贵池区工商分局档案规范化管理几点做法

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近年来，在市工商局的正确领导下，在市、区档案局领导大力支持、指导下，按照国家档案局第八号令以及省、市局创建“档案工作规范化管理单位”的部署，贵池区工商分局高度重视，周密组织，强化措施，狠抓落实，不断地更新、整改，使“档案工作规范化管理单位”创建工作取得积极进展。目前，我局综合档案室存放有企业、私营登记档案、文书档案、财务档案、人事档案、案件档案、合同、商标、广告等11项档案，共计18600余卷（盒），正确界定了文件归档范围，准确划分档案保管期限，所保管的档案既能反映我局主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，基本形成了以“动态与静态”、“书式”与“电子”监管档案”为主的档案规范化管理体系。我们的主要做法是：

一、抓关键，夯实工作基础

一是健全组织，为档案规范化创建提供有力保障。今年初，我局将档案管理工作摆上工作重要议事日程，专门成立了档案规范化管理达标升级工作领导小组，明确档案工作由一名局领导分管，由办公室统一管理，办公室主任兼任档案室负责人，安排2名同志为专职和兼职档案室管理人员。同时，各科室、工商所设专职兼职档案管理员，形成了局、所互动的档案管理网络化体系。同时，我们将档案管理工作纳入工商工作的总体规划，制定了档案工作管理目标，把工作职责分解到各科室、工商所，办公室负责抓好具体落实，出台档案达标工作实施计划，细化了各阶段的主要任务和档案达标工作小组成员的具体工作职责，分局在每季度末对各科室和基层所进行综合考评时结合档案管理内容同时考评，从而保证了档案规范化管理、档案达标工作的有序、稳步推进。

二是完善设施，为创建“档案规范化管理单位”打牢基础。2002年以前，我局档案工作基础较差，档案室设施不完善。档案规范化管理工作部署后，我们认真按照档案管理工作要求，在硬件设施上，克服财力困难，加大硬件投入，新建档案室库房138平方米，将直属局上面的第三层楼共6间房子腾出专门做为档案库房。库房按照“九防”要求，配备了12节档案柜、温湿计、空调机、去湿机、消尘灭菌机、灭火器等各类设备。去年底又为档案室先后共投资2万余元，又安装了电脑、电话、打印机，复印机等硬件设施的配备，实现了 “五个专”：专用库房、专用档案柜、专用微机、专人接待、专人管理，从而为迅速、准确地查询、利用以及日常监管工作打下了坚实的基础。目前，贵池区分局档案管理已经形成了局所互动、电子书式联动、科室一齐动的“三动”体系，为企业、公民和社会其他团体查阅档案资料提供了快捷、便利、优质地一条龙服务。同时，坚持以制度规范档案管理工作的原则，制定了档案管理制度、档案保密工作制度、档案管理人员岗位责任制等系列规章制度，对档案管理工作从基础业务、编研、检索到开发利用都作出了明确规定，做到有章可循、照章办事，保证了档案管理工作的制度化、规范化、程序化和法制化。

三是加强培训，提高档案管理人员业务素质。我局按照统筹规划、分类指导、学用结合、注重实效的原则，积极组织科室、所专职、兼职档案管理人员参加市局的档案管理培训班，系统的学习了《档案法》、《保密法》、《档案工作条例》等相关法律法规，提高了档案管理人员的业务素质和业务技能。为了解决在档案整理过程中遇到的实际问题，我们还邀请了市、区档案局的领导上门指导，特别是区档案局韩局长对此给予了极大的指导和帮助，她说“档案管理要严格把关，工作中严格遵守档案整理工作细则要求，认真鉴别、分类、排列、编号、编目、登记、整形，最后入档”。韩局长亲临授课，使我们的档案管理水平有了明显提高。此外，我们还组织档案管理人员到档案管理先进单位学习管理措施和经验。档案工作人员增强了窗口意识和责任意识。同时结合本局档案材料分类、案卷目录编制情况，如企业、私营企业登记开业、吊、注销的动态变化，适时的不断更新。按照柜组的编号实现了档案材料定期收集、定位放置。确保了分类准确，整理规范，保管期限划分准确，编排有序，目录清楚，粘贴裁剪，装订材料，档案盒符合档案保管要求，使档案管理工作立卷有据、归档有方、保管有制。

二、抓落实，务实开展工作

一是抓住细节，健全档案质量评比考核制度。我们将档案管理工作纳入岗位责任制季度考核重要内容，制定考核奖惩措施，与其他业务工作一起布置、一起检查、一起考核、一起奖惩。将档案管理任务细化分解，落实到工商所、科室兼管工作人员，确保职责明确、责任到人。制定本单位达标工作计划、档案分类大纲、归档范围、保管期限表和归档文件整理办法。定期对各科室、工商所的档案立卷归档、档案交接、档案保管等情况进行检查考核，对违反档案规定、整理收集不及时的，予以警告指正，对规范的予以表扬，以考核标准来衡量档案工作的优劣，促进了档案管理工作的标准化。确保检查落实到位。

二是受理查询，充分发挥档案利用作用。为做好档案利用工作，组织工作人员开发完善档案信息资源，续编和完善了各种案卷目录、索引和汇编，使之更加规范和完整。同时，健全窗口首办负责制和查档情况反馈制，建立借阅登记簿和档案利用效果登记簿，认真受理档案查询，并开通电话。综合档案室今年1—4月份共接待查档220余人次，较好发挥了档案资源的利用作用。

三是做好档案安全保密、安全工作。我们除了落实档案管理各项制度外，还做到四点：一是吸取外地安全隐患的教训，还制定了安全制度，定期检查电线、电器、插座、开关等，以防漏电。二是定时开启门窗，给档案室通风，定时关窗是保障外在的因素防止引起的不安全隐患。三是在查档过程中，严格审批手续，不得将档案交给外人或他人外出复印等。四是进出一定关好档案室门窗，严防外人进入，防止丢失。

三、抓创建，提升管理水平

我局在落实档案规范化管理上做到了“四有”、“四个到位”，“四有”：分管有领导、管理有制度、存放有装具、管理有人员。“四个到位”：一是认识到位。在开展建档工作过程中达成共识，切实认识到了档案是工商工作中形成的真实记录，是维护工商工作真实面貌的重大事业，能为本机关及社会提供大量的依据性资料，尤其是为公、检、法、律师机构办案取证，为企业事业单位和个人在经济活动中了解企业资信情况、基本情况提供信息依据，同时也能为本机关工作提供详实的执法依据和丰富的经验介绍。二是人员到位。在建档过程中就健全了有领导分管、有具体人员抓落实的管理体制。三是培训到位。多次邀请市、区档案局领导及业务人员对我们档案工作进行具体的业务指导，同时多次组织分局档案员参加省、市档案局的各种培训，做到档案人员爱管档案，会管档案，积极做好分局档案工作。四是资金投入到位。在今年财政预算紧缩的情况下，领导对档案创建工作给予了大力支持，分批统一购买了档案创建所需的全部档案用品，确保档案创建工作的顺利进行。

总之，我局档案工作自2002年获“市档案管理考核先进单位”后，进一步巩固了已取得的成绩，有效维护档案的完整、完全、准确、安全，已充分发挥了信息作用，为贵池工商事业和档案事业发展发挥了积极的作用。

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贵池区工商分局

二00九年四月二十九日