一、使用"永乐"文档一体化软件录入文书档案卷内文件目录,注意事项:
1、"档号",其组成符合规定,为19位连续字符(位数为44344,不含"—"号).组成规则:全宗号 — 归档年度 — 目录号 — 案卷号 — 页号.尤其要注意其间"页号"表示文件在卷内的起始页码,不是该文件在卷内排列的顺序件号.
2、"责任者",重在规范.一般要录入全称或规范简称,不要出现"本单位"、"本局"等样式.
3、"题名",重在全面,不拘泥于原标题,要能便于关键词检索.
①机构调整、人员任免职、职称评聘文件中涉及多人的,要在"题名"内补录人名.
②录入会议材料类材料目录,"题名"中要包含会议具体名称.
③期刊类材料,按"期号"分成若干条文件目录分别录入,"期号"在"题名"栏反映.
④标题内容太长,保留检索关键词,适当精简.
4、"成文日期",8位有效数字组成,不足用"0"补足.
5、注意卷内文件目录要与卷内实体文件一致,不缺漏,不重复.
6、注意此次移交的实体案卷起始案卷号(大多数从1997年起)与上次移交(至1996年止)的衔接.
7、使用"永乐"文档一体化软件时,分别检索此次需移交的文书档案案卷目录、文件目录,导出形成"Dbase 3"格式类型的两个"*.dbf"文件进行移交.若不清楚如何选择导出时,可检索并导出所有案卷目录、文件目录,移交于市档案馆进行处理.检索出所有目录的条件是"档号"、"大于等于"、"空"("给定的值"中不输入内容表示"空").
二、少部分单位未使用"永乐"文档一体化软件录入文书档案案卷目录、卷内文件目录的,除了要关注上述要点外,另有注意以下几点:
1、移交的案卷目录、卷内文件目录电子数据目录都必须是Excel格式的单一工作表文件.
①文书档案案卷目录,Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称,类型全为文本格式,所有列宽见下表.字段名顺序不能颠倒;每条目录录入一行,两行之间不允许留空行.
字段名称 字段类型 宽度(位) 字段说明
DH 字符型(文本) 15 档号,必须项,(位数4-4-3-4)
TM 字符型(文本) 220 案卷题名,必须项,最多110个汉字
QSRQ 字符型(文本) 8 起始日期
ZZRQ 字符型(文本) 8 终止日期
SLDW 字符型(文本) 5 卷内页数
BGQX 字符型(文本) 1 保管期限,必须项,永、长分别录入1、2
BZ 字符型(文本) 120 备注,最多60个汉字
ZZJGDM 字符型(文本) 9 组织机构代码,可不录入内容
ZBBM 字符型(文本) 60 主办部门,可不录入内容
②文书档案卷内文件目录,Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称,所有格式类型、列宽见下表,字段名顺序不能颠倒;每条目录录入一行,两行之间不允许留空行.
字段名称 字段类型 宽度(位) 字段说明
DH 字符型(文本) 19 档号,必须项
WH 字符型(文本) 30 文号
ZRZ 字符型(文本) 60 责任者,必须项
TM 字符型(文本) 120 题名,必须项,最多60个汉字
CWRQ 字符型(文本) 8 成文日期,必须项
BZ 字符型(文本) 120 备注,最多60个汉字
ZTSL 数值型 16 页数
BGQX 字符型(文本) 1 保管期限,必须项,永、长分别录入1、2
QWBS 字符型(文本) 255 全文标识,不录入内容
ZBBM 字符型(文本) 60 主办部门,不录入内容
ZZJGDM 字符型(文本) 9 组织机构代码,可不录入内容
2、形成的两个Excel工作表文件(案卷目录、卷内文件目录),如符合上述数据移交要求的,除用于移交外,还可在Microsoft Office Excel软件中转换为"*.dbf"格式文件,导入"永乐"软件演示版进行案卷目录、卷内文件目录的批量生成和打印."永乐"软件演示版可于扬州档案方志网(网址:www.yzdafz.gov.cn)下载安装.具体打印作业,请在档案专业人员指导下进行.