序.例如"分公司"列;
2 )在要分类汇总的数据清单中,单击任一单元格,选定该数据清单;
3 )使用"数据" /"分类汇总"菜单命令;
4 )在"分类字段"下拉列表框中,单击需要用来分类汇总的数据列.选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同.
5 )在"汇总方式"下拉列表框中,单击所需的用于计算分类汇总的函数.
6 )在"选定汇总项(可有多个)"框中,选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框.
清除分类汇总:在"分类汇总"对话框中单击"全部删除"按钮即可.
注意:要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列,并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序.
教材参考6.9.4节内容.
分级显示可以具有至多八个级别的细节数据,其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据.你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行.例如,幻灯片示例右图"北京汇总"的细节行虽然是隐藏的,你可单击该行对应的 "显示明细数据"符号"+ " 显示出下一级明细数据(参考左图).
如果我们在数据清单中使用了分类汇总功能,那么 Excel 会分级显示该工作表.
我们还可以根据需要,使用"数据" /"组及分级显示"菜单命令手动创建分级显示.
如果要在每组分类中附加新的分类汇总,即可创建两层分类汇总(嵌套汇总),例如,我们不仅要查看每一分公司的人工费用支出情况,而且还想细分到每一个部门的具体支出情况,如查看每一部门中最高薪水额,那么我们可以进一步使用"分类汇总"命令.
嵌套分类汇总命令的使用是在数据已按两个以上关键字排序的前提下进行的.
嵌套分类汇总步骤
1)首先针对两列或多列数据对数据清单排序.例如,"分公司"列和"部门"列;
2 )在要分类汇总的数据清单中,单击任一单元格,选定该数据清单,使用"数据" /"分类汇总"菜单命令;
3 )在"分类字段"下拉列表框中,单击需要用来分类汇总的数据列,插入自动分类汇总.这一列应该是对数据清单排序时在"主要关键字"下拉列表框中指定的列.例如"分公司"数据列;
4 )显示出对第一列的自动分类汇总后,对下一列(如"部门")重复步骤2和步骤3.清除"替换当前分类汇总"复选框,接着单击"确定"按钮.