安徽农业大学经济技术学院学生档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了做好学生档案管理工作,使我院学生档案管理工作规范化,制度化,科学化,根据《干部档案工作条例》,结合我院实际,制定本暂行办法.
第二条 本着为培养人才服务,为社会服务的原则,学生档案实行集中统一管理的办法,维护学生档案的完整与安全.
第三条 学生部负责管理学生的档案,有关部门协助学生部做好学生档案材料的收集工作.
第二章 材料的内容与要求
第四条 学生档案材料的收集工作,直接关系到学生档案的完整性和学生的切身利益.因此,学生档案应包含以下材料:
(一)高中阶段的学籍表;
(二)高考政审表,体检表,身份证复印件;
(三)参加党校培训登记表;
(四)加入中国共产党,共青团志愿书及相关材料;
(五)院级及以上各类先进个人登记表;
(六)国家助学贷款信用登记表;
(七)历年学业成绩单;
(八)学院毕业生登记表;
(九)毕业生体检表;
(十)毕业生就业报到证附件;
(十一)在校期间各学年综合测评表;
(十二)本科生考取研究生政治思想调查表.
第五条 学生档案材料的交接时间与要求:
(一)有关部门应主动将平时形成的应归档的学生档案材料及时送交学生部档案室.
(二)凡应归档的档案材料,有关部门应指派工作人员经过认真审查,签署意见,盖章后方可送交学生部档案室,并在本单位建立学生电子档案库.
(三)对不按档案材料要求整理,审查,遗漏,错签的材料,一概不接收.
第三章 档案的整理与管理
第六条 学生档案室应及时将交来的新生档案及时整理,按学号,专业编号入柜,并逐步建立学生档案电子查询服务.
第七条 有关学生奖惩的材料,要随时整理归入本人档案,以便院内外单位查阅利用.
第八条 学生毕业前档案室应将毕业生档案复查一次,核对归档材料是否齐全,对档案中缺少的材料,应督促有关部门补齐.
第九条 根据安全保密,便于查找利用的要求,对学生档案要建立查阅,借阅等制度.
第十条 对学生档案要定期进行开柜检查,调整,采取相应措施,做好档案的防盗,防火,防晒,防潮,防蛀等工作,确保档案的安全.
第四章 档案的查阅与利用
第十一条 学生档案主要供本院思政人员,班主任,辅导员等查阅,其它单位或个人查阅,须持单位介绍信或经学生部领导同意后,方可登记查阅.
第十二条 学生档案一般不外借,特殊情况须经学生部领导批准后,方可办理借阅登记手续,并按规定及时归还.
第十三条 查阅学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档制度,严禁涂改,圈画,撤换档案材料,不得泄露档案的内容.
第五章 档案的转递与暂存
第十四条 学生毕业,转学,考取外校研究生应及时将其档案通过机要部门转递到新的主管单位.
第十五条 转出的学生档案材料必须完整,齐全,任何单位和个人不得以任何理由扣留学生档案及材料.
第十六条 对保留学籍,出国,未落实单位,改派的学生,应先由本人申请,经学院党总支盖章,再与学生部签署留档协议书,学生部档案室可将其档案保存在学院两年,逾期后将档案转回其家庭所在地人事主管部门.
第六章 附 则
第十七条 本办法解释权归学生部