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MP-02-2010
项目文件收集归档控制程序
目的 为了做好工程施工,竣工资料的归档及档案资料管理工作,使公司工程竣工资料的归档做到高效, 统一,进一步加强工程项目文件归档工作的标准化,规范化管理,达到项目文件档案归档的系统性,完 整性,准确性,可追溯性,充分发挥档案资料在工程建设中的作用,特制定本程序. 2 适用范围 适用于公司承担的工程总承包项目的文件收集及归档工作. 3 相关文件 MP-01-2010《文件控制程序》 MP-03-2010《记录控制程序》 GBT50328-2001《建设工程文件归档整理规范》 职责 4 4.1 主控部门及其职责 4.1.1 项目管理部/项目经理 a) 负责总包项目文件资料的收集,归档工作的组织,协调和归档工作的实施; b) 确定项目秘书, 项目秘书保证工程项目文件的完整性和文件资料的统一管理. 包括收集, 接收登记, 分类,整理,编目,审批,发放,借阅,复制,保管,移交归档; c) 负责本工程项目文件资料归档的组织鉴定工作. 4.1.2 设计部/设计经理 a) 负责项目设计文件资料和设计成品文件归档工作的组织, 协调和归档工作的实施, 总包项目签订之 后,在向各有关部门下达项目代号和名称的同时下达至综合部档案组,便于总包项目的档案管理; b) 负责设计依据性,设计过程中形成的管理性和项目技术资料的收集,整理和归档工作. 4.1.3 采购部/采购经理 a) 负责组织采购文件资料和有关质量记录的收集,整理,归档工作; b) 负责采购文件资料归档的组织鉴定工作. 4.1.4 施工/调试经理(项目资料员) a) 在项目经理的领导下,负责项目现场施工/调试阶段文件材料的收集,整理,归档工作. b) 负责现场施工/调试管理性文件资料归档的组织鉴定工作. 4.1.5 项目秘书 在项目经理的领导下,负责: a) 项目实施期间项目文件资料的管理工作; b) 项目文件资料的接收,编目,分类,登记,传递,发放,借阅管理等,并定期进行整理,组卷(见 5.3)《卷内目录》 , ; c) 负责项目实施阶段项目文件的保管工作; d) 确保项目实施期间所形成的文件资料的安全; e) 项目文件资料归档时负责实施项目文件资料的清理,鉴定,整理,汇总,编目,组卷和文件移交的 归档工作. 4.2 相关部门及其职责 各有关部门负责本部门项目文件资料的收集,归档工作的实施. 5 程序 5.1 项目文件收集原则 项目文件的收集应从项目的立项开始,直至项目实施阶段结束(或竣工) ,并将项目文件移交到综 合部.工程项目文件收集工作设专人负责,专人管理,并对收集文件有效性,完整性进行控制. 收集 文件必须按文件类别分类管理,做好文件标识. 5.2 收集和归档范围 项目文件收集和归档范围(见附表 1) ,但不限于本附表列出的清单.
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MP-02-2010
项目文件收集归档控制程序
项目文件卷册编号说明 为有利于项目管理的正常运行, 并确保项目实施过程中产生的文件和资料按时完整地归档到信息成 品所,归档部门负责将归档文件和资料整理成册,并遵循项目文件卷册分类规定: 工程项目文件卷册编号:
××××——×
项目卷册类别号, 以一个大写英文字母表示. 工程项目代号 项目文件卷册分类,以一个承包项目为例,共分成八个卷册,分别是: A——报价和合同卷册 B——项目管理文件卷册 C——外部协调文件卷册 D——设计成品文件卷册 E——设计过程文件卷册 F——采购过程文件卷册 G——项目现场文件卷册 W——其它文件卷册(不属上述七类之内的文件和资料) 附"项目文件卷册分类表"见附表 2 5.4 收集文件的管理及工作标准 收集文件管理包括:接收登记 MR-02-01"项目文件资料接收登记表" ,分类,整理,编目,保管, 文件发放,提供利用,移交归档;收集文件必须分类正确,排放有序. 项目文件资料的收集要与项目实施过程同步进行,项目申请立项时,即开始进行项目文件资料的收 集,整理,审查工作.项目竣工验收时,完成全套文件资料的归档工作. 对于工程总承包项目,在项目竣工时,应将已收集的各分包单位的文件资料进行汇总,整理,并向 建设单位提交完整,准确的项目档案资料,同时向综合部移交归档. 移交档案的要求: a) 向工程建设单位移交档案,必须按照合同规定要求执行.并严格履行移交手续; b) 向综合部移交档案,必须按照公司规定的归档内容,归档标准进行移交,并严格履行移交手续并填 写"工程项目档案移交清单" . 5.5 实施细则 a) 项目档案资料是指在整个工程项目从工程招投标到建成投产全过程中形成的,并归档保存的文件, 包括工程项目的前期,设计,招投标,采购,施工,调试,生产准备,试生产,竣工等过程中形成 的文字,图纸,图表,声像,图片,电子文件等形式与载体的文件材料. b) 各项目部,各相关人员要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好项目的档案资料,工程竣工 时应按本规定及时进行竣工资料的归档和移交工作,确保档案资料的完整,真实,准确,安全和有 效. c) d) e) f) 项目的档案资料工作要与工程项目建设进程同步.项目一经启动,即应开始进行文件材料的积累, 整理,审查工作;项目一经竣工验收,即完成全套文件材料的归档和移交,验收工作. 工程建设过程中,各项目部应做好项目文件材料的积累,整理,归档和保管工作.项目经理负责相 应分包单位档案资料的按时整理,移交和归档. 各现场项目部应及时向项目管理部提交完整,准确的工程竣工资料. 凡有引进技术或引进设备的工程项目,要做好引进技术和引进设备文件资料的收集,整理工作,无

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