清华大学图书文物及陈列品资产清查实施细则
一,清查范围
本次资产清查范围包括校图书馆,专业分馆,院系资料室管理的图书资料以及所有单位拥有的文物和陈列品.
清查的基准日为2006年12月31日.
二,操作过程
1,在学校图书馆INNOPAC管理系统中有数据的资产(包括分馆数据),由图书馆负责在系统中抓取相应资产分类的数据,输出成EXCEL表格,由实物所在单位负责审核数据的准确性,反馈其中存在的问题并进行修改,然后返回给图书馆.
2,在学校图书馆INNOPAC管理系统中没有数据的资产,各单位自行负责清查.有自行建立电子档帐目的,可以将帐目转换成规范的EXCEL表格后交图书馆.
3,无电子档帐目的,各单位视具体情况,本着能细则细的原则,即能够在此次清查中建立每一册(件)资产的详细帐目最好,否则在整理原有纸本帐目或清点实物的基础上,以资产清查4级分类为标准,建立规范的EXCEL清查数据报表交图书馆.
4,如果有出租出借的图书文物及陈列品,请填写出租出借附属信息报表一并交图书馆.
5,由以上途径反馈回来的数据,由图书馆负责将数据进行预导入资产清查系统,发现问题返回填报单位修改.
6,数据预导入合格后,图书馆再从清查系统中将导入的数据导出,返回各单位,做最后的审查.
7,审查通过后,文物及陈列品系列由填报单位以每个EXCEL报表为单位打印纸本数据清单,并制作报表封面,返回给图书馆,清查工作完成.封面包含以下项目:
报表名称:"清华大学"+单位名称+资产分类名称+"原始数据"+序号
填报人:(签字)
审核人:(签字)
主管领导:(签字)
接收人:(签字)
接受日期:
8,图书资料系列不再打印报表详细数据清单,只制作EXCEL报表封面返回给图书馆.包含以下项目:
报表名称:"清华大学"+单位名称+资产分类名称+"原始数据"+序号
数据条数:
填报人:(签字)
审核人:(签字)
主管领导:(签字)
接收人:(签字)
接受日期:
三,注意事项:
1,请到图书馆主页左上角"本馆概况"下"图书资产清查"网址下载《图书清查报表标准模版》,《文物及陈列品报表标准模版》,《出租出借附属信息报表模版》填报数据.
网址:http://www.lib.tsinghua.edu.cn/about/about.html

2,财政部资产清查要求填报的数据有73项,在图书文物及陈列品报表标准模版中我们隐藏了不需要填写的项目,请千万不要删除表中的任何栏目,否则不能导入到卡片系统!
3,图书文物及陈列品报表标准模版中红色项目是必填项目,绿色项目是根据实际情况选填的项目.
4,EXCEL表格在导入资产清查系统时,只能排除第一行标题行,其他的所有行数据统一导入系统中,因此要求填写的EXCEL表格的第二行起就必须是有效数据.
5,期刊的上报数据以期刊合订本为依据,现刊不在此次清点范围内.
6,各单位电子版数据的传送通过电子邮件方式,上报图书馆的数据统一发送至:
图书馆孙凤萍的邮箱:sunfp@lib.tsinghua.edu.cn,
邮件主题栏请写明:***单位报送清查数据字样
同时注意做好数据的备份工作,往来邮件也要注意保存备查.
7,各单位上报数据要尽快,尽量提前,图书馆则可分别进行审核和预导入,发现问题及时返回修改,以避免大量数据集中在截止日期处理,造成时间和人员紧张.

图书馆
2007.03.28