档案管理制度汇编
综合档案室
二〇〇八年十月目 录

广东外语艺术职业学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强广东外语艺术职业学院(以下简称"学院")档案管理,有效的保护和利用学院档案,维护学院历史真实面貌,根据《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》,《高等学校档案管理办法》,《高等学校档案管理实体分类法》,《高等学校档案工作规范》,结合学院实际,特制定本办法.
第二条 本办法所称档案是指学院从事教学,科研,党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字,图表,数据,声像等不同形式的历史记录.
第三条 档案工作是学院建设的一项重要基础工作,是检查和评估学院管理水平的重要指标,学院必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理.
第二章 领导体制,机构设置
第四条 学院档案工作由主管院长办公室的院长分管,并成立学院档案工作小组,业务上接受广东省档案局,广东省教育厅办公室的指导,监督与检查.
第五条 学院设置综合档案室,为正科级建制,由院长办公室领导,它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构,又是全院档案工作的职能管理部门.
第六条 综合档案室的基本任务
(一)贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策,负责规划,协调全院档案工作.
(二)制定学院档案工作的规章制度,并负责监督,指导和检查执行的情况
(三)负责接收(征集),整理,分类,鉴定,统计和保管学院各类永久,长期保存的档案及有关资料,组织实施学院档案的信息化建设,负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理.
(四)开展档案开发利用,编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源,为学院各项工作做好服务工作.
(五)对学院各部门,单位的档案工作进行业务指导,监督和检查,对全院专兼职档案工作人员进行业务培训.
(六)参加档案业务,学术研究和交流,协作活动.
(七)开展档案宣传教育活动.
(八)完成学院领导交办的任务.
第七条 各处(室),系(部)等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作,并确定合适的兼职档案员,负责本部门档案材料的收集,整理和移交工作.
第三章 档案队伍建设
第八条 学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和一定的科学文化知识.
第九条 学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制,档案队伍实行专,兼职人员与临时聘请人员相结合.
第十条 学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员,其职称和待遇按国家及广东省的有关规定执行.
第四章 经费,库房和设备
第十一条 学院档案事业所需经费,应单独立项,列入学院预算,由院长办公室统筹安排.
第十二条 学院应充分考虑学院档案事业的发展规模,本着方便利用,安全保管,有利发展的原则,为综合档案室提供专用的,符合档案管理要求的档案库房.
第十三条 学院要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备,如:计算机,复印机,录音机,照像机,扫描仪,除湿机等.
第五章 文件材料的归档,移交与接收工作
第十四条 学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入教学,科研和党政管理人员的职责范围;在布置,检查,总结,验收各项工作时,要同时布置,检查,总结,验收档案工作.
第十五条 学院对基建工程,教学科研成果和重要设备采购等项目验收,鉴定前,应由综合档案室对项目进行档案验收,未经档案验收或验收不合格的,不予以工程竣工,课题结题的验收,鉴定工作和报(评)奖.
第十六条 学院严格实行文件材料形成部门,课题组立卷制度,学院各部门在教学,科研,党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料,由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,经检查合格后定期向综合档案室移交.综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作.
第十七条 列入归档范围的档案,必须按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或据为己有;个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,综合档案室可通过征集,代管等形式进行管理;对于个人向综合档案室捐赠档案的,视珍贵程度,学院给予奖励.
第十八条 文件材料形成部门立卷时间,原则上要求:除教学档案按学年度立卷外,其余各类档案均按年度立卷,每年三至五月份为部门立卷时间;每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月(即11月份)完成立卷工作.

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