目前,大家开始下一年的报刊预订工作,请按以下步骤处理:
备份数据库(备份好的数据库最好改名另外保存)
运行"报刊订阅->明年报刊预定初始化"功能,初始化明年的预订库,具体操作请见后.
在"报刊订阅->明年预订库管理"中对明年报刊进行管理:增加,删除,修改等.在对应的报表打印中则可选择打印当年或明年的报表(如总订单,分发表).
等到明年的1月份,则运行"报刊订阅->预订库转换"功能,将明年的数据库转到当前,当前的转到历史.注意目前不要转换,否则你今年的报刊签收将不能进行.
明年报刊预定初始化
在每年预订下一年的报刊开始前,需要进行系统的初始化.此初始化每年只能运行一次,否则有可能出现系统数据差错情况.
提前初始化明年的报刊预订信息,以便对下年的报刊预订提前处理.
特别注意,在进行系统初始化前,一定要先备份数据库.
系统首先提示,是否真的需要进行初始化,如图示.若需要,则按"是"按钮,系统进入初始化界面,如右下图所示;假如是误操作,按"否"按钮退出.
首先输入要预订报刊的年份.若数据库已备份好,则将"我已备份好当前…"打钩,否则退出,先备份数据库.
接着,需要处理下面的工作(按前面对应的功能按钮):
复制数据:将今年的复制到明年的预订库中.一般情况,今年订阅的报刊明年还会订阅,这样就不用重复录入,减少工作量.
导入报刊基本数据,此数据一般从邮局获得,通过本公司提供的数据文件(从www.hwafull.com下载),导入下一年的报刊征订的数据.[注意,今年邮局提供的数据没有单价,只有年价,系统将自动从年价中来结算订期的价格.因为邮局目前提供的金额可能还会有出入,一般最终要以邮局的回单为准,可参考后面的小技巧来处理].假如此时没有下载数据文件,可载初始化后从"维护->导入最新报刊基本数据"中再导入,注意选择"重新计算…"的选项.
修改,新加非邮局代发的报刊数据,这需要用户自己进入修改界面自行解决.
删除上此次订阅但明年将不再订阅的报刊数据,这需要用户自己进入修改界面自行解决.在这里进行删除时将比较方便,快捷.也可以在初始化后从"报刊订阅->明年预订库管理"来管理.
假如这三项中某些项已经处理过,这里则直接打勾即可.否则,按相应的"按钮"完成相应的工作.
导入报刊基本数据前,系统将自动删除表中旧的报刊基本数据,非邮局代发的报刊将不会删除(但注意,此类数据的"报刊代号"将是用全国统一的CN打头的代号,或自行编号,但一定要以CN打头,否则系统认为是邮局代发的报刊,而被误删).
上三项处理完后,既都打勾后,"系统初始化"按钮会变亮,此时可按"系统初始化"按钮,进行系统初始化.
系统初始化完成后,系统将会提示.
系统初始化后,对保留的征订记录,系统将做如下默认处理,并对有疑问的记录加以标记:
订户信息,报刊代号不变
起订,止订的月,日不变,年份为下一年.如上次只订了半年,系统将用标志"B"表示.
假如下年报刊分"老","新",此时报刊以"新"的数据预定,系统将用标志"X"表示.
假如上次订阅的报刊分"老","新",系统将用标志"L"表示.
假如上此订阅的报刊在新的报刊基本数据中没有找到对应的记录,此时,可能是此报刊取消或不经邮局发行,系统将用标志"N"表示.
凡是有标志的记录,是系统初始化时不能确定的,需在"报刊预定管理"中进行相应的处理.不处理,则系统按默认方式处理.
小技巧:
每年的报刊价格可能有所不同,一般可以通过本公司网站下载最新的数据.
本公司站点如果没有或数据有变动(邮局提供的数据也随时可能有变动),则可以通过这样的简便方法处理:
第一步,不管价格是否有变化,"系统初始化"后先按正常程序录入读者的"预订"清单,在"查询统计"处打印出"学校报刊总订单",将此订单上交邮局.邮局按此订单录入完成后会返回一份邮局打印的清单.
第二步,进入本系统"维护——>有关参数维护"中打勾选择"修改报刊信息时自动修改个人订刊信息"选项.
第三步,依据邮局打印返回的清单,在"维护——>报刊基本信息维护"中修改相关的报刊信息,系统自动会重新计算个人(包括单位)的订刊款项.
第四步,进入"查询统计——>打印用户结帐单",凭此单就可以扣(收)款了.