襄樊学院基本建设项目档案管理暂行规定
第一条 为了加强基本建设项目档案(以下简称基建档案)整理立卷和归档工作,充分发挥基建档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法规和《建设工程文件归档整理规范》,结合我校情况,制定本规定.
第二条 基建档案资料是指在整个建设项目从酝酿,决策到建成投产(使用)的全过程中形成的,应当归档保存的文件,包括基建项目的提出,调研,可行性研究,评估,决策,计划,勘测,设计,施工,调试,生产准备,竣工,试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料,图纸,图表,计算材料,声像,电子材料等不同形式与载体的历史记录.
第三条 基建档案是重要的信息资源,是我校及国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整,准确,系统,安全,保障生产(使用)管理,维护,改扩建的需要.
第四条 学校档案部门会同基建管理部门负责监督,检查和指导基建档案工作.在工程招标及与勘察,设计,施工,监理等单位签订协议,合同时,应对工程文件的套数,费用,质量,保管条件,移交时间等提出明确要求.
第五条 学校档案部门会同基建管理部门负责组织,监督和检查勘察,设计,施工,监理等单位的工程文件的形成,积累和立卷归档工作.基建工程项目的档案资料工作要与项目建设进程同步.项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累,整理,审查工作;项目竣工验收时,完成前期工作和设计,施工,监理技术资料的归档和验收工作.工程决算审核审计完毕时,完成工程决算资料的归档和验收工作.
第六条 基建工程竣工验收时必须通知档案部门的人员参加.基建管理部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见.
第七条 基建项目建设过程中,学校基建管理部门,工程总承包单位,工程建设现场指挥机构,勘察设计单位,施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成,积累,整理,归档和保管工作.属于学校归档范围的档案资料,上述单位应按时整理,移交学校档案部门.
第八条 学校基建管理部门,工程总承包单位,工程现场指挥机构,施工单位,勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料.施工过程中要有能保证档案资料安全保管的库房和设备,库房必须做到防潮,防火,防光,防盗,防虫,防鼠,防有害气体.
第九条 工程档案一般不少于两套,一套(原件)由学校档案馆保管,一套交学校基建管理部门.重点建设工程档案,一套由学校档案馆保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室).
第十条 基建文件材料整理立卷具体参照《建设工程文件归档整理规范》执行.
第十一条 本规定由档案馆负责解释.
本规定自发布之日起执行.